Introducción a las bases de datos

Hay tres cosas que distinguen las bases de datos Notion de las hojas de cálculo y las bases de datos que puedes crear con otros programas de software:

1. Cada elemento tiene su propia página: cada elemento que introduzcas en tu base de datos es una página de Notion. Abre un elemento de la base de datos para añadir más información en forma de texto, imágenes y más, ¡como lo harías con cualquier otra página de Notion!

2. Propiedades personalizables: añade propiedades para contextualizar, etiquetar y aumentar cualquier elemento de la base de datos con elementos como fechas, estados y vínculos. Más información acerca de las propiedades de las bases de datos aquí →

3. Puedes ir de un diseño a otro: tus datos no están pegados en una tabla. Visualiza exactamente la misma base de datos como un tablero, una lista, un calendario, una galería y un cronograma, en función de la utilidad de la información. Más información sobre las vistas, los filtros y las opciones de ordenación aquí →

Todas las bases de datos de página completa tienen los mismos menús y grupos de opciones. A continuación verás una guía rápida.

1. Vistas: edita y cambia de una vista a otra en tu base de datos. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que tengas que abrir el menú desplegable junto a tu vista actual para ver tus otras vistas.

2. Añadir una nueva vista: añade una nueva vista a tu base de datos, con su propio diseño, filtros y opciones de ordenación. Dependiendo del tamaño de tu pantalla, puede que tengas que abrir el desplegable junto a tu vista actual y seleccionar Añadir vista.

3. Menú de filtro: aplica filtros basados en los valores de las propiedades. Cuando aplicas un filtro a una base de datos, solo tú puedes verlo para empezar, ¡pero puedes guardarlos en la vista de todo tu equipo compartido si lo prefieres!

4. Menú de ordenar: ordena tus datos según una propiedad. Al igual que los filtros, las clasificaciones solo son visibles para ti de forma predeterminada, pero también puedes hacerlas visibles para todo tu equipo.

5. Búsqueda en la base de datos: escribe cualquier palabra, ya sea en el nombre de un elemento de la base de datos o en una propiedad, y la base de datos solo mostrará los elementos que se ajusten a esa consulta de búsqueda.

6. Menú •••: ubicado en la parte superior derecha de la base de datos, esto te permite editar el diseño de la vista, las agrupaciones, las propiedades y más.

7. Crea una nueva página de base de datos: haz clic aquí para añadir una nueva página a tu base de datos. Dependiendo del tamaño de tu pantalla, esto puede aparecer como + o Nuevo. Abre el menú desplegable situado junto a este botón para acceder y editar cualquier plantilla de base de datos que hayas configurado.

Hay varias maneras de crear una base de datos en Notion:

• Crea una nueva página en tu espacio de trabajo y construye en ella una tabla, un tablero, una lista, una línea de tiempo, un calendario o una galería.

• Crea una página de base de datos dentro de una página existente escribiendo / seguido del diseño de base de datos que desees (tabla, tablero, etc.). Elige la versión de página completa o la versión integrada.

Cuando creas una base de datos, puede comenzar desde cero o extraer datos de otra parte de tu espacio de trabajo.

Te sugerimos que selecciones una fuente de datos existente si necesitas utilizar las mismas propiedades que otra base de datos o crees que te resultaría útil utilizar una vista ya existente en otra ubicación del espacio de trabajo. Busca una base de datos existente y elige la que quieras usar.

Te sugerimos que crees una nueva fuente de datos si la información que vas a añadir a la base de datos es completamente nueva y no existe en ningún otro lugar de tu espacio de trabajo, o si quieres mantenerla separada de otros datos. Para crear una nueva base de datos, haz clic en Nueva tabla, Nueva lista, etc. (según el tipo de vista que estés creando) en el menú que aparece.

Bases de datos a página completa

• Las bases de datos a página completa aparecen como cualquier otra página en tu barra lateral.

• Puedes bloquear una base de datos de página completa para que otras personas no puedan modificar las propiedades y las opciones de valor seleccionando ••• en la parte superior de tu base de datos → Bloquear base de datos.

• Para convertir una base de datos a página completa en una base de datos integrada, basta con arrastrarla a otra página de la barra lateral; así se convertirá en una subpágina. Luego navega hasta la página y selecciona ⋮⋮ → Convertir en página integrada.

Bases de datos integradas

• Los controles y menús de la base de datos en línea se ocultan hasta que se mantiene el puntero sobre ella.

• Puedes expandir una base de datos en línea a una base de datos de página completa seleccionando ⤢ en la parte superior.

• Puedes convertir una base de datos en línea en una base de datos de página completa haciendo clic en ⋮⋮ y arrastrándola a la barra lateral como página de nivel superior.

• Puedes eliminar, duplicar, mover o copiar el enlace a tu base de datos en línea seleccionando ⋮⋮, que aparecerá al pasar el ratón hacia un lado.

• En tu barra lateral, tus bases de datos integradas aparecerán como una subpágina de la página en la que se encuentran.

Puedes hacer una copia de una base de datos. Para ello:

• Pasa el ratón por encima de la base de datos y, a continuación, selecciona ⋮⋮.

• Selecciona Duplicar. Puedes elegir Duplicar con contenido o, si deseas utilizar la misma configuración de base de datos para organizar otras páginas, Duplicar sin contenido.

Cada elemento de tu base de datos, ya sea una fila en una tabla o una tarjeta en un tablero o calendario, constituye su propia página de Notion en la que puedes crear, formatear y anidar contenido como en cualquier otra página.

A continuación se explica cómo abrir los elementos de la base de datos en formato de página:

• En las tablas, desplaza el cursor por encima de la primera columna y haz clic en el botón ABRIR que aparece.

• En las listas, solo hay que hacer clic en el título del elemento.

• En tableros, calendarios y galerías, puedes hacer clic en cualquier parte de la tarjeta.

• Las páginas se abrirán siempre en modo de vista previa. Haz clic en Abrir como página, en la parte superior izquierda, para ver como página completa.

• En esta página verás todas las propiedades de tu base de datos en la parte superior. Cada fila es una propiedad, con un nombre, un tipo y un valor. Haz clic en el valor que desees editar.

  • Haz clic en el símbolo ⋮⋮ que aparece a la izquierda de cada propiedad al pasar el cursor para las siguientes acciones: arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo, cambiar el tipo de propiedad, cambiarle el nombre, duplicarlo o eliminarlo. 

• Debajo de tus propiedades se encuentra el espacio libre de página, donde puedes agregar cualquier tipo de bloque de contenido, incluidas las subpáginas o una base de datos integrada.

• Los elementos de la base de datos son páginas; por eso, cualquier otro tipo de contenido que arrastres a una base de datos (como viñetas o elementos pendientes), se convertirá automáticamente en páginas.

La sección superior de cualquier página en una base de datos de Notion puede incluir varios elementos:

1. Las propiedades proporcionan datos sobre la página que estás viendo, como el propietario del proyecto, la fecha de vencimiento, las etiquetas, etc.

2. Los comentarios capturan la conversación entre tú y el resto de tu equipo. Puedes emplearlos para etiquetarse entre sí, hacer preguntas, escribir comentarios, etc. 

3. Los enlaces internos indican todas las páginas que enlazan con la página actual, lo que te facilitará la navegación.

Como ocurre con todas las funciones de Notion, puedes personalizar la apariencia de estos componentes. Para acceder a estas opciones:

• Haz clic en el símbolo ••• en la parte superior derecha de cualquier página de Notion en una base de datos y selecciona Personalizar página.

• Verás esta ventana emergente:

En el caso de las propiedades, puedes utilizar este menú para elegir qué campos de propiedad deseas mostrar en la parte superior de la página y cómo. En cada uno, selecciona una de las siguientes opciones:

• Mostrar siempre: nada cambia, sigues viendo el campo de propiedad.

• Ocultar cuando está vacío: el campo de propiedad desaparecerá de la parte superior de la página si no incluye ningún valor.

• Ocultar siempre: el campo de la propiedad no se mostrará en la parte superior de su página.

También puedes acceder al menú Personalizar página haciendo clic en el icono ⋮⋮ junto a cualquier propiedad de la lista en la parte superior de la página de tu base de datos. Este icono ⋮⋮ también se puede pulsar y arrastrar hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de aparición de las propiedades en tu página.

En el caso de los enlaces internos, puedes elegir:

• Ampliado: puedes ver la totalidad de las páginas que enlazan con la página actual.

• Mostrar en ventana emergente: si no quieres ver todas las páginas, puedes elegir ver solo el número de enlaces internos. Haz clic para abrir una ventana emergente con todas las páginas.

• Desactivado: simplemente oculta completamente todos los enlaces internos.

En el caso de los comentarios, puedes elegir mostrarlos:

• Ampliado: muestra la conversación completa en la parte superior de la página.

• Desactivado: oculta los comentarios en la página para obtener una vista minimalista.

Al utilizar una base de datos en un espacio de trabajo compartido, Notion dispone de funciones para evitar modificaciones por accidente que puedan afectar a otros usuarios del equipo.

Haz clic en Compartir en la parte superior de una base de datos para ver y administrar los niveles de permisos de todos los usuarios. Más información sobre el uso compartido y los permisos aquí →

El nivel de permiso Puede editar contenido solo se encuentra en las páginas de la base de datos. Con este nivel, los usuarios pueden:

• Crea, edita y elimina páginas de la base de datos.

• Edita los valores de las propiedades de dichas páginas.

Los usuarios con permisos de tipo Pueden editar contenido en una base de datos no podrán:

• Añadir, editar o eliminar propiedades o vistas de la base de datos.

• Cambiar filtros u ordenaciones.

• Bloquear o desbloquear la base de datos.

Busca esta opción en el menú •••, en la parte superior derecha de la ventana de Notion. Actívala para evitar que algún usuario cambie las propiedades y las vistas de tu base de datos. Aun así, podrán seguir editando los datos incluidos en dicha base de datos.

Recuerda que cualquier persona con acceso de edición puede activar o desactivar este bloqueo en cualquier momento. Esta función es una protección rápida contra modificaciones accidentales en una base de datos si quieres dar la opción de que muchos usuarios puedan cambiar su estructura.