Vistas, filtros y órdenes

Cuando crees una base de datos por primera vez, tendrás que elegir el diseño de la vista predeterminada. Después, puedes crear una nueva vista seleccionando + junto a tus vistas existentes. Dependiendo del tamaño de tu pantalla, puede que tengas que abrir el desplegable junto a tu vista actual y seleccionar Añadir vista.

También puedes ayudar a otros usuarios a obtener más información sobre una vista determinada dándole una descripción. Para ello, selecciona una vista → Editar vista. Selecciona ⓘ junto al nombre de tu vista y luego introduce tu descripción. Al pasar el cursor sobre una vista, verás su descripción.

Puedes reordenar tus vistas arrastrándolas. Si tienes muchas vistas, puedes seleccionar {#} más junto a ellas para ordenarlas como quieras.

En la barra lateral las vistas se muestran como elementos anidados dentro de cualquier base de datos de página completa. Las vistas son las que llevan un • a su izquierda. Haz clic en cualquier vista de la barra lateral para saltar directamente a ella.

Cuando estés en una vista determinada, haz clic en su nombre para renombrarla, duplicarla, eliminarla, copiar su enlace o editar sus componentes. También puedes editar los componentes de la vista haciendo clic en el botón ••• situado en la parte superior derecha de la base de datos.

Cada vista de la base de datos tiene varios componentes que puedes personalizar:

• Diseño: Elige cómo quieres que se organice visualmente la base de datos.

• Propiedades: Muestra u oculta propiedades de la base de datos para cada vista.

• Filtrar: Añade criterios basados en valores de propiedades para mostrar u ocultar datos.

• Ordenar: Ordena según una propiedad para cambiar el orden en el que se muestran las páginas.

• Agrupar: Agrupa los datos según los valores de una propiedad.

Hay seis formas distintas de visualizar el contenido de una base de datos. Te ofrecemos una descripción general de cada diseño:

Diseño de tabla: esta es la forma más tradicional de ver una base de datos. Permite ver los conjuntos de datos como filas de páginas, donde cada columna representa una propiedad.

Diseño de tablero: esta vista agrupa los elementos por propiedad. Puedes usarla, por ejemplo, como un tablero Kanban, y así mover un elemento por las distintas fases de su proceso.

Diseño de cronograma: utiliza la base de datos para planificar proyectos sobre una línea temporal, de modo que puedas visualizar cuándo tendrán lugar y cuánto tiempo llevará finalizarlos.

Diseño de calendario: muestra los elementos basándose en la propiedad Fecha de cada uno.

Diseño de lista: diseño minimalista vertical de los elementos que permite abrirlos en forma de página con un solo clic.

Diseño de galería: utiliza la base de datos para mostrar imágenes. Puedes editar la galería para mostrar imágenes incluidas en la propiedad Archivos multimedia o el contenido dentro de cada página.

Dentro de cada vista, puedes elegir cómo quieres que se abran las páginas de la base de datos. Hay tres opciones:

• Ventana lateral: Abre páginas en la parte derecha de la base de datos. El resto de la vista de bases de datos sigue siendo interactiva en la izquierda.

• Ventana central: Abre las páginas en una ventana modal centrada.

• Página completa: Abre las páginas en formato completo.

• Para cambiar la configuración por vista, haz clic en el icono ••• que encontrarás en la parte superior derecha de tu base de datos y abre el menú Diseño.

• Desplázate hacia abajo y haz clic en «Abrir páginas en» para elegir en qué formato abrir las páginas.

Notion facilita el filtrado de las bases de datos para que solo se muestren los elementos que cumplan los criterios especificados, es decir, aquellos que tengan (o no) determinadas propiedades. El grado de complejidad de dichos filtros depende por completo de ti.

Para filtrar las entradas visibles en una vista de base de datos:

• Haz clic en Filtrar en la parte superior de la base de datos.

• En el menú desplegable que aparece, elige la propiedad según la que quieres filtrar.

• Este filtro ahora se mostrará en la parte superior de tu base de datos. Haz clic en el icono de filtro para ver y editar todos los filtros que se han aplicado a tu base de datos.

• Añade otro filtro haciendo clic en el icono de filtro → Añadir filtro. ¡Puedes tener tantos filtros como quieras!

Puedes crear vistas de base de datos más específicas y combinar operadores lógicos Y y O utilizando grupos de filtros. Pueden agruparse hasta en tres niveles de profundidad. Funciona así:

• Haz clic en el icono de filtro en la parte superior de la base de datos → Añadir filtro → Añadir filtro avanzado.

• Entonces aparecerá un nuevo menú. En él puedes elegir las propiedades por las que te gustaría filtrar, además de personalizar los operadores lógicos Y y O del filtro avanzado.

• En el ejemplo siguiente, estamos filtrando la vista de tabla de nuestra hoja de ruta para que todas las entradas tengan que cumplir los criterios que incluyen la lógica Y y O .

Puedes ordenar la base de datos de manera que los elementos se muestren según sus propiedades por orden ascendente o descendente.

Por ejemplo: puedes ordenarlos por prioridad, por la hora de la última edición o alfabéticamente.

• Haz clic en ⇅ en la parte superior de la base de datos.

• En el menú desplegable que aparece, elige la propiedad por la que quieres ordenar.

• Este orden ahora se mostrará en la parte superior de tu base de datos. Haz clic para editarlo.

• Puedes añadir tantos órdenes como quieras o eliminarlos haciendo clic en el icono X situado a su derecha.

• Cambia el orden en el que se aplican los distintos órdenes arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo mediante el icono ⋮⋮.

Si tienes una base de datos grande, probablemente te resulte tedioso desplazarte adelante y atrás entre las propiedades para comparar sus datos.

En su lugar, puedes fijar una columna, lo que hará que permanezca visible en el lado izquierdo, independientemente de hacia dónde te desplaces en la base de datos.

• Para inmovilizar una columna, haz clic en el nombre de la columna y en Fijar columna.

• Para que una columna vuelva a moverse con las demás, haz clic en el nombre de la columna y, a continuación, en Liberar columna.