Configuración conforme a la HIPAA

Control de acceso

Implementar políticas y procedimientos técnicos para los sistemas de información electrónicos que mantengan la información médica electrónica protegida para permitir el acceso solo a aquellas personas o programas de software a los se les hayan otorgado derechos de acceso.

El inicio de sesión único de SAML de Notion se basa en el estándar SAML 2.0 y conecta tu proveedor de identidades (IdP) con tus espacios de trabajo para ofrecer una experiencia de inicio de sesión más sencilla y segura. Notion admite configuraciones oficiales para el inicio de sesión único de SAML con: Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.
Para comenzar a utilizar el inicio de sesión único de SAML con Notion, deberás completar los siguientes pasos:

• Verificar los dominios: Para utilizar funciones de seguridad avanzadas, debes verificar la propiedad de tus dominios de correo electrónico. Se trata de un proceso automatizado que implica añadir un registro TXT al DNS del dominio para verificar que es de tu propiedad.

• Activar inicio de sesión único (SSO) de SAML: Esto activará la función y completará la configuración. Para obtener más información sobre cómo completar la configuración del inicio de sesión único de SAML, consulta nuestras guías específicas de IDP.

• Cambiar el método de inicio de sesión predeterminado: Al activar el inicio de sesión único de SAML por primera vez, el método de inicio de sesión predeterminado es Cualquier método, lo que significa que los usuarios tendrán la opción de iniciar sesión a través de SAML o de su método de inicio de sesión habitual. Al seleccionar el valor Solo SSO de SAML, se aplica SAML como método de inicio de sesión en tu espacio de trabajo para los usuarios gestionados con correos electrónicos verificados de la empresa.

• Enlazar espacios de trabajo adicionales: Si tienes más de un espacio de trabajo que quieras configurar con el inicio de sesión único, puedes hacerlo si te pones en contacto con team@makenotion.com.

Una vez establecida la configuración correcta, cualquier miembro que inicie sesión en tus espacios de trabajo deberá utilizar el dominio verificado y autenticarse a través de tu proveedor de identidades. Los propietarios de espacios de trabajo con el plan Enterprise podrán evitar esta restricción y utilizar un método de inicio de sesión alternativo en caso de que se produzca un fallo del inicio de sesión único de SAML o del IdP.

Identificación de usuario exclusiva

Asignar un nombre o un número exclusivos para identificar y rastrear la identidad del usuario.

Notion tiene una API de SCIM que se puede utilizar para aprovisionar, gestionar y desaprovisionar miembros y grupos. Los propietarios de espacios de trabajo pueden obtener la clave de API requerida si acceden a Configuración y miembros -> Seguridad y SAML -> Configuración de SCIM y hacen clic para ver el token.

Consulta nuestra documentación sobre SCIM para obtener la información más reciente sobre cómo interactuar con la API de SCIM de Notion. Notion admite aplicaciones de SCIM oficiales con Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.

Procedimiento de acceso de emergencia

Establecer (e implementar según sea necesario) procedimientos para obtener la información médica electrónica protegida necesaria durante una emergencia.

La búsqueda de contenido proporciona a los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise visibilidad del contenido de los espacios de trabajo para mejorar su gestión y resolver problemas de acceso a páginas:

- Ver quién tiene acceso a una página
- Modificar los permisos de una página
- Descubrir y reasignar páginas abandonadas de antiguos empleados

Puedes exportar una página, una base de datos o un espacio de trabajo completos de Notion en cualquier momento.

Cierre de sesión automático

Implementar procedimientos electrónicos que pongan fin a una sesión electrónica después de un tiempo predeterminado de inactividad.

Establece una duración de sesión personalizada: Para los usuarios gestionados en el plan Enterprise, Notion tiene una duración de sesión predeterminada de 180 días. Sin embargo, los propietarios de espacios de trabajo pueden personalizar la duración de su sesión desde 1 hora hasta 180 días.

Forzar cierre de sesión de usuarios gestionados: Fuerza el cierre de sesión para usuarios individuales o para todos los usuarios del espacio de trabajo a la vez.

Forzar restablecimiento de contraseña: Fuerza el restablecimiento de contraseña para usuarios individuales o para todos los usuarios del espacio de trabajo a la vez.

Si se deshabilita a un usuario a través de SCIM, será eliminado del espacio de trabajo y su sesión se cerrará.

Controles de auditoría

Implementar hardware, software o mecanismos procedimentales que registren y examinen la actividad en sistemas de información que contengan o utilicen información médica electrónica protegida.

Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise tienen acceso a un registro de auditoría (en Configuración y miembros) que brinda una descripción general de una amplia gama de eventos que se han producido en el espacio de trabajo.

Esto puede resultar especialmente útil para identificar posibles problemas de seguridad, investigar comportamientos sospechosos y solucionar problemas de acceso. El registro de auditoría del espacio de trabajo se puede exportar en formato CSV.

Los clientes Enterprise también pueden utilizar nuestras integraciones de socios de prevención ante pérdida de datos (DLP, por sus siglas en inglés) para descubrir, clasificar y proteger datos confidenciales en Notion.

Controles de integridad

Implementar políticas y procedimientos para proteger la información médica electrónica protegida frente a la alteración o la destrucción inadecuadas.

Implementar mecanismos electrónicos para corroborar que la información médica electrónica protegida no haya sido alterada o destruida de manera no autorizada.

Implementar medidas de seguridad para garantizar que la información médica protegida transmitida electrónicamente no se modifique incorrectamente de forma inadvertida hasta su eliminación.

Desactivar la opción de compartir páginas públicamente: Esto deshabilitará la opción Compartir en la web del menú Compartir en todas las páginas de este espacio de trabajo.

Desactivar invitados: Esto impide que se invite a personas ajenas al espacio de trabajo a cualquier página. No es necesario que utilices este control si deseas invitar a los invitados que necesites, pero ten en cuenta que Notion no puede utilizarse para comunicarse con pacientes, miembros del plan o sus familiares y empleadores. Si necesitas habilitar la presencia de invitados, te recomendamos activar las solicitudes de invitación. Esto implementa un proceso de aprobación para que puedas tener invitados en tu espacio de trabajo y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de la HIPAA.

Desactivar el desplazamiento o la duplicación de páginas a otros espacios de trabajo: Esto impide que cualquier persona mueva o duplique páginas a otros espacios de trabajo mediante la acción Mover a o Duplicar.

Desactivar la exportación: Esto impide que cualquier persona exporte como Markdown, CSV o PDF.

Desactivar la creación de espacios de trabajo: Esto impide que cualquier persona cree nuevos espacios de trabajo sin aprobación.

Inhabilitar o incluir en la lista extensiones de terceros: Esto impide que alguien añada extensiones de terceros no aprobadas a tu espacio de trabajo de Notion.

Inhabilitar el acceso al espacio de trabajo externo: Esto impide que los usuarios gestionados se unan o accedan al espacio de trabajo externo fuera de tu organización.

Autenticación de personas o entidades

Implementar procedimientos para verificar que una persona o entidad que pretende acceder a información médica electrónica protegida es quien dice ser.

Deshabilitar los cambios de perfil: Esto evita que los usuarios gestionados cambien su propia información de perfil para evitar suplantaciones.

Gestión de dominios: El dominio se refiere al dominio de dirección de correo electrónico asociado a una cuenta de Notion. La verificación de dominios permite a los propietarios de un espacio de trabajo reclamar la propiedad de un dominio para poder configurar la gestión del mismo.

Desactivar invitados: Esto impide que se invite a personas ajenas al espacio de trabajo a cualquier página. No es necesario que utilices este control si deseas invitar a los invitados que necesites, pero ten en cuenta que Notion no puede utilizarse para comunicarse con pacientes, miembros del plan o sus familiares y empleadores. Si necesitas habilitar la presencia de invitados, le recomendamos activar las solicitudes de invitación. Esto implementa un proceso de aprobación para que puedas tener invitados en tu espacio de trabajo y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de la HIPAA.

Suspender y eliminar una cuenta de usuario gestionada: Suspende o elimina cuentas de usuario que gestiones desde el panel de gestión de usuarios.

Desactivar la eliminación de cuentas de usuarios gestionados: Impedir que los usuarios gestionados eliminen sus cuentas por sí mismos

Retención y eliminación de datos

Implementar políticas y procedimientos para abordar la eliminación final de la IMP electrónica, así como el hardware o los medios de soporte electrónicos en los que se almacena.

No existe ninguna forma de vaciar la papelera por completo y de una sola vez, peropuedes ir a la papelera para eliminar páginas permanentemente de forma individual. Después de eliminar la página de la papelera, se eliminará de los servidores de Notion transcurridos 30 días.

Guardamos copias de seguridad de nuestra base de datos, y eso nos permite restaurar una instantánea de tu contenido en los últimos 30 días en caso de que lo necesites.

Seguridad de las transmisiones

Implementar medidas técnicas de seguridad para proteger frente al acceso no autorizado
a la información médica electrónica protegida que se transmite a través de una red de comunicaciones electrónicas.

Implementar un mecanismo para cifrar la información médica electrónica protegida cuando se considere apropiado.

Cifrado en reposo: Los datos del cliente se cifran en reposo mediante AES-256. Los datos del cliente se cifran cuando están en las redes internas de Notion, en reposo en el almacenamiento en la nube, las tablas de bases de datos y las copias de seguridad.

Cifrado en tránsito: Los datos enviados en tránsito se cifran mediante TLS 1.2 o superior.