Gestión de dominios

La verificación de dominio permite a los propietarios de espacios de trabajo Business y Empresa reclamar la propiedad de un dominio de dirección de correo electrónico asociado a su espacio de trabajo. Esto desbloquea los ajustes de gestión de dominio, como la configuración de SAML SSO para tu espacio de trabajo, la creación de integraciones Notion utilizando vistas previas de enlaces y el control de quién puede crear espacios de trabajo (solo para planes Empresa).

La verificación del dominio no afecta a tu facturación.

En la configuración del espacio de trabajo, ve a la pestaña Identidad y aprovisionamiento y completa los siguientes pasos para verificar tu dominio:

• Dentro de la sección Gestión de dominios, haz clic en el botón Añadir dominio.

• Escribe el dominio que quieres verificar y, a continuación, haz clic en el botón Siguiente. Se añadirá el dominio a la lista de dominios verificados pendiente de verificación (se mostrará en color gris).

• Para actualizar el registro DNS, sigue las instrucciones de la ventana modal Verificación.

• Tras actualizar el registro DNS, haz clic en Verificar para indicar a Notion que compruebe tu registro DNS.

• Una vez se haya completado la verificación recibirás por correo electrónico un mensaje de confirmación y el dominio se mostrará de color verde.

Si vas a crear una integración con Notion como, por ejemplo, vistas previas de enlaces, deberás verificar tu dominio en la página de gestión de integraciones. (Esta acción no se realiza en Notion).

Encontrarás las instrucciones completas en nuestras Guías para desarrolladores →

Requisitos para personalizar permisos de creación de espacios de trabajo

• El espacio de trabajo debe pertenecer a un plan Enterprise.

• Debes ser tú el propietario o la propietaria del espacio de trabajo.

• Has verificado al menos un dominio. Las instrucciones para la verificación de dominios se encuentran más arriba →

Puedes personalizar los permisos de creación de nuevos espacios de trabajo utilizando tus dominios verificados.

Utiliza el menú desplegable para alternar entre las siguientes opciones:

• Selecciona Cualquiera para permitir que cualquier usuario con tu dominio verificado pueda crear un nuevo espacio de trabajo.

• Selecciona Propietarios de espacio de trabajo para evitar que los usuarios con tu dominio verificado puedan crear nuevos espacios de trabajo.

Una vez verificado el dominio, los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise podrán transferir, eliminar o reclamar la propiedad de espacios de trabajo que no sean del plan Enterprise y que fueran creados por usuarios con su dominio verificado.

Requisitos para ver los espacios de trabajo reclamables

• Debes ser el propietario de un espacio de trabajo dentro del plan Enterprise

• El dominio verificado no puede ser un dominio educativo

¿Qué espacios de trabajo son elegibles?

• Espacio de trabajo de un solo miembro

  • El correo electrónico del creador del espacio de trabajo debe pertenecer al dominio corporativo verificado

• Espacio de trabajo de varios miembros

  • El correo electrónico del creador del espacio de trabajo debe pertenecer al dominio corporativo verificado (no es necesario que el creador sea miembro actual del espacio)

  • Al menos un propietario actual del espacio de trabajo (ya sea el creador u otra persona) debe estar utilizando la dirección de correo electrónico corporativa verificada

• El espacio de trabajo no debe pertenecer a un plan Enterprise

Una vez que el propietario de un espacio de trabajo verifique un dominio, se enviará un correo electrónico automático a todos los propietarios de espacios de trabajo creados con ese dominio avisándoles de que sus espacios de trabajo pueden ser reclamados.

Durante este periodo de notificación de 14 días, los propietarios de espacios de trabajo únicamente podrán solicitar transferencias de propiedad para espacios de trabajo de un solo miembro. No podrán eliminar espacios de trabajo de un solo miembro ni reclamar espacios de trabajo de varios miembros.

Una vez verificado el dominio, los usuarios que creen nuevos espacios de trabajo con un dominio verificado recibirán una notificación en el momento de la creación de que su espacio de trabajo puede ser reclamado.

Una vez verificado el dominio, los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise podrán ver todos los espacios de trabajo que no sean del plan Enterprise creados por usuarios con su dominio verificado. Esta vista se encuentra en los ajustes de seguridad de tu espacio de trabajo, en la pestaña Identidad y aprovisionamiento de la sección de Gestión de dominios.

Para cada espacio de trabajo, esta vista incluye:

• Nombre del espacio de trabajo

• Tipo de plan

• Número de miembros

• Propietarios del espacio de trabajo

• Creado en

• Creado por

Los propietarios de espacios de trabajo pueden realizar las siguientes acciones en sus espacios de trabajo reclamables:

1. Solicitar el cambio de propiedad en los espacios de trabajo de un solo miembro

2. Eliminar espacios de trabajo de un solo miembro

3. Reclamar espacios de trabajo de varios miembros

Los propietarios del espacio de trabajo también pueden exportar en formato CSV la lista de espacios de trabajo reclamables.

• Haz clic en Configuración y miembros en la barra lateral y, a continuación, ve a Identidad y aprovisionamiento.

• Haz clic en Examinar espacios de trabajo y, a continuación, en Exportar como CSV en la parte superior derecha.

Con la gestión de dominios, los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise pueden solicitar una transferencia de propiedad en espacios de trabajo de un solo miembro utilizando un dominio verificado de una dirección de correo electrónico no corporativa. Esto puede ser especialmente útil si los usuarios crearon un espacio de trabajo utilizando una dirección de correo electrónico corporativa, pero usan el espacio de trabajo principalmente para proyectos personales.

Los propietarios de espacios de trabajo deben iniciar la solicitud de cambio en los ajustes de seguridad del espacio de trabajo. En la configuración del espacio de trabajo, dirígete a la pestaña Identidad y aprovisionamiento y a Ver espacio de trabajo en la sección Gestión de dominios. En la vista del espacio de trabajo reclamable, completa los siguientes pasos:

1. Selecciona el espacio de trabajo de un solo miembro que deseas cambiar.

2. En el menú •••, selecciona Requerir cambio de cuenta.

3. Indica un correo electrónico de contacto para las preguntas de los usuarios acerca de la solicitud y confirma la acción.

En la vista, el estado del espacio de trabajo se mostrará como pendiente.

Cuando se envíe la solicitud de cambio, se enviará una notificación por correo electrónico al propietario del espacio de trabajo seleccionado y el usuario no podrá acceder a su espacio de trabajo hasta que no haya completado los pasos restantes de la transferencia como se indica a continuación:

1. Inicia sesión en el espacio de trabajo.

2. Sigue las instrucciones y cambia la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta por una dirección de correo electrónico no corporativa. Nota: cuando se solicita la transferencia de un espacio de trabajo de un solo miembro, el usuario no puede cambiar el correo electrónico asociado a su cuenta de usuario.

3. Se enviará un código de verificación a la dirección de correo electrónico para confirmar la propiedad del usuario de la cuenta. Introduce dicho código de verificación en el espacio de trabajo.

4. Una vez que se complete el cambio, se enviará un correo electrónico automático.

Requisitos previos para cambiar la propiedad de un espacio de trabajo

• Debes ser el propietario de un espacio de trabajo dentro del plan Enterprise

• El espacio de trabajo que se va a cambiar debe estar configurado para un solo miembro.

Con la gestión de dominios, los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise pueden controlar con mayor facilidad cómo se utiliza un dominio verificado y dónde se almacenan los proyectos asociados en Notion. Cuando un empleado deja la empresa, los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise pueden eliminar sus espacios de trabajo de un solo miembro para limpiar el contenido antiguo sin dejar de cumplir la normativa.

Requisitos para eliminar un espacio de trabajo

• Debes ser el propietario de un espacio de trabajo dentro del plan Enterprise

• El dominio debe haber sido verificado hace al menos 14 días

• El espacio de trabajo que se va a eliminar debe ser un espacio de trabajo de un solo miembro que esté libre o que no esté retrasado en los pagos.

En la configuración del espacio de trabajo, dirígete a la pestaña Identidad y aprovisionamiento y selecciona Explorar espacios de trabajo en la sección Gestión de dominios. En la vista del espacio de trabajo reclamable, completa los siguientes pasos:

1. Selecciona el espacio de trabajo de un solo miembro que deseas eliminar.

2. Haz clic en el menú ••• y selecciona Eliminar espacio de trabajo.

3. Indica un correo electrónico de contacto para recibir las preguntas de los usuarios acerca de la eliminación y confirma la acción.

En la vista del espacio de trabajo, verás el botón Recuperar junto al espacio de trabajo seleccionado. Al hacerlo, el propietario del espacio trabajo seleccionado recibirá una notificación por correo electrónico. El propietario del espacio de trabajo de un solo miembro perderá acceso al espacio de trabajo de inmediato.

¿Se ha eliminado el espacio por accidente?

Si recibes una notificación por correo electrónico que indica que se ha eliminado un espacio de trabajo por accidente en lugar de transferirlo, contacta con el propietario del espacio de trabajo del plan Enterprise que se indica en el correo.

Para recuperar un espacio de trabajo eliminado, el propietario del espacio de trabajo del plan Enterprise que lo ha eliminado puede recuperarlo desde la configuración del espacio: dirígete a la pestaña Identidad y aprovisionamiento y selecciona Explorar espacios de trabajo en la sección Gestión de dominio. En la vista del espacio de trabajo reclamable, completa los siguientes pasos:

1. Ve al espacio de trabajo de un solo miembro que deseas recuperar.

2. Haz clic en el botón Recuperar del espacio de trabajo y confirma.

3. En la vista, el espacio de trabajo aparecerá sin el botón para recuperar.

4. El propietario del espacio de trabajo de un solo miembro recuperará el acceso al espacio y se restaurará el contenido.

Cuando se selecciona un espacio de trabajo de un solo miembro para eliminarlo, el propietario puede solicitar al servicio de Soporte que amplíe el plazo de recuperación 30 días a partir del día en el que se puso en contacto con este servicio. Una vez que se cumpla el plazo de recuperación, los datos del espacio de trabajo se eliminarán de forma permanente.

Cuando se recupera un espacio de trabajo, se restaura el contenido de la página del espacio y el propietario del espacio de trabajo de un solo miembro recupera el acceso.

El contenido que se detalla a continuación no se puede recuperar:

• Favoritos

• Acceso de invitado

• Integraciones configuradas (bots)

• Dominios (dominios personalizados de Notion)

Con la gestión de dominios, quienes posean espacios de trabajo pueden establecer espacios autorizados para que los empleados puedan colaborar reclamando la propiedad de los espacios de trabajo elegibles de varios miembros.

En los ajustes de seguridad del espacio de trabajo, dirígete a la pestaña Identidad y aprovisionamiento y a Ver espacio de trabajo en la sección Gestión de dominios. En la vista del espacio de trabajo reclamable, completa los siguientes pasos:

1. Selecciona el espacio de trabajo de varios miembros del que deseas reclamar la propiedad.

2. Verifica la información de pago (solo se admiten pagos con tarjeta de crédito)

3. Revisa y acepta las implicaciones de facturación que conlleva reclamar el espacio de trabajo

Cuando se procesa la reclamación de propiedad:

• El espacio de trabajo reclamado se actualizará al plan Enterprise

• El propietario del espacio de trabajo que reclamó el espacio de trabajo se convertirá en el único propietario del espacio de trabajo

• Los propietarios del espacio de trabajo anteriores pasarán a convertirse en miembros (los propietarios de espacios de trabajo pueden reasignar roles y permisos según sea necesario)

Requisitos para reclamar un espacio de trabajo

• Debes ser el propietario de un espacio de trabajo dentro del plan Enterprise

• El dominio debe haber sido verificado hace al menos 14 días

• El espacio de trabajo reclamado debe estar configurado para varios miembros.

  • El correo electrónico del creador del espacio de trabajo debe pertenecer al dominio corporativo verificado (no es necesario que el creador sea miembro actual del espacio)

  • Al menos un propietario actual del espacio de trabajo (ya sea el creador u otra persona) debe estar utilizando la dirección de correo electrónico corporativa verificada

• El espacio de trabajo no debe pertenecer a un plan Enterprise

Ventajas de reclamar un espacio de trabajo

• Estandariza la facturación en todos los espacios de trabajo de Notion (todos los espacios de trabajo se facturarán por separado)

• Configura los ajustes de seguridad del espacio de trabajo del plan Enterprise para que sean acordes a las políticas de la empresa

• Regula los roles y las responsabilidades del espacio de trabajo (propietario del espacio de trabajo, administrador de miembros, miembro)

La herramienta de consolidación de espacios de trabajo está disponible para los clientes Enterprise a través del equipo de gestión de cuentas de Notion. Puedes obtener más información sobre la compatibilidad con la consolidación de espacios de trabajo aquí.