Adicionar membros, administradores, convidados e grupos

Existem diversas maneiras dos usuários interagirem com um espaço de trabalho do Notion:

• Membros: pessoas na sua empresa ou organização que podem criar e editar páginas do Notion, mas não podem alterar nenhuma configuração. São colegas ou pessoas com quem você trabalha em boa parte do seu espaço de trabalho.

• Convidados: pessoas externas à sua empresa ou organização que podem ser convidadas para páginas individuais do Notion, mas não para um espaço de trabalho integralmente. São pessoas que não são da sua equipe, mas que você pode querer colaborar em páginas específicas.

• Proprietários de espaços de trabalho: administradores podem gerenciar as configurações ou excluir espaços de trabalho, além de gerenciar administradores, membros e convidados.

• Administradores associados (somente plano Enterprise): pessoas que podem adicionar ou remover membros de espaços de trabalho ou grupos. Eles não têm acesso às configurações do espaço de trabalho.

Os membros são indivíduos em sua empresa ou organização. Esses podem ser colegas na mesma organização ou pessoas que leem, editam e comentam em várias páginas de um espaço de trabalho.

Para gerenciar os membros do espaço de trabalho, acesse configurações e membros → membros. Aqui você verá:

• Uma lista dos membros ativos do seu espaço de trabalho.

• A quais espaços de equipe e grupos eles pertencem.

• A função de cada membro no espaço de trabalho.

Com e-mail

• Acesse Configurações e membros → Membros.

• Acesse a guia Membros.

• Selecione Adicionar membros e digite o endereço de e-mail da pessoa que você deseja adicionar. Se não tiver acesso para convidar, você terá a opção de solicitar para adicionar um membro.

• Selecione se deseja adicioná-los como um proprietário do espaço de trabalho, administrador de associação ou membro no menu suspenso e em seguida pressione Convidar.

• Eles receberão um e-mail com um link para fazer login e entrar no seu espaço de trabalho.

Usando um link

• Acesse Configurações e membros → Membros.

• Acesse a guia Membros.

• Selecione Copiar link para copiar o link secreto para a área de transferência e compartilhe com quem você gostaria de convidar para trabalhar com você.

• Quando usuários convidados clicarem no link secreto, poderão entrar no seu espaço de trabalho automaticamente como membro pago, sem que você precise adicionar manualmente seus endereços de e-mail.

• Se não deseja poder convidar pessoas para o seu espaço de trabalho com um link, desative a opção ao lado de Link de convite.

• Acesse Configurações e membros → Membros.

• Acesse a guia Membros.

• Selecione o menu suspenso ao lado da função de um membro e escolha Proprietário do espaço de trabalho, Administrador de associação ou Membro. Para remover o membro do seu espaço de trabalho, selecione Remover do espaço de trabalho.

Se você estiver usando o Notion na sua empresa, poderá facilitar a entrada automática de qualquer pessoa no seu espaço de trabalho como membro se ela fizer login com o e-mail de trabalho.

• Acesse Configurações e membros → Configurações.

• Na seção Domínios de e-mail permitidos, digite qualquer domínio de e-mail ao qual você deseja conceder acesso automático, como o domínio de e-mail da sua empresa. Você pode adicionar vários domínios permitidos neste campo, mas só poderá adicionar domínios aos quais as contas dos membros do espaço de trabalho pertencem.

Agora, sempre que alguém entra no Notion com um e-mail de algum desses domínios, a opção de entrar no seu espaço de trabalho será exibida durante o onboarding. Se essa pessoa entrar no seu espaço de trabalho, ela se tornará um membro do espaço de trabalho, havendo a cobrança para você por esse novo membro.

Os convidados são indivíduos externos à sua empresa ou organização que você convida para seu espaço de trabalho com base em página por página. Por exemplo, os convidados podem ser:

• Pessoas com domínio de e-mail diferente da sua organização

• Fornecedores ou estagiários que estão trabalhando com você temporariamente.

• Clientes que você deseja que forneçam feedback sobre o seu trabalho.

• Amigos, familiares ou mentores que você deseja que contribuam ou revisem seu trabalho.

Os convidados têm os mesmos recursos que os membros, exceto:

• Eles não podem ter acesso a todo o espaço de trabalho. Eles precisam ser convidados para visualizar páginas individuais e suas subpáginas.

• Eles não podem criar novas páginas, além daquelas às quais têm acesso.

• Eles não podem ser adicionados a grupos de membros.

• Eles não podem ajustar as configurações do espaço de trabalho ou as informações de cobrança.

• Eles não podem adicionar novos membros ao seu espaço de trabalho.

• Ele não pode adicionar novas integrações ao seu espaço de trabalho.

Em qualquer página que você queira compartilhar com um convidado:

• Vá para Compartilhar no canto superior direito. Clique em Convidar.

• Digite o endereço de e-mail de qualquer pessoa que você queira convidar.

• Selecione um nível de acesso para esse convidado no menu suspenso e pressione Convidar.

• A pessoa receberá um e-mail com um link para a página.

• Se ela ainda não usar o Notion, poderá se inscrever para acessar sua página.

As solicitações de convidados permitem que proprietários de espaços de trabalho controlem quem os membros convidam. Esse recurso está disponível apenas no Plano Enterprise e somente os proprietários de espaços de trabalho podem habilitá-lo ou desabilitá-lo.

Habilitar solicitações de convidados

• Acesse Configurações e membros → Segurança.

• Certifique-se de que Desabilitar convidados esteja ativado e, em seguida, habilite a opção Permitir que os membros solicitem convites. Os proprietários de espaços de trabalho podem Desabilitar convidados sem remover convidados existentes do espaço. Ainda é possível remover todos os convidados existentes, se o proprietário desejar.

Assim que a opção for ativada, os membros terão que enviar uma solicitação antes de poder convidar alguém. Os proprietários de espaços de trabalho estão isentos disso e podem continuar convidando diretamente.

Solicitação para convidar uma pessoa

Se você for proprietário de um espaço de trabalho, poderáconvidar pessoas diretamente.

Se você for membro:

• Acesse a página para a qual você deseja convidar uma pessoa. Da mesma forma que no compartilhamento comum, você precisa ter permissões de acesso completo na página para solicitar que uma pessoa seja convidada.

• Selecione Compartilhar e digite o nome do convidado.

• Selecione a função que você deseja que o convidado tenha.

• Selecione Convidar.

• O proprietário do espaço de trabalho receberá uma notificação sobre sua solicitação, incluindo a página, a função e o e-mail do convidado solicitado. Você também receberá uma confirmação de que o proprietário do espaço de trabalho foi notificado.

Aprovar um convidado

As solicitações de convite devem ser aprovadas por página, por convidado. Somente proprietários de espaços de trabalho podem visualizar e aprovar solicitações de convidados. Cada solicitação terá o e-mail do convidado, do membro que fez a solicitação, da função que foi solicitada e do nome da página.

Um proprietário do espaço de trabalho pode aprovar ou recusar uma solicitação para um convidado diretamente via notificação que recebem ou acessando Configurações e membros → Membros → Convidados e encontrando as solicitações no topo. Após um proprietário do espaço de trabalho responder a uma solicitação, o membro solicitando será notificado da decisão.

Depois de adicionar um convidado a uma página, você poderá a qualquer momento alterar o nível de acesso dele 🔒

• Vá para Compartilhar no canto superior direito. Você verá os convidados da página listados no menu suspenso.

• Clique no menu à direita do nome do convidado. Escolha o nível de acesso que deseja conceder a esse convidado a partir das seguintes opções:

  • Acesso completo: eles podem editar e compartilhar a página. (Isso não está disponível para convidados no Plano Free.)

  • Pode editar: eles podem editar o conteúdo da página, mas não podem compartilhar a página.

  • Pode editar o conteúdo: esse nível de permissão só é encontrado nas páginas da base de dados. Eles podem criar e editar páginas na base de dados. Eles não podem alterar a estrutura da base de dados e suas propriedades, visualizações, classificações ou filtros. Saiba mais sobre as bases de dados aqui →

  • Pode comentar: eles só podem ler e comentar, não editar ou compartilhar.

  • Pode visualizar: eles só podem visualizar o conteúdo e não podem compartilhá-lo.

  • Remover: revoga o acesso deles à página.

Você pode ver uma lista de todos os convidados no seu espaço de trabalho e as páginas às quais cada um tem acesso em Configurações e membros → Membros → Convidados.

• Na lista de membros do seu espaço de trabalho, encontre sua lista de convidados.

• À direita, você verá para quantas páginas cada pessoa foi convidada. Clique para ver ou ir diretamente para as páginas que eles podem acessar.

• Em qualquer uma dessas páginas, você pode editar o nível de acesso ou removê-las.

Ofereça ao convidado a capacidade de acessar todo o seu espaço de trabalho transformando-o em um membro. Em planos pagos, haverá cobrança por cada membro adicional.

• Acesse  Configurações e membros → Membros → Convidados.

• Abra o menu suspenso ao lado do nome do convidado que você deseja converter. Em seguida, selecione Converter em membro.

• Assim que se tornarem membros, você pode encontrá-los na sua lista de membros e alterar o papel deles.

Para remover um convidado do seu espaço de trabalho:

• Acesse  Configurações e membros → Membros → Convidados.

• Abra a lista suspensa ao lado do nome do convidado que deseja remover. Em seguida, selecione Remover.

Para remover convidados de páginas específicas, acesse o menu Compartilhar em cada página e Remova-os.

Você pode definir permissões variadas e específicas para diferentes grupos e equipes sem precisar dividir as pessoas em diferentes espaços de trabalho! Em vez disso, crie grupos dentro de um espaço de trabalho e conceda a cada um diferentes níveis de acesso, página por página. Veja como fazer isso.

Lembre-se de que somente os proprietários do espaço de trabalho podem criar ou editar grupos, e os administradores de membros (no Plano Enterprise) podem apenas editar grupos existentes. Se for o caso, faça o seguinte:

• Acesse Configurações e membros → Membros → Grupos.

• Selecione Criar um grupo e digite um nome para seu grupo. Para definir um ícone para o grupo, basta clicar no ícone de emoji que aparece ao passar o mouse.

• Abra o novo grupo e selecione Adicionar membros.

• Adicione quantos membros quiser a qualquer grupo.

• Você também pode clicar em Remover à direita de qualquer membro do grupo.

• Selecione ••• ao lado de um grupo para Renomeá -lo, e escolha Criar espaço de equipe do grupo ou Excluí- lo.

• Você sempre pode pesquisar por nome ou e-mail para ver em qual grupo uma determinada pessoa está.

Para qualquer página, escolha quais grupos podem ler, comentar, editar e compartilhar.

• Clique em Compartilhar e depois em Convidar. Você verá todos os grupos na parte inferior do pop-up.

• Escolha um grupo e, em seguida, o tipo de acesso que gostaria de dar a esse grupo no menu suspenso:

  • Acesso completo: eles podem editar e compartilhar a página.

  • Pode editar: eles podem editar o conteúdo da página, mas não podem compartilhar a página. (Isso só está disponível em planos pagos.)

  • Pode comentar: a pessoa só pode ler e comentar, não editar ou compartilhar.

  • Pode ler: a pessoa só pode ler o conteúdo e não podem compartilhá-lo.

  • Remover: revoga o acesso deles à página.

• Depois que um grupo for adicionado, você o verá no menu Compartilhar e poderá ajustar o nível de acesso no menu suspenso.

  • Você pode conceder acesso a vários grupos em qualquer nível na mesma página.

  • As permissões de qualquer página também se aplicam a todas as suas subpáginas.

Um espaço de equipe é uma área dedicada e totalmente personalizável, projetada para ser usada pelas equipes da sua organização ou empresa. Saiba mais sobre espaços de equipe →

Para compartilhar um espaço de equipe com grupos do seu espaço de trabalho:

• Passe o mouse sobre o nome do espaço de equipe na barra lateral.

• Clique no botão ••• e, em seguida, acesse Configurações do espaço de equipe.

• Lá, você poderá pesquisar e adicionar grupos ao espaço de equipe.