Comprender cómo Q&A encuentra respuestas puede ayudarte a obtener mejores resultados

Con la herramienta Q&A de Notion, puedes hacer preguntas sobre el contenido del espacio de trabajo y obtener una respuesta en lenguaje natural. Q&A va más allá de una simple búsqueda y utiliza la IA para mostrar páginas relevantes y producir una respuesta clara a tu pregunta.

Las personas que usan Notion se han estado preguntando exactamente cómo Q&A encuentra y clasifica la información para dar las respuestas más precisas.

En esta guía, explicaremos cómo Q&A brinda respuestas y también algunos de nuestros consejos y prácticas recomendadas para obtener los resultados más útiles de Q&A.

Q&A forma parte del paquete de la IA de Notion. Es una herramienta de chat integrada que muestra y sintetiza información. Haz cualquier pregunta y la IA te proporcionará una respuesta basada en el contenido de tu espacio de trabajo y te permite hacer preguntas naturalmente escritas sobre la información de tu espacio.

Para iniciar una conversación, haz clic en el botón emergente que aparece en la parte inferior derecha de cualquier página, escribe tu pregunta y haz clic en ⬆️ enviar.

Los resultados aparecerán en segundos y pueden incluir enlaces a páginas junto con una respuesta escrita.

Chatear con Q&A es casi como conversar con un colega, y puedes ir y venir, haciendo preguntas de seguimiento hasta obtener la información que necesitas.

En lugar de interrumpir a un colega y esperar su respuesta, pídele a Q&A que te muestre información sobre un tema, te explique un proceso de la empresa, te ayude a ponerte al día sobre una reunión a la que no pudiste asistir, analice los resultados de una campaña, entre otros datos.

Para utilizar Q&A en todo su potencial, es necesario comprender cómo funciona para poder hacer las preguntas correctas.

Este es un desglose de cómo funciona:

1. Cuando escribas tu pregunta en el cuadro de chat Q&A, la IA formulará una consulta de búsqueda y una pregunta. Aunque las palabras clave pueden ser útiles, Q&A analiza el significado general de tu pregunta en lugar de solo palabras específicas.

2. Q&A encuentra una gran cantidad de páginas que coinciden con tu solicitud mirando títulos de páginas, contenido y rutas de documentos.

3. Desde este grupo de páginas, los resultados de Q&A se reducirán a un puñado de páginas que coinciden mejor con tu pregunta. Q&A intenta proporcionar respuestas de alta autoridad, por lo que favorece las páginas que se actualizaron hace poco y se ven con frecuencia.

Recuerda que Q&A:

• No busca en bases de datos (aún) ya que las bases de datos son solo colecciones de páginas, puede que Q&A no comprenda que varias páginas pertenecen a la misma base de datos. Es posible que no se pueda responder una solicitud como "Cuenta la cantidad de tareas completadas por Valerie esta semana". Sin embargo, podrías pedirle a Q&A que te muestre algunas de esas tareas.

• No es posible acceder a páginas privadas Cuando haces una pregunta, Q&A solo analizará las páginas a las que tienes acceso en todo el espacio de trabajo para recuperar una respuesta.

• No tiene acceso a un conocimiento más amplio A diferencia del modo escritor de la IA, Q&A no puede acceder al conocimiento general. Si preguntas sobre temas que no están explícitamente cubiertos en tu espacio de trabajo, Q&A no devolverá un resultado.

Q&A puede ser una herramienta extremadamente útil que ahorra tiempo para obtener información de los conocimientos contenidos en tu espacio de trabajo.

Para obtener los mejores resultados posibles, deberás seguir algunas prácticas recomendadas tanto en el mantenimiento del espacio de trabajo como en el formato de las preguntas.

Estas son algunas de nuestras recomendaciones para hacer de Q&A una herramienta poderosa para todos los miembros de tu equipo.

Evita dejar páginas sin título y, en su lugar, da a cada página un título significativo que represente su contenido.

También debes anidar páginas en los espacios de equipo relevantes y wikis de acuerdo con el tema o departamento con el que se relacionan. Crea una wiki de la empresa para obtener información general y wikis separadas para cada departamento o equipo.

Q&A toma en cuenta la fecha de creación, la última fecha de edición y el número total de visitas al producir resultados, por lo que es más probable que aparezcan las páginas populares que se han creado o editado hace poco.

Asegurarse de que las páginas importantes se revisen y actualicen con la mayor frecuencia posible puede ayudar a Q&A a priorizar el mejor contenido y el más relevante.

Si no quieres eliminar contenido antiguo, puedes archivarlo en una página de "Archivo". Sin embargo, Q&A aún puede descubrir estas páginas obsoletas.

Si bien una estrategia de archivo es el mejor enfoque para borrar contenido obsoleto, puedes ayudar a tus colegas con solo agregar una palabra como "desactualizada" u "obsoleta" a los títulos de las páginas de contenido viejo.

Puedes insertar archivos PDF, páginas web y otros tipos de contenido externo directamente en las páginas de Notion. Sin embargo, Q&A no pueden leer el texto contenido en estos archivos insertados.

Asegúrate de que cualquier información importante también se copie como un bloque de texto para que Q&A pueda encontrarla.

Haz tus solicitudes lo más específicas posible para obtener los resultados más precisos.

Por ejemplo:

• Pregunta: “¿Qué pasó hoy en la reunión de diseño?” en lugar de “¿Qué pasó en la reunión de diseño?”

• Pregunta: "¿Cuál es nuestro proceso de incorporación de un nuevo contratista?" en lugar de "¿Cuál es el proceso de incorporación?

El uso de frases específicas de tiempo como “de los últimos 7 días”, “este mes” o “en 2022” puede ayudar a limitar los resultados de búsqueda y ayudar a Q&A proporcionar la información exacta que estás buscando.

Siempre que sea posible, busca formas de sumar más especificidad y agrégale mucho contexto a todas tus solicitudes.