As melhores maneiras de usar tabelas simples em suas páginas do Notion (e quando não as usar)

Tabelas simples permitem que você faça o que faz de melhor: pensar. Às vezes, uma base de dados, com tantas funcionalidades, pode mais parecer uma furadeira, enquanto uma simples chave de fenda daria conta do recado.

Com tabelas simples, você cria colunas e linhas. Exibe textos importantes. Acrescenta cabeçalhos. E isso é tudo. Porque, às vezes, isso é tudo o que você precisa.

Vamos mostrar a você alguns casos de uso para tabelas simples e discutir cenários nos quais uma base de dados pode ser mais útil.

As tabelas simples tornam suas notas e documentação mais ricas e fáceis de ler. Com elas, você exibe textos visualmente, ajudando a transmitir seu ponto de vista aos leitores (ou a seu "eu" futuro) de maneira clara e eficiente. Assim como as frases de destaque ressaltam textos e os bullets ajudam na análise de informações, as tabelas simples são ótimas para coletar e organizar informações relacionadas.

Para adicionar uma tabela simples à sua página:

1. Digite /tabela e selecione a primeira opção.

2. Arraste para fora para acrescentar colunas, ou para baixo para adicionar linhas.

Quando sua tabela simples for criada, basta clicar nas células e usar a tecla tab para navegar horizontalmente enquanto você adiciona conteúdo.

Se você quiser deixar as suas informações mais fáceis de ler, experimente as tabelas simples. Nesses casos, as bases de dados podem ser informação demais, e a profundidade da estrutura de informação não traz qualquer benefício adicional. Por exemplo, se você estiver falando de métricas em uma reunião, você pode usar uma tabela simples para focar nos dados em questão.

• Rotule informações com cabeçalhos – use o menu Opções para acionar os cabeçalhos de linha e coluna e ter maior distinção visual com um cabeçalho de fundo colorido e texto em negrito.

• Mostre lado a lado com outros blocos – quando precisar dar contexto para o que estiver dentro de uma tabela simples, arraste e solte a tabela ao lado de qualquer outro tipo de bloco no Notion.

Da mesma maneira, você pode preferir usar tabelas simples na documentação da equipe para enfatizar as informações-chave. Fica mais fácil para o leitor absorver as informações do que com outros blocos básicos, ainda mais quando várias informações estão relacionadas.

Por exemplo, quando fizer relatórios de dados, você pode pensar em incluir definições de dados para métricas importantes. Aqui você pode seguir o mesmo fluxo para adicionar uma tabela simples – selecione a opção do cabeçalho da coluna e adicione conteúdo! Tabelas simples não precisam ficar estagnadas nas documentações. Aqui vão algumas dicas para deixar seu trabalho mais dinâmico:

• Adicione e insira linhas e colunas – se você precisar inserir conteúdo, como um novo conceito, use as alças das linhas e colunas para adicionar acima, abaixo, à direita ou à esquerda!

• Maximize o espaço na página – use a opção → ← para encaixar sua base de dados na largura da página ou coluna e chamar mais a atenção do leitor para as informações. Isso será mais útil ainda depois que você adicionar uma coluna, para redefinir a largura de toda a sua tabela.

Nestes dois casos, estamos apenas apresentando e relatando informações, sem precisar organizar, marcar ou calcular nada. Essa é uma boa maneira de ver as tabelas simples em geral – só texto, sem penduricalhos.

Além de enriquecer documentos e notas, as tabelas simples podem dar uma ideia do resultado antes que você crie uma base de dados completa. Isto é ótimo quando você quer a flexibilidade de uma iteração rápida em uma discussão ou brainstorm, viabilizando a conversão fácil das suas informações em uma base de dados de forma fácil depois.

Vamos pegar o exemplo do planejamento de um encontro motivacional para sua equipe – ao longo do dia, você terá várias sessões, palestrantes etc. A longo prazo, este será um grande caso de uso para uma base de dados, mas na hora de começar a planejar, uma tabela simples será melhor. Saiba por quê:

• Colabore com comentários in-line – já que tabelas simples apenas armazenam texto simples, todas as ferramentas de colaboração do Notion, incluindo comentários in-line, funcionarão normalmente. Você pode mencionar membros da equipe e realizar um amplo debate, diretamente na sua página principal.

• Arraste e solte linhas e colunas quando precisar – a estrutura de texto flexível permite a você mover facilmente as colunas da maneira que fizer mais sentido para você e sua equipe. Para planejar o encontro motivacional, você pode usar esse recurso para deixar as sessões em ordem depois de fazer um brainstorm.

• Elimine as linhas que não são mais necessárias – planos mudam, e no mundo das startups, eles mudam bem rápido. Remova facilmente o conteúdo de uma linha usando a sua alça.

Veja as tabelas simples como uma coleção de post-its no seu escritório de casa: são chamativos e úteis para informações curtas, mas que você não consegue escalar. As tabelas simples estão para os post-its assim como as bases de dados estão para blocos de notas e planejadores com uma bela encadernação. Use as bases de dados para seus projetos e tarefas, ou como repositórios para grandes coleções de notas e documentos.

As tabelas simples permitem que você visualize rapidamente as informações, mas é melhor pensar na conversão para uma base de dados sempre que quiser filtrar ou procurar algo nessas informações. Para isso, utilize a opção Transformar em Base de Dados no menu da tabela.

No caso do nosso planejamento do encontro motivacional, você pode querer converter sua tabela em uma base de dados assim que todos os participantes concordarem com o cronograma e você estiver pronto para usar páginas em uma base de dados para planejar sessões. Isso dará a você inúmeras funcionalidades a mais, como:

• Adicione propriedades de data para mapear o dia em um cronograma – as bases de dados podem ter muitas visualizações, permitindo a você exibi-las de diferentes maneiras, inclusive em um cronograma ou calendário.

• Abra linhas em uma página para adicionar notas e detalhes do palestrante – diferentemente das tabelas simples, as linhas da base de dados podem abrir para novas páginas do Notion, em que você pode armazenar informações importantes relacionadas ao tópico da linha.

• Adicione propriedades adicionais para o gerenciamento de tarefas – seus eventos têm um palestrante, sala designada e muito mais. Adicione propriedades para monitorar essas informações.

• Classifique e filtre eventos – quando suas propriedades estiverem prontas, filtre com base na pessoa designada para facilitação ou classifique por hora e data.

De modo geral, as bases de dados se diferenciam por permitir que você abra cada entrada em uma página, adicione tags funcionais (datas, pessoas, URL e mais), crie relacionamentos, rollups e fórmulas e exiba dados em várias visualizações (listas, cronogramas, calendários, quadros e galerias).

Temos toneladas de recursos detalhando casos de uso de bases de dados, mas em geral é uma boa ideia deixar a tabela simples de lado se você precisar capturar informações diversas e categóricas sobre cada item, como um CRM de vendas.

Se você quiser criar integrações – com o Slack ou qualquer ferramenta sem código de terceiros –, as bases de dados são a opção melhor desde o início. No caso dos CRMs, aqui está um exemplo de integração que automaticamente adiciona linhas à sua base de dados quando sua equipe criar um contato no Salesforce. Não vamos entrar em detalhes aqui sobre esses recursos, mas é preciso deixar claro que elas são a opção mais minuciosa.

Quanto maior for seu sistema de ferramentas, mais provável é que ele se pareça com uma base de dados. Antes disso, comece com rapidez e elegância criando tabelas simples – e caso você queira apenas produzir um belo documento, as tabelas sempre serão uma ferramenta à disposição.