Encuentra todo lo que necesitas para tu trabajo más rápido con Q&A

El espacio de trabajo de tu empresa en Notion almacena toda la información de la que dependen equipos y personas: hojas de ruta de producto, políticas de PTO, documentos de incorporación y más.

Las respuestas a las preguntas importantes residen en estas páginas, pero los miembros del equipo suelen pasar más tiempo del que les gustaría buscando la información clave.

Q&A extrae la información de inmediato y te permite aprovechar al máximo tu espacio de trabajo de Notion.

Los equipos de Remote (una plataforma de RR. HH. global con una plantilla de más de 1000 personas repartidas por el mundo) tardaban entre 5 y 10 minutos en encontrar la respuesta a una pregunta. Y eso, varias veces al día. Ahora usan Q&A en todo su espacio de trabajo para resolver sus dudas en pocos segundos.

En lugar de buscar manualmente la información y cambiar de contexto una y otra vez, puedes concentrarte en lo que importa.

En esta guía te mostramos cómo Q&A permite que todo el mundo trabaje más rápido y avance de manera independiente.

Sea cual sea el tamaño de tu empresa y tu rol o función, seguro que pasas mucho tiempo buscando la información que necesitas para hacer tu trabajo.

Aun teniendo una base de conocimiento completa en Notion, los miembros del equipo no siempre saben dónde o cómo encontrar lo que necesitan. La información no suele encontrarse en el mismo programa en el que trabajan, o bien está en un formato incomprensible, así que normalmente le envían un mensaje a un compañero y esperan a que responda.

Así, el progreso se estanca y se pierde la concentración. Los miembros del equipo se quedan bloqueados hasta que obtienen las respuestas, y a quienes poseen el conocimiento de la empresa se les bombardea una y otra vez con preguntas rutinarias que les impiden realizar el trabajo importante.

Q&A es como un asistente personal que ayuda a los miembros del equipo a encontrar la información necesaria rápidamente.

Gracias a su extraordinaria capacidad de buscar en miles de documentos en cuestión segundos, Q&A rescata la información que los miembros del equipo necesitan en mucho menos tiempo del que tardarían en preguntar a un compañero o compañera.

Cuando te surja alguna duda sobre tu trabajo, puedes consultarla con la función de Q&A para averiguar si la respuesta que buscas está ya documentada en Notion.

Para abrir Q&A, haz clic en las estrellitas situadas en la parte inferior derecha de la ventana de Notion y escribe tu pregunta en el cuadro de texto. Redáctala tal y como le hablarías a un amigo.

Q&A extraerá el contenido relevante de las páginas a las que tienes acceso, resumirá las claves principales de una o más páginas e incluso responderá preguntas complejas y específicas sobre el significado del contenido.

• Busque menciones de un tema concreto en el espacio de trabajo: Si quieres ver el material de formación de los empleados, puedes pedirle a Q&A que busque «menciones de planes de contenido educativo para nuevos usuarios».

• Responda dudas sobre incorporación: Hasta la página de incorporación más completa puede dejar alguna duda por resolver. Q&A es un ayudante que puede responder cualquier duda de los nuevos empleados, desde cómo configurar sus documentos hasta qué hacer si no pueden entrar a la oficina.

• Te resuma una reunión que te has perdido: ¿No llegaste a tiempo a la reunión de ayer? Pídele a Q&A que te resuma lo que se trató en ella y qué tareas se te asignaron tras la reunión.

• Sugiera explicaciones de los resultados de una campaña: ¿Se ha producido un crecimiento inusualmente rápido en un mercado? Q&A puede ayudarte a entender los resultados. Pregúntale: «¿Por qué se ha acelerado el crecimiento orgánico en Corea?». La función estudiará los resultados de campañas de marketing, anuncios de pago, investigación de usuario y comentarios de clientes relacionados con Corea y te sugerirá posibles explicaciones.

Q&A tiene acceso a toda la información almacenada en tu espacio de trabajo y comprende los OKR, los compromisos de sprint, los objetivos de campaña y todo aquello para lo que usas Notion. Cuando formules una pregunta, te proporcionará una respuesta precisa basándose en la biblioteca de información de tu empresa.

La función de Q&A transforma la IA en una herramienta útil para todo el mundo, con un impacto tangible en el trabajo cotidiano.

Puedes usar Q&A sin importar en qué equipo estés. Veamos algunos ejemplos.

Si eres desarrolladora, lo último que quieres es interrumpir tu flujo cuando estás solucionando un error complejo.

Si quieres comprobar cómo debes hacer algo, en lugar de contactar con tu responsable o repasar los larguísimos documentos del proceso, puedes abrir Q&A y obtener la respuesta al instante.

Andrew Pett, desarrollador de backend de Remote, explica cómo Q&A ayuda a encontrar la información crucial:

«Para mí, las mayores ventajas de Q&A son la velocidad y la eficiencia. Si me encuentro con un término que desconozco o un contexto con el que no estoy familiarizado, acudo a Q&A. La función busca en los documentos relevantes y me presenta la información perfectamente resumida».

Si quieres saber qué funciones son las que más quieren los clientes, puedes abrir Q&A y formular una pregunta de este tipo:

¿Qué funciones han sido las más solicitadas por los clientes empresariales durante el cuarto trimestre?

Además de ayudarte a encontrar la página, Q&A calculará qué funciones son las más solicitadas por parte de los clientes empresariales.

También puedes pedir información específica sobre el estado del proyecto, sus obstáculos y los siguientes pasos en la hoja de ruta.

Cuando tienes que presentar un proyecto con urgencia, no quieres sacrificar la calidad ni perder la estética de la marca por las prisas.

Para asegurarte de que todo está en orden, puedes preguntar algo como:

¿Cuáles son nuestras pautas para el uso de tipografías y colores en la web?

Q&A te mostrará las pautas y resumirá los puntos clave para que puedas asegurarte de que el proyecto sale tal y como debe.

En la reunión de marketing semanal, la persona responsable del proyecto quiere saber cómo va la campaña hasta el momento. En concreto, quiere conocer el resultado de una iniciativa específica.

Para recabar rápidamente esos datos, puedes preguntar algo como:

¿Cuántas impresiones generó la campaña de impulso en TikTok de la semana pasada?

Los resultados se muestran al momento y el equipo puede centrarse rápidamente en las estrategias para mejorar las cifras de la siguiente semana.

Q&A recupera y sintetiza la información de distintos documentos usando lenguaje natural. Puede responder tus dudas usando los datos de todo tu espacio de trabajo y sintetizar conceptos de tu biblioteca de conocimiento, pero no tiene acceso a información externa.

Además de Q&A, el paquete de IA de Notion incluye Escritor y Autocompletado.

Abre el Escritor pulsando la tecla de espacio en cualquier página para comenzar a redactar y editar textos, generar ideas, investigar sobre un tema y mucho más.

Escritor buscará información que te ayude a redactar contenido, no solo de tu espacio de trabajo. Además, rastrea el contexto de la página en la que estás. Puedes pedirle que realice acciones en el contenido de la página, como resumirla, pero esto no significa necesariamente que aporte más información del espacio de trabajo.

Autocompletado es una propiedad de la base de datos que puede resumir, extraer información y traducir contenido de una entrada de la base de datos.

En el contexto de la gestión de proyectos, puede resumir el progreso de un proyecto o tarea. Los resultados se actualizarán a medida que se añadan nuevas tareas y se produzcan cambios en el ciclo de vida.

Te ayuda a recabar información general de una base de datos que puedes consultar de un vistazo.

Para maximizar el valor que puedes obtener de Q&A, el espacio de trabajo de tu empresa en Notion debe contener toda la información que necesitan los miembros del equipo para llevar a cabo su trabajo y comprender sus funciones.

Si aún estás creando el espacio de trabajo de tu organización, aquí tienes algunos consejos útiles:

• Crea una página de inicio o wiki de la empresa que contenga la información clave de la compañía: Tu wiki de empresa puede contener documentos de procesos, políticas de la empresa, declaración de misión y valores y objetivos generales.

• Crea wikis para cada equipo: Además de la wiki de la empresa, cada equipo debe tener su propia página de inicio para poder encontrar fácilmente los recursos relevantes.

• Usa nuestro sistema de gestión de tareas y proyectos: Puedes duplicar la plantilla de Proyectos y tareas de Notion en tu espacio de trabajo. Con los proyectos y las tareas conectados, Q&A podrá resolver dudas sobre el estado del proyecto y la carga de trabajo.

• Importa contenido de otras herramientas: Si has migrado desde otra herramienta, puedes importar tu contenido de Confluence o Asana directamente en Notion con unos pocos clics. También puedes crear

  bases de datos sincronizadas y extraer información de otras herramientas, como Github o Jira.