Entender cómo Q&A encuentra respuestas te ayudará a obtener mejores resultados

Gracias a la herramienta Q&A de Notion, puedes hacer preguntas sobre el contenido del espacio de trabajo y obtener una respuesta en un lenguaje natural. Q&A va más allá de una simple búsqueda: utiliza la IA para mostrarte las páginas relevantes y ofrecer una respuesta clara a tu pregunta.

Muchos de nuestros usuarios se preguntan cómo esta función encuentra y ordena la información para ofrecer respuestas precisas.

En esta guía, explicaremos cómo Q&A proporciona respuestas y también te daremos algunos de nuestros consejos y buenas prácticas para sacarle el máximo provecho.

Q&A forma parte del paquete de la IA de Notion. Se trata de una herramienta de chat integrada que sintetiza la información, gracias a la cual podrás preguntarle cualquier cosa y te dará una respuesta basada en el contenido de tu espacio de trabajo. También te permite hacer preguntas redactadas de manera informal sobre la información de tu espacio de trabajo.

Para iniciar una conversación, haz clic en las estrellitas situadas en la parte inferior derecha de cualquier página, escribe tu pregunta y haz clic en ⬆️ enviar.

Los resultados aparecerán en segundos y pueden incluir enlaces a páginas junto con una respuesta por escrito.

Chatear con Q&A es casi como conversar con un compañero de trabajo, y puedes ir y venir haciendo preguntas de seguimiento hasta que obtengas la información que necesitas.

En lugar de interrumpir a una compañera y esperar a que te responda, pídele a Q&A que te facilite información sobre un tema, te explique un proceso de la empresa, te ponga al día sobre una reunión que te has perdido, analice los resultados de una campaña o cualquier otra cosa que necesites.

Para aprovechar todo el potencial de Q&A, lo ideal es entender cómo funciona para poder hacer las preguntas adecuadas.

Te lo explicamos:

1. Cuando escribas una pregunta en el cuadro del chat de Q&A, la IA formulará una consulta de búsqueda y una pregunta. Aunque las palabras clave pueden ser útiles, Q&A se fija en el significado global de la pregunta más que en palabras concretas.

2. Q&A encuentra un gran número de páginas que coinciden con tu petición examinando los títulos de las mismas, el contenido y las rutas de los documentos.

3. A partir de este conjunto de páginas, reducirá la búsqueda a unas cuantas que se ajusten mejor a lo que has preguntado. Q&A trata de ofrecer respuestas fiables, por lo que favorece las páginas que han sido actualizadas recientemente y visitadas con frecuencia.

Recuerda que Q&A:

• No realiza búsquedas en bases de datos (todavía). Dado que las bases de datos son simplemente colecciones de páginas, es posible que Q&A no entienda que varias páginas diferentes pertenecen a la misma base de datos. Es posible que no responda peticiones como «Cuenta el número de tareas que ha completado Adela esta semana». Aun así, puedes pedirle a Q&A que te muestre algunas de esas tareas.

• No puede acceder a páginas privadas a las que no tienes acceso. Cuando haces una pregunta, Q&A solo buscará en las páginas a las que tú tienes acceso en todo el espacio de trabajo para obtener una respuesta.

• No tiene acceso a conocimientos más amplios. A diferencia del Escritor de IA, Q&A no puede acceder a conocimientos generales. Si preguntas sobre temas que no están explícitamente cubiertos en tu área de trabajo, no devolverá ningún resultado.

Q&A puede ser una herramienta muy útil para ahorrar tiempo y extraer información de todo el conocimiento que contiene tu espacio de trabajo.

Para conseguir los mejores resultados posibles, tendrás que seguir algunas buenas prácticas tanto en el mantenimiento del espacio de trabajo como en el formato de las preguntas.

Estas son algunas de nuestras recomendaciones para hacer de Q&A una potente herramienta para todos los miembros de tu equipo.

Evita dejar páginas sin título: dale a cada una un título significativo que represente su contenido.

También deberías anidar las páginas en los espacios de equipo y wikis pertinentes según el tema o departamento al que se refieran. Crea un wiki de empresa para la información general y wikis independientes para cada departamento o equipo.

Q&A tiene en cuenta la fecha de creación, la fecha de la última edición y el número total de visitas a la hora de producir resultados, por lo que es más probable que aparezcan las páginas populares que se han creado o editado recientemente.

Procurar que las páginas importantes se revisen y actualicen con la mayor frecuencia posible puede ayudar a que Q&A priorice el contenido más relevante y completo.

Si no quieres eliminar contenido antiguo, puedes archivarlo en una página de «Archivo». No te preocupes; Q&A puede buscar dentro de estas páginas obsoletas.

Una estrategia de archivo es el mejor enfoque para dejar apartado el contenido obsoleto. Puedes hacerlo simplemente con añadir una palabra como «antiguo» u «obsoleto» a los títulos de las páginas de contenido que ha quedado desfasado.

Puedes insertar archivos PDF, páginas web y otros tipos de contenido externo directamente en las páginas de Notion. Sin embargo, Q&A no puede leer el texto contenido en esas inserciones.

Asegúrate de que toda la información importante se copia también como bloque de texto para que Q&A pueda encontrarla.

Procura ser específico en las indicaciones y preguntas para obtener los resultados más precisos.

Por ejemplo:

• Pregunta «¿Qué ha pasado hoy en la reunión de diseño?» en lugar de «¿Qué ha pasado en la reunión de diseño?».

• Pregunta «¿Cuál es nuestro proceso para incorporar a un nuevo contratista?» en lugar de «¿Cuál es el proceso de incorporación?».

El uso de frases específicas de tiempo como «de los últimos 7 días», «este mes» o «en 2022» puede ayudar a reducir los resultados de búsqueda y ayudar a Q&A a proporcionar la información exacta que estás buscando.

Siempre que sea posible, busca formas de añadir más especificidad y aportar mucho contexto a todas tus preguntas.