A propriedade de status dá clareza sobre o progresso da tarefa

As bases de dados do Notion agora têm uma propriedade de status específica para atribuir status a seus projetos ou tarefas. Em cada projeto, você tem uma visão clara do que precisa ser feito, do que foi concluído e do que depende de outra tarefa ser concluída antes.

Você escolhe uma entre três categorias: A Fazer, Em andamento ou Concluído, e cria tantas subcategorias quantas forem necessárias. Neste guia, vamos mostrar como gerentes de projeto podem projetar um fluxo de trabalho customizado com restrições suficientes para ter clareza sem sacrificar definições importantes que facilitam a vida para você e sua equipe.

Quando várias pessoas trabalham em um projeto, é preciso ter definições de status padronizadas para manter todos alinhados. Se você tem muitas categorias similares, diferentes categorias em diferentes projetos e interseções entre elas, é difícil saber o que realmente está acontecendo.

Se cada um estiver usando suas próprias definições, vocês perdem precisão. Vocês precisam gastar tempo decifrando a diferença entre um projeto que está "Em andamento" e outro que está "Iniciado." E o que dizer de um projeto que está "Aguardando"? Ele está esperando ser começado ou depende de outro projeto?

A propriedade de status dedicada do Notion pode ajudar a resolver essa confusão e facilitar a criação de um sistema padronizado para sua equipe. Bastam alguns cliques para que os gerentes de projeto definam uma maneira fácil de ver como anda o trabalho de cada pessoa. Todos os seus projetos se enquadrarão em uma de três categorias amplas: A fazer, Em andamento ou Concluído, e você pode criar subcategorias personalizadas para dar mais contexto e detalhes.

Um gerente de projetos não tem tempo para se prender nos detalhes das bases de dados. Com o Notion, você cria uma base de dados de projetos efetiva do zero e a coloca em funcionamento com alguns cliques. Adicione propriedades para registrar as informações mais importantes e customize a base de dados como precisar.

A propriedade de status vem com as três tags mais importantes já prontas para usar. Depois, você pode customizá-las conforme vai adicionando detalhes que o ajudarão a gerenciar o trabalho de sua equipe de maneira mais eficaz.

Com os status de projetos, criar um conjunto-padrão de opções com antecedência pode deixar o status de cada projeto mais claro.

Até aqui, a maioria dos usuários do Notion tem usado a propriedade Selecionar para criar diferentes opções de status de projeto. Eles podem ter usado a opção Seleção Múltipla para dar informações mais específicas, então você pode marcar um projeto como "Em andamento" e "Aguardando atualização".

O problema é que qualquer pessoa pode simplesmente digitar uma categoria totalmente nova, sem saber que uma categoria parecida já existe. Tudo fica confuso muito rápido quando todos têm liberdade demais, dando espaço para a inconsistência.

Criar categorias de forma desnecessária e repetitiva toma tempo e as categorias sobrepostas podem gerar interpretações diferentes. Além disso, fica mais complicado filtrar a base de dados, já que você vai precisar de vários filtros para incluir todas as definições. Se você esquecer de um filtro, sua visão do status do projeto fica comprometida.

A propriedade de status dá a você mais restrições e menos confusão.

Com poucos passos, você pode configurar um fluxo de trabalho de projeto simples para sua equipe. Você ganha granularidade criando várias tags para definir as várias etapas que um projeto tem desde "Em andamento" até "Concluído".

Você não perde de vista o panorama geral, já que vai saber exatamente quantos projetos estão em andamento, quais estão em preparação e quais estão prontos e concluídos.

Para adicionar uma propriedade de status à base de dados de seus projetos, basta seguir os passos abaixo:

• Acesse a base de dados de seus projetos.

• Clique em ... para opções da base de dados.

• Vá para Propriedades e clique em + Nova propriedade.

• Em Tipo, selecione Status.

• Para adicionar suas próprias tags customizadas de status, selecione Adicionar status abaixo de A fazer, Em Andamento ou Concluído e digite sua nova subcategoria. Você não pode mudar as três categorias principais.

• Escolha entre exibir o status como uma propriedade de seleção ou como uma caixa de seleção. A caixa de seleção mostrará tudo em "A fazer" como desmarcado.

A propriedade de status já vem carregada com categorias comuns, mas você pode querer adicionar suas próprias subcategorias, como:

• Em preparação — uma ideia ou proposta que pode ir adiante no futuro, mas que não é prioridade.

• A seguir — priorize projetos na sua lista de pendências.

• Bloqueado — o projeto não pode ir adiante até que se resolva um problema.

• Em revisão — quando você estiver esperando uma autorização para começar o projeto.

• 1º Esboço, 2º Esboço, Edição — as diferentes etapas da criação de conteúdo.

• Com (membro da equipe) — mostra quem está trabalhando no projeto no momento.

• Aguardando — um projeto que não pode avançar até ter uma aprovação ou mais informações.

• Pronto para publicar — informa que o projeto está pronto para ser finalizado.

• Publicado — para todos os projetos que já estão finalizados.

Filtrar as bases de dados é a melhor maneira de visualizar informações contextuais e evitar a sobrecarga. A propriedade de status torna a filtragem da base de dados de seus projetos mais fácil e eficiente do que nunca.

Para criar uma visão da base de dados mostrando todos os projetos que estão em andamento:

• Vá à sua base de dados e selecione Adicionar visualização.

• Dê um nome à sua visualização, como Em andamento, por exemplo.

• Em sua nova visualização, clique em Filtrar e escolha a propriedade de status.

• Filtre pelo status Em andamento.

Agora, você tem uma visão da base de dados mostrando todos os seus projetos em andamento.

Você também pode criar um quadro com todos os seus projetos em andamento organizados por subcategoria.

• Crie uma nova visualização da base de dados. Desta vez, selecione Quadro.

• Filtre a base de dados por Status e selecione Em andamento como fez antes.

• Vá para as opções, (...) selecione Agrupar, Agrupar por e escolha Status. Depois, clique em Ordenar e selecione Manual para poder arrastar suas categorias para a ordem desejada.

• Você pode selecionar Esconder grupos vazios para manter limpa a visualização da base de dados.

E aí está — um quadro, filtrado para mostrar todos os projetos em andamento, agrupados por sua subcategoria de status. Assim fica fácil ver quantos projetos estão perto de serem finalizados e quais ainda têm algum chão pela frente.