Añadir miembros, administradores, invitados y grupos

Los usuarios tienen varias formas de interacción con un espacio de trabajo de Notion:

• Miembros: Personas de tu empresa u organización que pueden crear y editar páginas de Notion, pero no pueden cambiar ninguna configuración. Se trata de compañeros o personas con las que trabajas en una gran parte de tu espacio de trabajo.

• Invitados: Personas externas a tu empresa u organización que pueden ser invitadas a páginas individuales de Notion, pero no a un espacio de trabajo completo. Son personas que no forman parte de tu equipo con las que puedes querer trabajar en páginas específicas.

• Propietarios del espacio de trabajo: Administradores que pueden gestionar la configuración del espacio de trabajo, eliminar un espacio de trabajo y gestionar administradores, miembros e invitados.

• Administradores de miembros (solo en el plan Enterprise): Personas que pueden añadir o eliminar miembros de espacios de trabajo o grupos. No tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

Los miembros son personas de tu empresa u organización. Pueden ser compañeros de la misma organización o personas que leen, editan y comentan muchas de las mismas páginas en un espacio de trabajo.

Para administrar los miembros de tu espacio de trabajo, ve a Configuración y miembros → Miembros. Aquí podrás ver:

• Una lista de los miembros activos del área de trabajo.

• A qué espacios de equipo y grupos pertenecen.

• El rol de cada miembro en el espacio de trabajo.

Usando un correo electrónico

• Ve a Configuración y miembros → Miembros.

• Ve a la pestaña Miembros .

• Selecciona Añadir miembros y escribe la dirección de correo electrónico de la persona que deseas añadir. Si no tienes acceso para invitar, tendrás la opción de solicitar que se añada un miembro.

• Selecciona si deseas añadirlos como propietario del espacio de trabajo, administrador de miembros o miembro en el menú desplegable y luego presiona Invitar.

• Recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace para iniciar sesión y unirse al espacio de trabajo.

Usando un enlace

• Ve a Configuración y miembros → Miembros.

• Ve a la pestaña Miembros .

• Selecciona Copiar enlace para copiar el enlace secreto en el portapapeles y compartirlo con cualquier persona a la que quieras invitar a trabajar contigo.

• Cuando un usuario invitado haga clic en el enlace secreto, podrá unirse automáticamente a tu espacio de trabajo como miembro de pago, sin necesidad de añadir manualmente su dirección de correo electrónico.

• Si no quieres poder invitar a gente a tu espacio de trabajo con un enlace, desactiva el desplegable situado junto a Invitar enlace.

• Ve a Configuración y miembros → Miembros.

• Ve a la pestaña Miembros .

• Selecciona el menú desplegable junto al rol de un miembro y, a continuación, selecciona Propietario del espacio de trabajo, Administrador de miembros o Miembro. Para expulsar al miembro de un espacio de trabajo, selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

Si en tu empresa se usa Notion puedes facilitar la incorporación de cualquier compañero como miembro del espacio de trabajo con solo iniciar sesión con su dirección de correo electrónico de trabajo.

• Ve a Configuración y miembros → Configuración.

• En Dominios de correo electrónico permitidos, introduce cualquier dominio de correo electrónico al que desees otorgar acceso automáticamente, como el dominio de correo electrónico de tu empresa. En este campo puedes añadir varios dominios permitidos pero solo podrás añadir dominios a los que pertenezcan las cuentas de los miembros del espacio de trabajo.

A partir de ese momento, cualquiera que inicie sesión en Notion con una dirección de correo electrónico que pertenezca a alguno de estos dominios verá la opción de unirse al espacio de trabajo durante el proceso de incorporación. Si el usuario se une a tu espacio de trabajo, se convertirá en miembro de este y se te facturará en consecuencia.

Los invitados son personas ajenas a tu empresa u organización a las que invitas a páginas específicas de tu espacio de trabajo. Por ejemplo, los invitados podrían ser:

• Personas que tienen un dominio de correo electrónico de organización diferente.

• Trabajadores externos o becarios que están trabajando con la empresa de forma temporal.

• Clientes que quieres que te den su opinión sobre tu trabajo.

• Amigos, familiares o mentores que vayan a contribuir a tu trabajo o a revisarlo.

Los invitados tienen las mismas capacidades que los miembros, excepto:

• No se les puede conceder acceso a todo el espacio de trabajo. Deben recibir invitación a páginas individuales para ver tanto dichas páginas como las subpáginas que estas incluyan.

• No pueden crear nuevas páginas diferentes de aquellas a las que tienen acceso.

• No se les puede añadir a grupos de miembros.

• No pueden ajustar la configuración del espacio de trabajo ni la información de facturación.

• No pueden añadir nuevos miembros al espacio de trabajo.

• No pueden añadir nuevas integraciones al espacio de trabajo.

En cualquier página que quieras compartir con un invitado:

• Ve a Compartir en la parte superior derecha. Haz clic en Invitar.

• Introduce la dirección de correo electrónico de cualquier invitado que quieras añadir.

• Selecciona un nivel de acceso para el invitado desde el cuadro desplegable y pulsa Invitar.

• Recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace a la página.

• Si todavía no utilizan Notion, podrán registrarse para acceder a la página.

Las solicitudes de invitación permiten a los propietarios de los espacios de trabajo controlar a quién invitan sus miembros. Esta función está disponible únicamente en los planes Enterprise, y solo los propietarios de espacios de trabajo pueden activarla o desactivarla.

Activar solicitudes de invitación

• Ve a Configuración y miembros → Seguridad.

• Asegúrate de que la opción Desactivar invitados esté activada y, a continuación, activa Permitir que los miembros soliciten añadir invitados. Los propietarios del espacio de trabajo pueden Desactivar invitados sin eliminar a los invitados existentes del espacio de trabajo. No obstante, también tienen la opción de eliminar a todos los invitados existentes si lo desean.

Una vez activada esta opción, los miembros tendrán que enviar una solicitud antes de poder invitar a alguien. Los propietarios de espacios de trabajo están exentos y pueden seguir invitando directamente a quienes deseen.

Solicitud de invitación

Si eres propietario de un espacio de trabajo, puedesañadir invitados directamente.

Si eres miembro:

• Navega hasta la página a la que deseas invitar a alguien. Al igual que para compartir contenido, debes tener permisos de acceso completo en la página para solicitar que se añada a un invitado.

• Selecciona Compartir y escribe el nombre del invitado al que quieres añadir.

• Selecciona el rol que quieres que tenga el invitado.

• Selecciona invitar.

• Se enviará una notificación al propietario de tu espacio de trabajo sobre tu solicitud, junto con la página, el rol y el correo electrónico del invitado que solicitaste. También recibirás confirmación de que se ha notificado al propietario de tu espacio de trabajo.

Aprobar a un invitado

Las solicitudes para añadir invitados deben aprobarse por página y por invitado. Solo los propietarios de espacios de trabajo pueden ver y aprobar las solicitudes de invitados. Cada solicitud tendrá el correo electrónico del invitado, el miembro que la solicitó, el rol que se solicitó y el nombre de la página.

El propietario de un espacio de trabajo puede aprobar o rechazar una solicitud para invitar a un invitado directamente desde la notificación que recibe, o bien accediendo a Configuración y miembros → Miembros → Invitados y abriendo las solicitudes en la parte superior. Una vez que el propietario de un espacio de trabajo responda a una solicitud, se notificará la decisión al miembro que la presentó.

Una vez hayas añadido un invitado a una página, siempre puedes cambiar su nivel de acceso más adelante 🔒.

• Ve a Compartir en la parte superior derecha. Verás la lista de invitados de la página en el menú desplegable.

• Haz clic en el menú a la derecha del nombre del invitado. Elige qué nivel de acceso quieres concederle entre las siguientes opciones:

  • Acceso completo: Pueden editar y compartir la página. (Esta opción no está disponible para los invitados en el plan gratuito).

  • Puede editar: Pueden editar el contenido de la página, pero no pueden compartirla.

  • Puede editar contenido: Este nivel de acceso solo está disponible para páginas de base de datos. Pueden crear y editar páginas dentro de la base de datos. No pueden cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, ordenaciones o filtros. Más información acerca de las bases de datos aquí →

  • Puede comentar: Solo pueden leer y comentar, no editar ni compartir.

  • Puede ver: Solo puede ver el contenido; no puede compartirlo.

  • Eliminar: Revoca el acceso a la página.

Puedes ver una lista de todos los invitados de su espacio de trabajo y las páginas a las que tiene acceso cada uno yendo a Configuración y miembros → Miembros → Invitados.

• En la lista de miembros del espacio de trabajo, busca tu lista de invitados.

• A la derecha verás a cuántas páginas se ha añadido el invitado. Haz clic para ver o saltar a las páginas a las que tienen acceso.

• En cualquiera de estas páginas puedes editar su nivel de acceso o eliminarlos.

Para conceder a cualquier invitado la capacidad de acceder a todo el espacio de trabajo, conviértelo en miembro. En los planes de pago, se te cobrará por cada miembro adicional.

• Dirígete a Configuración y miembros → Miembros → Invitados.

• Abre el menú desplegable situado junto al nombre del invitado que deseas convertir. A continuación, selecciona Convertir en miembro.

• Una vez que se conviertan en miembros, podrás encontrarlos en tu lista de miembros y cambiar su rol.

Para eliminar un invitado de tu espacio de trabajo:

• Dirígete a Configuración y miembros → Miembros → Invitados.

• Abre el menú desplegable situado junto al nombre del invitado que quieres eliminar. A continuación, selecciona Eliminar.

Para eliminar a un invitado de páginas específicas, tendrás que ir al menú Compartir en cada página y eliminarlo allí.

Puedes establecer permisos variables y pormenorizados para diferentes grupos y equipos sin necesidad de dividir al personal en espacios de trabajo diferentes. En su lugar, crea grupos dentro del mismo espacio de trabajo y concede distintos niveles de acceso a cada página. Funciona así:

Ten en cuenta que los propietarios del espacio de trabajo son los únicos que pueden crear y editar grupos. Los administradores de miembros (en el plan Enterprise) solo pueden editar los grupos existentes. Si ese es el caso, a continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Ve a Configuración y miembros → Miembros → Grupos.

• Selecciona Crear un grupo e introduce un nombre para tu grupo. Para configurar un icono para el grupo, simplemente haz clic en el icono del emoji que aparece al pasar el cursor.

• Abre tu nuevo grupo y selecciona Añadir miembros.

• Añade cuantos miembros quieras a cualquier grupo.

• También puedes hacer clic en Eliminar a la derecha de cualquier miembro del grupo.

• Selecciona ••• junto a un grupo para cambiarle el nombre , crear un espacio de equipo a partir del grupo o eliminarlo .

• Siempre puedes buscar el nombre o la dirección de correo electrónico de cualquier persona para averiguar a qué grupos pertenece.

Para cualquier página, selecciona qué grupos pueden leerla, comentarla, editarla y compartirla.

• Haz clic en Compartir y, a continuación, en Invitar. Verás todos los grupos en parte de abajo de la ventana emergente.

• Elige un grupo y, a continuación, selecciona el tipo de acceso que te gustaría asignarle mediante el cuadro desplegable:

  • Acceso completo: Pueden editar y compartir la página.

  • Puede editar: Pueden editar el contenido de la página, pero no pueden compartirla. (Esta opción solo está disponible en planes de pago.)

  • Puede comentar: Solo pueden leer y comentar, no editar ni compartir.

  • Puede ver: Solo pueden leer el contenido, pero no compartirlo.

  • Eliminar: Revoca el acceso a la página.

• Una vez se añada un grupo, aparecerá en el menú Compartir y podrás ajustar el nivel de acceso en el cuadro desplegable.

  • Puedes dar a distintos grupos niveles de acceso diferentes para la misma página.

  • Los permisos asignados en cualquier página se aplican a todas sus subpáginas.

Los espacios de equipo son un área dedicada a cada equipo dentro de tu organización o empresa y cada uno de ellos se puede personalizar por separado. Más información sobre los espacios de equipo →

Para compartir un espacio de equipo con grupos de tu espacio de trabajo:

• Desplaza el cursor sobre el nombre del espacio de equipo en la barra lateral.

• Haz clic en el botón ••• y luego ve a Configuración del espacio de equipo.

• Desde aquí, podrás buscar y añadir grupos al espacio de equipo.