Vista de tabla

Hay varias formas de añadir a Notion una base de datos con vista de tabla:

• Crea una nueva página en el espacio de trabajo.

• Bajo el encabezado Base de datos, haz clic en Tabla en el menú de color gris provisto.

• Si quieres crear una tabla dentro de otra página:

  • En una nueva línea, escribe /Vista de tabla y pulsa intro.

En una base de datos existente, puedes añadir una tabla para ver los datos en ese formato. 

• Haz clic en + Añadir una vista o en el nombre de la vista actual, en la parte superior izquierda de la base de datos.

• Selecciona Tabla en el menú desplegable y, a continuación, asígnale un nombre en el cuadro de texto.

• Haz clic en Crear y aparecerá una estupenda tabla nueva.

• Puedes volver a otras vistas utilizando el mismo menú desplegable izquierdo.

Cada fila de una tabla de Notion es su propia página, a la que puedes añadir más contenido.

• Pasa el cursor sobre la fila y haz clic en el botón ABRIR.

• Se abrirá en el modo de vista previa. Haz clic en Abrir como página, en la parte superior izquierda, para verla en el modo de página completa.

• Verás todas las propiedades organizadas en la parte superior.

  • Haz clic en el nombre de propiedad para editarlo o para cambiar el tipo de propiedad.

  • Haz clic en el campo de propiedad para editar su contenido.

  • Para reordenar las propiedades, pasa el cursor sobre ⋮⋮ y arrástralo y suéltalo para subirlas o bajarlas.

• También puedes añadir una nueva propiedad a tu cronograma haciendo clic en •••, Propiedades, + Nueva propiedad.

• En las propiedades hay un espacio para añadir comentarios cuya autoría queda registrada. Aquí también puedes mencionar a personas o páginas mediante «@».

• Puede editarse el cuerpo de la página, igual que en cualquier otra página de Notion. Añade los bloques de contenido que desees, incluidas bases de datos integradas.

Cuando abres cualquier página puedes cambiar su aspecto de muchas formas, además de mediante la tipografía y el tamaño de letra del texto.

• Haz clic en ••• en la parte superior derecha de cualquier página de proyecto abierta y, a continuación, en Personalizar página.

• Verás un menú para editar el aspecto de los Enlaces internos y los Comentarios, así como de las Propiedades.

  • En el caso de los enlaces internos, puedes mostrarlos ampliados en el cuerpo de la página o en una ventana emergente o incluso desactivarlos.

  • En el caso de los comentarios, puedes mostrarlos en el cuerpo de la página ampliados o desactivados.

  • En el caso de las propiedades, reorganízalas mediante el icono ⋮⋮ y elige si quieres mostrarlas siempre, ocultarlas siempre o mostrarlas solo cuando estén en uso.

Hay varias formas de añadir un nuevo elemento a la tabla.

• Haz clic en el icono + que aparece al pasar el cursor sobre cualquier fila. Con esta acción podrás crear una nueva fila bajo la actual.

• Haz clic en el botón azul Nuevo en la parte superior derecha. Con esta acción crearás una nueva fila en la parte de arriba y la abrirás inmediatamente como página.

• Haz clic en + Nuevo en la parte inferior de la tabla para añadir una nueva fila justo ahí.

• Si estás en la última fila de la tabla, pulsa Mayús + Intro y aparecerá una nueva.

Haz clic en el icono ⋮⋮ que aparece al pasar el cursor sobre la parte izquierda de cada fila (o haz clic con el botón secundario en la fila) para que aparezca el siguiente menú de opciones:

• Eliminar: Elimina la fila de la lista.

• Duplicar: Crea una copia exacta de la fila y la coloca justo debajo.

• Copiar enlace: Copia al portapapeles un enlace de anclaje a esa fila específica.

• Renombrar: Te permite renombrar la página en la fila sin necesidad de abrirla.

• Desplazar a: Te permite desplazar la fila a otro espacio de trabajo o página (donde se mostrará como subpágina).

• Editar propiedad: Muestra un menú con todas las propiedades de la tabla. Haz clic en la propiedad que desees y selecciona un nuevo valor para ella.

Puedes seleccionar varias filas para editar sus propiedades.

1. Haz clic en la casilla a la izquierda de cualquier fila. (Pasa el cursor sobre esa área para que la casilla sea visible).

   1. Para seleccionar todo, haz clic en la casilla en la parte superior izquierda de la base de datos, junto a la propiedad Título .

2. Selecciona una propiedad en el menú que acaba de aparecer para editar todas las filas seleccionadas.

En las tablas, cada columna es una propiedad del elemento de la primera columna. Así, por ejemplo, esta tabla de artículos que leer. El título del artículo figura en la primera columna, mientras que las columnas de propiedad recogen fechas, estados, etiquetas y URL. Para editar las propiedades de la tabla:

• Haz clic en + a la derecha de la última columna.

• O haz clic en Propiedades en la esquina superior derecha de la tabla y, a continuación, en + Añadir una propiedad.

• Asigna un nombre a la columna y selecciona el tipo de propiedad desde el menú Tipo de propiedad.

• Haz clic en el encabezado de una columna para cambiar el nombre y el tipo de propiedad que contiene.

• Oculta las columnas de la tabla haciendo clic en Propiedades y, a continuación, desactivando las propiedades que no quieras que se muestren. Deberás hacer lo mismo si quieres volver a mostrarlas.

Configura cómo se ordena la tabla con solo arrastrar y soltar, tanto en la versión de escritorio como en el navegador.

• En el caso de las filas, pasa el cursor sobre la fila y arrastra y suelta el icono ⋮⋮ de la izquierda para subirla o bajarla.

• Arrastra y suelta los encabezados de columnas para colocarlas a izquierda o derecha (como se muestra a continuación).

  • Para cambiar el tamaño de las columnas, pasa el cursor sobre los bordes y arrastra a derecha o izquierda.

Si las celdas tienen mucho contenido puedes hacer que se muestren en varias líneas.

• Haz clic en el icono ••• en la esquina superior derecha de la tabla, luego ve a Diseño y activa Ajustar todas las columnas.

  • Para ajustar una sola propiedad, haz clic en la parte superior de una columna específica y activa Ajustar columna.

En la parte inferior de cada columna de la tabla puedes hacer cálculos que te muestren información sobre los datos incluidos en dicha columna.

Pasa el cursor sobre la última fila de la tabla y haz clic en la palabra Calcular que aparece bajo cualquier columna sobre la que quieras obtener más información:

• Verás un menú desplegable con las siguientes opciones de cálculo:

  • Contar todas: Te indica el número total de filas de la columna.

  • Contar valores: Cuenta el número de valores de propiedad incluidos en la columna. 

  • Contar valores únicos: Cuenta el número de valores de propiedad únicos incluidos en la columna, omitiendo los duplicados. 

  • Contar celdas vacías: Cuenta el número total de filas que no tienen ningún valor en la columna. 

  • Contar celdas no vacías: Cuenta el número de filas en las que la columna sí tiene contenido. 

  • Porcentaje celdas vacías: Te ofrece el porcentaje de filas que no tienen contenido en la propiedad elegida. 

  • Porcentaje celdas no vacías: Te ofrece el porcentaje de filas que sí tienen contenido en la propiedad elegida. 

  • Fecha más antigua: Si tienes en la tabla propiedades relacionadas con horas específicas, como Última edición u Hora de creación, puedes elegir si mostrar cuándo se editó o se creó la fila más antigua.

  • Última fecha: Muestra cuándo se creó o editó por última vez la fila más nueva.

  • Intervalo de fechas: Muestra el tiempo transcurrido entre la hora de creación o de edición más antigua y la más reciente.

• Si tienes una propiedad Número en la tabla, puedes utilizar varias opciones de cálculo:

  • Sumar: Muestra la suma de los números de la columna.

  • Media: Muestra la media de los números de la columna.

  • Mediana: muestra la mediana de los números de la columna.

  • Mínimo: Muestra el número más bajo de la columna.

  • Máximo: Muestra el número más alto de la columna.

  • Intervalo: Resta el número más bajo al más alto y muestra el resultado.

Puedes agrupar las filas según diferentes propiedades para visualizarlas de formas diferentes.

• Haz clic en el menú ••• y busca la sección Agrupar. Puedes agrupar por prácticamente cualquier tipo de propiedad: selección, selección múltiple, persona, texto, número, fecha, etc.

• Ahora la tabla se agrupará según los valores de esa propiedad. Cada grupo incluye a su izquierda un selector para que puedas ocultar y mostrar los grupos rápidamente para así centrarte solo en lo que necesitas.

• También pueden ocultarse de la vista los grupos vacíos, mediante el selector «Ocultar grupos vacíos».

Si en el cronograma se muestran tablas, haz clic en el icono ⋮⋮ que aparece al pasar el cursor sobre la parte izquierda de cada fila (o, si no se muestran tablas, haz clic con el botón secundario sobre cualquier proyecto que se muestre en el cronograma) para que aparezca el siguiente menú de opciones:

• Eliminar: Elimina la fila del cronograma.

• Duplicar: Crea una copia exacta de la fila y la coloca justo debajo.

• Copiar enlace: Copia al portapapeles un enlace de anclaje a esa fila específica.

• Renombrar: Te permite renombrar la página en la fila sin necesidad de abrirla.

• Desplazar a: Te permite desplazar la fila a otro espacio de trabajo o página, donde se mostrará como subpágina.

• Editar propiedad: Muestra un menú con todas las propiedades del cronograma. Haz clic en la propiedad que desees y selecciona un nuevo valor para ella.

Puedes ver solo las filas que se ajusten a determinados criterios, según qué necesites en cada momento.

• Haz clic en Filtro en la esquina superior derecha de la tabla.

• Desde el menú desplegable, elige según qué propiedad quieres filtrar.

• Elige la condición que quieres usar, por ejemplo, Contiene, No contiene, etc.

• Define el valor de la propiedad que deseas ver; por ejemplo, una etiqueta o una fecha específicas.

• Con este mismo método puedes añadir varios filtros a la vez.

• Para eliminar filtros, haz clic en el icono X junto al filtro, en el menú Filtro.

Cuando ordenes los datos por cualquier propiedad en orden Ascendente o Descendente, todos los datos de la fila se ordenarán juntos, automáticamente.

• Haz clic en Ordenar en la esquina superior derecha de la tabla.

• Elige la propiedad por la que quieras ordenar y, a continuación, selecciona Ascendente o Descendente. Verás cómo se reorganiza la tabla en tiempo real.

• Puedes añadir distintos órdenes a una misma tabla. Los criterios de organización se corresponderán con el orden de preferencia que haya en la lista. (Puedes utilizar el icono ⋮⋮ para subirlos o bajarlos mediante arrastrar y soltar).

• Para eliminar los órdenes, haz clic en el icono X junto a ellas, en el menú Ordenar.

Puedes buscar contenido específico en la tabla.

• Haz clic en Buscar en la esquina superior derecha y escribe las palabras que quieras buscar en los títulos de páginas o en las propiedades.

• Verás cambiar la tabla en tiempo real para mostrarte solo las filas que se ajustan a los criterios indicados.

Puedes copiar un enlace de anclaje a esta vista específica de la tabla para compartirla donde quieras.

• Haz clic en el icono ••• en la esquina superior derecha de la tabla.

• Haz clic en Copiar enlace de la vista y se copiará la URL al portapapeles para que puedas pegarla.