Compartir y asignar permisos

Hay varias maneras de compartir las páginas y bases de datos que crees en Notion, tanto con personas de tu espacio de trabajo como ajenas a él. A continuación se describe a grandes rasgos de qué formas se puede compartir.

En primer lugar, te mostramos un breve recorrido por el menú Compartir, al que puedes hacer clic en la esquina superior derecha de tu página. En el dispositivo móvil, haz clic en el icono de la flecha en la parte superior derecha para ver las mismas opciones.

• Hay diferentes secciones del menú Compartir; el menú desplegable de la derecha indica el nivel de acceso.

• Si usamos este ejemplo anterior:

  • Todo el mundo en Programación significa que todos en este espacio de equipo tienen acceso a esta página.

  • Más personas con acceso son miembros e invitados con acceso por otros motivos, como pertenecer a un grupo específico.

  • stephanie@toolsforthought.xyz es un ejemplo de invitada a la página, alguien que fue invitada desde fuera del espacio de trabajo. Solo tiene permiso para ver esta página.

• En la parte inferior del menú Compartir, puedes usar Copiar enlace al portapapeles, lo que te permite compartirlo con quien quieras. Puedes controlar quién tiene acceso a la página aquí:

  • Solo con invitación

  • Cualquier persona con el enlace para [espacio de trabajo]

  • Todo el mundo en [espacio de trabajo]

• Invitar te permite añadir personas, tanto dentro como fuera de tu espacio de trabajo, a una página con sus correspondientes direcciones de correo electrónico.

  • Cualquier persona externa se añadirá como invitado.

  • Puedes asignar un nivel de acceso tanto a los invitados como a otros miembros del espacio de trabajo utilizando los menús desplegables:

Puedes colaborar con otras personas en Notion al añadirlas como miembros al espacio de trabajo. Estas personas pueden ser compañeros de trabajo, amigos o cualquier persona con la que quieras trabajar en las páginas. Hay varias formas de compartir las páginas de Notion con todos los miembros de tu espacio de trabajo para que puedan colaborar:

• Crea una página en cualquier espacio de equipo predeterminado en la barra lateral. Desplaza el cursor sobre el nombre del espacio de equipo predeterminado y haz clic en el botón + que aparece al lado.

• Arrastra una página a un espacio de equipo predeterminado en la barra lateral. Al hacerlo, la compartirás automáticamente con todo tu equipo.

• Desde el menú Compartir, comparte una página con todos los miembros del espacio de trabajo o todos los miembros del espacio de trabajo con un enlace a la página.

Los espacios de equipo son un área dedicada a cada equipo dentro de tu organización o empresa. Cada espacio de equipo tiene sus propios niveles de permiso y miembros, que los propietarios del espacio pueden personalizar. Más información sobre añadir miembros y asignar permisos en espacios de equipo →

Puedes compartir páginas de Notion con cualquier espacio de equipo del que seas miembro:

• Crea una página en un espacio de equipo en la barra lateral. Desplaza el cursor sobre el nombre del espacio de equipo y haz clic en el botón + que aparece al lado.

• Arrastra una página a un espacio de equipo en la barra lateral. Al hacerlo, la compartirás con los miembros de ese espacio de equipo.

En ocasiones te interesará compartir una página solo con algunos miembros de tu espacio de trabajo; por ejemplo, para compartir los documentos de una reunión con tu jefe o las notas para un pequeño equipo de proyecto.

• Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha de la página privada que quieras compartir con estos miembros.

• Añade miembros escribiendo sus direcciones de correo electrónico y haciendo clic en Invitar. Puedes establecer sus niveles de acceso desde el menú desplegable en la ventana de invitación.

  • Cuando busques personas, verás los nombres en En la página o Externo a la página, lo que indica si ya tienen acceso.

• Las páginas que compartas solo con algunos miembros, pero no con todo tu espacio de trabajo, se mostrarán en la sección Compartido de la barra lateral. Arrástralas a un espacio de trabajo para compartirlas con todas las personas de ese espacio de equipo.

• Si tienes más de 7 páginas en la sección Compartido, puedes elegir cuáles quieres mantener fijadas en la barra lateral.

Para facilitar el uso compartido con grupos habituales (por ejemplo, el equipo de diseño o de recursos humanos de tu empresa), puedes crear tus propios grupos de miembros y asignarles permisos para acceder a las páginas como unidades.

Más información sobre los grupos y los permisos para grupos aquí →

A continuación, instrucciones rápidas para el uso compartido con grupos:

• Ve a Configuración y miembros y verás una lista de todos tus miembros e invitados. Haz clic en el encabezado Grupos en la parte superior de esa lista.

• Haz clic en Crear un grupo, asígnale un nombre y añade los miembros que quieras

• Para compartir una página con un grupo en particular, ve a Compartir en la esquina superior derecha de esa página y, a continuación, haz clic en el botón Invitar. Verás tus grupos en la lista de invitados que aparece:

Puedes invitar a personas ajenas a tu espacio de trabajo a unirse a tus páginas en calidad de invitados. Por ejemplo, si quieres compartir una página de Notion con un trabajador externo que has contratado. O si eres tú quien debe encargarse de una tarea y quieres compartir una página con un cliente. Esta función es ideal para esos casos.

Más información sobre invitados aquí →

Instrucciones rápidas para uso compartido con invitados:

• Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha de la página de Notion que quieras compartir con usuarios externos.

• Añade miembros escribiendo sus direcciones de correo electrónico y haciendo clic en Invitar. Puedes establecer sus niveles de acceso desde el menú desplegable en la ventana de invitación.

• Cualquier persona a la que invites con este método recibirá un correo electrónico con un enlace a la página a la que la hayas invitado a ver o editar.

• Si quieres ver todos los invitados de tu espacio de trabajo y las páginas a las que tienen permiso para acceder, ve a la sección Miembros de Configuración y miembros y después a la pestaña Invitados .

• En esta misma ventana puedes eliminar invitados de tu espacio de trabajo, cambiar sus niveles de acceso o convertirlos en miembros de pleno derecho.

Para publicar una página de Notion en Internet o compartirla con personas que no usan Notion, activa Compartir en la web. Toda persona que tenga el enlace podrá verla. Obtén más información sobre las páginas públicas aquí →

Aquí es donde las opciones de uso compartido de Notion se vuelven más específicas y detalladas. Puedes asignar un nivel de acceso diferente para cada persona o grupo con el que compartas una página. Algo muy útil si, por ejemplo:

• Te interesa que algunas personas puedan editar una página, pero quieres que todos los demás solo puedan leerla.

• Quieres que algunas páginas solo sean visibles para un equipo concreto.

• Solo quieres recopilar comentarios sobre un fragmento en específico.

Cuando invites a alguien a una página o hagas clic en Compartir, verás menús desplegables a la derecha junto a personas o grupos que te permiten seleccionar su nivel de acceso: Acceso completo, Puede editar, Puede comentar y Puede ver.

• Acceso completo: las personas con acceso completo a una página pueden editar cualquier contenido de esta y compartirla con quien quieran utilizando todos los mecanismos descritos en esta guía.

• Puede editar: selecciona este nivel de acceso para personas o grupos que deberían poder editar el contenido de la página, pero no compartir la página.

• Puede editar contenido: este nivel de acceso solo está disponible para páginas de base de datos. Con este acceso los usuarios pueden crear y editar páginas dentro de la base de datos y editar valores de propiedad para dichas páginas. Sin embargo, no pueden cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, órdenes o filtros. Más información acerca de las bases de datos aquí →

• Puede comentar: selecciona este nivel de acceso para personas y grupos que deberían poder comentar sobre el contenido de una página, pero no editarlo como tal. Tampoco pueden compartir la página con otras personas.

• Puede ver: las y los usuarios con este nivel de acceso pueden leer el contenido de la página, pero no comentarlo ni editarlo. Tampoco pueden compartir la página con otras personas.

De forma predeterminada, cualquier página anidada dentro de otra (es decir, una subpágina) heredará los mismos permisos que la página en la que está anidada (la página superior). Pero, por supuesto, puedes asignar niveles de permiso más altos o más bajos para las subpáginas según tus necesidades.

Por ejemplo: en la captura de pantalla de abajo, todo el mundo en Acme Inc. tiene el acceso Puede comentar en la Wiki de desarrollo web y todas sus subpáginas. Fig es el único miembro del equipo que puede hacer ediciones o compartir con más personas.

• En una subpágina, como la página «Directrices de desarrollo web», puede que te interese ampliar los permisos para permitir que un miembro, un invitado, un grupo de permisos o todo el espacio de trabajo tenga un nivel de acceso superior a Puede comentar. En el menú de niveles de permisos en este ejemplo, tendrías que seleccionar Puede editar o Acceso completo.

  • Ten en cuenta que el nivel de permiso de «Directrices de desarrollo web» viene determinado por la página principal «Wiki de desarrollo web», pero puede reescribirse.

• En una subpágina, puedes restringir los permisos para que los miembros, invitados, grupos de permisos o todo el espacio de trabajo no comenten o vean la página siquiera. En el menú de niveles de permisos de este ejemplo, tendrías que seleccionar Puede comentar o Sin acceso.

  • Ten en cuenta que una vez eliminado el acceso para Miembros de Acme Inc, solo Fig y Lauren podrán ver y editar la subpágina «Backend» Es como si fuera una «página secreta» 🔮

• Cuando restringes los niveles de permiso de una subpágina, aparecerá el botón Restaurar en la parte superior del menú Compartir. Con él puedes revertir los permisos a su configuración predeterminada y heredar los de la página principal.

Si tienes acceso completo a una página, puedes desactivar el uso compartido con cualquier persona cuando quieras.

• La forma más rápida es mover la página desde Espacio de trabajo o Compartido en la barra lateral de la sección Privado. De todos modos, revisa los pasos y asegúrate de que quieres dejar de compartir, ya que el resto de usuarios perderá el acceso.

• Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha de la página y desactiva el acceso para tu espacio de trabajo, individuos, grupos o la web. También puedes seleccionar Eliminar en el menú desplegable situado junto a cualquiera de estas opciones.

• Para los invitados, haz clic en Compartir y, a continuación, selecciona Eliminar en el menú desplegable que aparecerá junto a sus nombres. También puedes ir a Configuración y miembros, bajar hasta encontrar los invitados que quieras, hacer clic en el menú desplegable a la derecha de sus nombres y luego en el botón Eliminar.

Puedes saber quién más tiene acceso a una página porque sus avatares/fotos de perfil se pueden ver en la barra de la parte superior de la página.

• Si una persona no está mirando la página en ese momento, su avatar aparece desvanecido.

• Si la persona está en la página en ese momento, el avatar se muestra como siempre.

• Al pasar el cursor sobre un avatar, verás el nombre y el correo electrónico de esa persona, además de la hora a la que estuvo por última vez en la página.

• Al hacer clic en un avatar activo, irás a la parte de la página que la persona en cuestión está leyendo o en la que está escribiendo.

• Si hay varias personas colaborando en la misma página al mismo tiempo, verás que sus avatares se mueven junto a los bloques que cada una está mirando o editando.

• Haz clic en ••• en la esquina superior derecha de cualquier página y desplázate a la parte inferior del menú emergente. Verás quién editó la página por última vez y cuándo.

Si abres una página a la que no tienes acceso, puedes seleccionar Sin acceso en la página para enviar una solicitud. Los creadores o editores de la página recibirán una notificación y podrán aceptar o denegar tu solicitud de acceso.

Si solo tienes acceso para ver o comentar una página y quieres acceso para editar también:

• Abre la página y selecciona Compartir.

• En la pestaña Compartir , verás qué nivel de permisos tienes actualmente. Abre el menú desplegable junto a esta información.

• Selecciona Solicitar acceso de edición.

Esta solicitud irá al creador de la página, quien puede aceptarla o ignorarla. Recibirás una notificación cuando se acepte tu solicitud. Si la has recibido, pero todavía no consigues editar la página, refréscala primero.

Si tienes una suscripción al plan Enterprise y eres propietario del espacio de trabajo, puedes evitar que se comparta el contenido activando ciertos ajustes de seguridad. Contacta con el equipo comercial para obtener más información sobre nuestro plan Enterprise.

• Ve a Configuración y miembros en la parte superior de la barra lateral izquierda.

• Haz clic en Configuración en la barra lateral de la ventana emergente.

• Baja hasta la sección Seguridad y SAML, en la que encontrarás estas opciones: