Utiliza la IA de Notion para darles a los equipos una memoria perfecta y ahorrar tiempo

Las herramientas tradicionales de gestión del conocimiento pueden ser difíciles de utilizar y aún más difíciles de configurar. Como administrador de conocimientos, dedicas horas a crear la configuración perfecta para permitir que tu equipo proporcione por sí mismo la información que necesita. Entonces, ¿por qué parece que nunca pueden encontrar lo que escribes?

Con Notion, puedes crear fácilmente una base de conocimientos para tus equipos internos. Pero lo que es más, cuando los miembros del equipo necesitan que se responda a una pregunta, todo lo que tienen que hacer es preguntar a la IA de Notion.

La función Q&A de Notion, impulsada por la inteligencia artificial, busca en todos los artículos relevantes de la base de conocimientos para obtener una respuesta concisa. Incluso cita sus fuentes. Y a diferencia de un chatbot genérico, si no puede encontrar una respuesta, no se inventará una. Nada de darte gato por liebre.

En esta guía, aprenderás:

1. Cómo los equipos pueden usar Q&A para autogestionar la información

2. Cómo crear un wiki para administrar tu base de conocimientos

3. Cómo configurar permisos e incorporar miembros del equipo a la base de conocimientos de Notion

Cuando toda la información de la empresa esté en Notion, tus compañeros de equipo solo tendrán que formular una pregunta (con un lenguaje natural y normal basta) y la IA de Notion responderá citando las páginas en las que se encuentre esa información.

Estas son algunas formas prácticas en las que tus equipos pueden utilizar esta función:

• Solución de problemas de software o servicio de asistencia para equipos de TI: Si un miembro del equipo está abordando un problema de software, puede usar la IA de Notion para preguntar: «¿Cuáles son los pasos comunes para la solución de problemas de nuestro software de CRM?». Siempre que este conocimiento exista en tu wiki, la IA de Notion proporcionará una lista de posibles soluciones, lo que ayudará al miembro del equipo a resolver el problema sin tener que crear un ticket de asistencia de TI.

• Atención al cliente para agentes de CX: Un agente de CX podría usar la IA de Notion para preguntar: «¿Cuál es nuestra política de reembolsos para los servicios de suscripción?». La IA de Notion proporcionaría la información específica de tu base de conocimientos, lo que ayudaría al agente de CX a responder a las consultas de los clientes de manera precisa y eficiente.

• Procedimientos de incorporación para RR.HH. y gerentes: Un nuevo empleado podría preguntar: «¿Cuáles son los procedimientos de incorporación para el departamento de marketing?». La IA de Notion proporcionaría una visión general concisa de los procedimientos relevantes, lo cual ayudaría al nuevo miembro del equipo a ponerse al día rápidamente.

• Políticas de la empresa para equipos de RR. HH.: Para saber «¿cuál es la política de trabajo remoto de la empresa?», un miembro del equipo podría plantear esta pregunta a la IA de Notion y obtener la información que necesita sin tener que buscar en el manual de la empresa o preguntar en Slack.

• Gestión de las objeciones en tiempo real para los equipos de GTM: Cuando tus vendedores y agentes de Soporte están de llamada con los clientes, necesitan acceder al instante a la información que contienen tus cartas de batalla, análisis de competencia, hojas de ruta y mucho más. Con la IA de Notion, todo lo que tienen que hacer es formular una pregunta y recibirán una respuesta inmediata.

Hacer preguntas en un lenguaje natural puede ahorrar hasta 5 minutos de tiempo de búsqueda por consulta, lo que mejora enormemente la eficiencia de tu organización a medida que crece. Entonces, ¿por dónde puedes empezar?

El primer paso para usar Notion como base de operaciones para tu equipo de Soporte es centralizar todos tus documentos existentes en la plataforma. Recomendamos usar la función de wiki para hacerlo, ya que viene con propiedades específicas para gestionar el conocimiento como la verificación.

A cada página de tu wiki se le puede asignar un propietario y un estado de verificación, junto con cualquier otra etiqueta que sea útil para tu organización. Para crear una wiki, sigue los siguientes pasos:

1. Prepara tu contenido: Comienza creando o identificando las páginas que deseas incluir en tu base de conocimientos. Pueden ser páginas existentes en Notion que contengan información sobre los procesos, las políticas o cualquier otro contenido relevante de tu equipo o contenido que estés moviendo desde otra herramienta.

2. Construye tu página principal: Reúne todo el contenido que hayas identificado en una página con subpáginas dentro. Si acabas de llegar a Notion, descubre cómo crear páginas y subpáginas aquí.

3. Convierte tu página en una wiki: Una vez que tengas tu contenido listo, puedes convertirlo en una wiki para desbloquear propiedades adicionales que te ayudarán a administrarlo. Para ello, navega hasta la página principal de tu contenido, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha para abrir el menú de opciones de la página y selecciona «Convertir en wiki».

4. Actualiza regularmente la wiki: Recuerda que una base de conocimiento es un recurso vivo. En tu wiki recién creada puedes asignar propietarios a cada artículo y establecer fechas de vencimiento en el contenido. Descubre más sobre cómo crear una wiki en Notion aquí.

Cuando ya lo tengas todo listo para empezar a invitar a los miembros de tu equipo a Notion, te vendrá muy bien algo de información sobre los permisos.

Como profesional de la gestión de conocimientos, es probable que estés pensando en quién puede editar el contenido, y es que es importante lograr un equilibrio entre proteger la integridad de la información y permitir la creación colaborativa de más conocimientos. Para ello, los espacios de trabajo te permiten configurar niveles de permisos matizados que se adapten a tus necesidades.

En la configuración del espacio de trabajo, puedes establecer el nivel de permiso predeterminado en «puede ver» para la mayoría de los miembros. A continuación, puedes conceder individualmente niveles más altos de acceso a los gestores de contenidos que lo necesiten.

De esta manera, a medida que comiences a añadir miembros, tendrán acceso a todo lo que necesitan, pero no podrán realizar ningún cambio accidental.

Por último, es hora de añadir a los miembros de tu equipo para completar la implementación de la base de conocimientos de Notion.

Para poder utilizar Q&A, tendrás que añadir a tus compañeros de equipo como «miembros» a tu espacio de trabajo (no como invitados). Notion te lo pone fácil para añadir usuarios en función del tamaño de tu equipo y de las necesidades de tu organización. Existen varias maneras:

• Añadir miembros por correo electrónico: Si conoces las direcciones de correo electrónico de todas las personas que necesitarán acceder a tu base de conocimientos, puedes añadirlas manualmente en «Miembros». Esto es ideal para equipos más pequeños o para comenzar a probar tu wiki con tus colaboradores cercanos.

• Añadir miembros mediante un enlace de invitación: En la pestaña Configuración y miembros puedes generar un enlace de invitación que añadirá automáticamente nuevos miembros al hacer clic. Puedes incluir esto en la incorporación de los miembros del equipo para tener un sistema de gestión sencillo.

• Añadir miembros mediante SSO: Los clientes del plan Enterprise pueden usar SSO para añadir empleados a través de SCIM. Esto permite a los administradores de TI gestionar mejor el acceso de los equipos y mantiene la información más segura al automatizar la salida a través de SCIM.

Adoptar Notion para la gestión de tu base de conocimientos interna ayudará a mejorar la eficiencia de tu equipo y la accesibilidad a la información. Descubre a continuación cómo Remote.com se ahorró 485 000 dólares al año.

Cuando añades la IA de Notion a tu plan, obtienes acceso a todas sus habilidades, no solo a Q&A. Esto significa que puedes usarlo para mejorar la escritura, simplificar tareas, aumentar el trabajo diario y mucho más. A continuación te mostramos algunas maneras de empezar:

• Escribe artículos para la base de conocimientos más rápido: Con solo proporcionar un breve resumen o una lista de puntos clave, la IA de Notion puede generar un borrador detallado y coherente, lo que te permite centrarte en refinar y personalizar el contenido.

• Facilita la comprensión de los conceptos técnicos: Si eres parte de un equipo técnico o de TI, puedes pedirle a la IA de Notion que reescriba la documentación confusa de manera que sea más fácil de entender para las partes interesadas no técnicas. Esto os ahorrará tiempo y reducirá la confusión general entre tus compañeros de equipo.

• Elabora respuestas para un cliente: Una respuesta bien pensada puede ser de gran ayuda para resolver el problema de un usuario. Con el escritor de IA, puedes redactar unas cuantas viñetas y pedir a la IA de Notion que redacte una respuesta amable y directa a su pregunta.

• Resume las notas de la reunión y extrae elementos de acción: Después de una reunión, simplemente pídele a la IA de Notion que resuma los puntos clave y resalte los elementos de acción. Esto puede resultar especialmente útil para reuniones largas o cuando necesitas compartir los resultados con los miembros del equipo que no pudieron asistir.