Divida tarefas em etapas gerenciáveis com subtarefas e dependências

Quando você gerencia uma equipe cheia de coisas para fazer, sua base de dados de tarefas pode virar um caos. Algumas tarefas são rápidas e fáceis de finalizar, enquanto outras têm um escopo muito mais amplo e exigem muitas etapas. Ter essas tarefas lado a lado pode causar confusão, e é difícil progredir quando não se tem certeza do que vem depois.

Se você tiver mais de 50 linhas em sua base de dados de tarefas, subtarefas e dependências podem trazer uma imagem mais clara do que precisa ser feito, dividindo as grandes tarefas em ações menores.

É mais fácil apurar as etapas para completar uma tarefa, compartilhar o trabalho entre sua equipe — atribuindo etapas específicas a diferentes pessoas — e definir o que precisa acontecer para que uma tarefa seja marcada como "concluída".

Você vai identificar rapidamente as tarefas que estão bloqueando seu progresso e que precisam ser resolvidas primeiro.

As subtarefas e dependências são criadas utilizando as propriedades de relação do Notion. Neste guia, vamos explicar como configurar e usar as subtarefas e dependências para o gerenciamento de tarefas com toda a facilidade.

Publicar conteúdo como uma postagem de blog pode parecer uma tarefa simples, mas como bem sabem as equipes de marketing, há muitas etapas envolvidas, desde a pesquisa inicial e a definição das linhas gerais até a redação e a revisão. Isso provavelmente requer que dois ou mais membros da equipe contribuam, e mesmo depois da publicação, você terá várias tarefas a mais para distribuir e promover o post.

Digamos que você adicione uma tarefa à sua base de dados chamada "Publicar o post '10 Maneiras de Usar a Inteligência Artificial no Marketing'". Você pode fazer disso uma tarefa-mãe em sua base de dados e depois criar subtarefas para pesquisar o tópico, delinear o post, escrever a primeira versão e enviá-lo para edição, revisão e publicação.

Algumas dessas tarefas podem até ter suas próprias subtarefas. Por exemplo, publicar o post pode envolver uma revisão final e checagem de SEO, formatação, inserção de imagens, criar uma metadescrição e subir o artigo no seu publicador.

Veja como criar um subitem de propriedade em sua base de dados de tarefas:

• Clique no menu ••• localizado no canto superior direito de uma página da base de dados e selecione  Subitens.

• Na janela Subitens, você criará uma propriedade autorrelacionada. Você pode renomear as propriedades para "Subtarefas" e "Tarefas mães".

• Selecione Criar.

Agora, você verá duas novas propriedades na base de dados, uma para "Tarefas-mães" e outra para "Subtarefas".

Qualquer tarefa em sua base de dados pode ter subtarefas, que podem ser divididas em subtarefas menores.

Para adicionar subtarefas a qualquer item da base de dados, é só passar o mouse por cima, clicar no menu suspenso e adicionar quantas subtarefas você precisar. As subtarefas podem ser visualizadas como tabela ou cronograma.

Use dependências para marcar uma tarefa como dependente de outra.

Por exemplo, imagine que você está trabalhando para lançar um novo recurso. A ordem em que você completa as tarefas é importante, pois você não pode começar a publicar guias e conteúdo de e-mail até que você tenha finalizado a interface de usuário.

Você pode usar dependências em uma visualização de cronograma para sinalizar as tarefas que precisam ser finalizadas antes de passar para a próxima. Isso é muito parecido com os subitens, e é mais uma forma de conectar seu trabalho visualmente.

Para adicionar dependências na visualização de cronograma:

• Acesse o menu ... e clique em Dependências.

• Se não houver nenhuma relação na base de dados, será pedido que você crie uma. O padrão é que esta seja uma autorrelação chamada Dependências.

• Você pode então escolher se quer mostrar as dependências por tarefa-mãe ou por subtarefa.

• Clique em Criar nova relação.

Quando você passar o mouse sobre qualquer item da base de dados em seu cronograma, aparecerá uma seta do lado direito. Você pode clicar na seta e arrastá-la para conectar uma tarefa com a outra, criando uma dependência que aparecerá apenas em uma visualização de cronograma.

Quando você gerencia uma equipe que se movimenta rápido, priorizar e acompanhar o trabalho de todos é um desafio enorme. Com subtarefas e dependências, você pode conciliar o trabalho diário de sua equipe e, ao mesmo tempo, avançar em direção a objetivos maiores.

As subtarefas e dependências ajudam você a:

• Divida tarefas em subtarefas — Muitas tarefas na base de dados são muito amplas para serem concluídas de uma vez. Elas chegam a exigir várias ações, de mais de um membro da equipe. Ao dividir essas grandes tarefas em etapas individuais, fica mais fácil de definir e finalizar o que precisa ser feito.

• Ajude os membros da equipe a colaborar nas tarefas — Depois que dividir uma tarefa em subtarefas individuais, você pode delegar ou atribuir essas tarefas menores aos membros da sua equipe. Isso ajuda sua equipe a colaborar, com cada um fazendo sua parte para atingir os objetivos.

• Identifique bloqueios que impedem seu progresso — Às vezes, você não consegue avançar porque precisa esperar até que uma tarefa específica seja finalizada. As dependências deixam isso evidente, para que você possa colocar essa tarefa como prioridade e seguir em frente.

Quando você abrir uma página em uma base de dados, verá subitens e dependências como uma relação no topo da página.

Você também pode optar por mostrar os subitens como uma seção de página. Assim, quando você abrir uma tarefa, todas as subtarefas ficarão evidentes na hora. Na seção de subitens, você pode clicar no menu de opções ... e selecionar quais propriedades correspondentes você quer exibir (status, responsável, prazo etc.). Ver as subtarefas como uma seção de página separada também facilita a adição de novas tarefas à página.

As subtarefas e dependências foram pensadas especialmente para o gerenciamento de tarefas e projetos.

No entanto, você pode usar essas propriedades para o que precisar.

Por exemplo:

• Divida seus OKRs em minimetas — Crie uma propriedade de subitem dentro da base de dados de OKR de sua empresa, e dê a ela o nome de "Submetas" ou "Minimetas". Depois, você pode adicionar metas menores que se somarão às suas metas gerais mensais, trimestrais ou anuais.

• Crie equipes-mães e equipes-filhas em um organograma — Você pode usar uma propriedade de subitem para criar uma base de dados de organogramas, em que você pode ver como cada departamento é dividido em equipes menores.

• Registre as atualizações mensais e semanais na base de dados de documentos - Os documentos de atualização mensal podem ser os seus itens-mães, com cada atualização semanal como um subitem para o mês em questão.