Agregar miembros, administradores, invitados y grupos

Hay varias formas en las que los usuarios pueden interactuar con un espacio de trabajo de Notion:

• Members: People in your company or organization who can create and edit Notion pages, but can’t change any settings. These are colleagues or people who you work with across a large portion of your workspace.

• Guests: People external to your company or organization who can be invited to individual Notion pages, but not an entire workspace. These are people who aren’t part of your team that you may want to work on specific pages with.

• Propietarios del espacio de trabajo: administradores que pueden administrar la configuración del espacio de trabajo, eliminar un espacio de trabajo y administrar administradores, miembros e invitados.

• Membership admins (Enterprise plan only): People who can add or remove members from workspaces or groups. They don’t have access to workspace settings.

Members are individuals in your company or organization. These could be colleagues at the same organization or people who read, edit, and comment on a lot of the same pages in a workspace.

To manage your workspace members, go to Settings & members → Members. Here, you’ll see:

• A list of active members of your workspace.

• A qué espacios de equipo y grupos pertenecen.

• Each member’s role in the workspace.

With email

• Go to Settings & members → Members.

• Go to the Members tab.

• Seleccione Añadir miembros y escriba la dirección de correo electrónico de la persona que desea añadir. Si no tienes permisos para invitar, tendrás la opción de solicitar que se agregue un miembro.

• Select whether to add them as a Workspace owner, Membership admin, or Member from the dropdown, then press Invite.

• Recibirán un correo electrónico con un enlace para iniciar sesión y unirse al espacio de trabajo.

Usar un enlace

• Go to Settings & members → Members.

• Go to the Members tab.

• Selecciona Copiar enlace para copiar el enlace secreto a tu portapapeles y compártelo con cualquier persona a la que quieras invitar a trabajar contigo.

• Cuando un usuario invitado hace clic en el enlace secreto, podrá unirse a tu espacio de trabajo automáticamente como miembro de pago, sin que tengas que añadir su dirección de correo electrónico manualmente.

• Si no desea poder invitar personas a su espacio de trabajo con un enlace, desactive la opción junto a Invitar enlace.

• Go to Settings & members → Members.

• Go to the Members tab.

• Seleccione el menú desplegable junto a la función de un miembro y luego seleccione Propietario del espacio de trabajo, Administrador de membresía o Miembro. Para eliminar al miembro de su espacio de trabajo, seleccione Eliminar del espacio de trabajo.

Si en tu empresa se usa Notion, puedes facilitar el acceso automático de cualquier persona a tu espacio de trabajo como miembro cuando se registre con su correo electrónico del trabajo.

• Go to Settings & members → Settings.

• En Dominios de correo electrónico permitidos, ingrese cualquier dominio de correo electrónico al que desee otorgar acceso automáticamente, como el dominio de correo electrónico de su empresa. En este campo, puedes agregar varios dominios permitidos, pero solo podrás agregar dominios a los que pertenezcan las cuentas de los miembros del espacio de trabajo.

A partir de ese momento, cualquiera que inicie sesión en Notion con un correo electrónico que tenga uno de estos dominios, verá la opción de unirse al espacio de trabajo durante el proceso de incorporación. Si el usuario se une a tu espacio de trabajo, se volverá un miembro de este y se te facturará debidamente.

Guests are individuals external to your company or organization who you invite into your workspace on a page-by-page basis. For example, guests could be:

• Personas que tienen un dominio de correo electrónico de organización diferente.

• Trabajadores externos o becarios que están trabajando con la empresa de forma temporal.

• Clientes a los que quieras que te den su opinión sobre tu trabajo.

• Friends, family, or mentors that you want to have contribute to or review your work.

Guests have the same capabilities as members, except:

• No se les puede otorgar acceso a todo el espacio de trabajo. Deben recibir una invitación a páginas individuales para ver esas páginas y sus subpáginas.

• No pueden crear nuevas páginas por fuera de las páginas a las que tienen acceso.

• No pueden agregarse a grupos de miembros.

• No pueden cambiar la configuración del espacio de trabajo ni la información de facturación.

• No pueden agregar nuevos miembros al espacio de trabajo.

• No pueden agregar nuevas integraciones a tu espacio de trabajo.

En cualquier página que quieras compartir con un invitado:

• Ve a Compartir en la parte superior derecha. Haz clic en Invitar.

• Introduce la dirección de correo electrónico de los invitados que quieras agregar.

• Selecciona un nivel de acceso para el invitado desde el menú desplegable y presiona Invitar.

• Recibirán un correo electrónico con un enlace a la página.

• Si todavía no usan Notion, podrán registrarse para acceder a la página.

Gracias a las solicitudes de invitados, los propietarios de espacios de trabajo tienen el control sobre a quiénes invitan sus miembros.Esta función solo está disponible en planes Empresa, y solo los propietarios del espacio de trabajo pueden habilitarla o deshabilitarla.

Habilitar solicitudes de invitados

• Vaya a Configuración y miembros → Seguridad.

• Asegúrate de que Desactivar invitados esté activado, luego haz clic Permitir que los miembros soliciten agregar invitados. Los propietarios del espacio de trabajo pueden desactivar a los invitados sin borrar a quienes ya estén en el espacio de trabajo. Todavía tienen la opción de borrar a todos los invitados existentes si lo desean.

Una vez activado, los miembros tendrán que mandar una solicitud antes de poder enviar una invitación. Los propietarios de espacios de trabajo están exentos y pueden seguir enviando invitaciones directamente.

Solicitud para enviar invitaciones

Si eres propietario de un espacio de trabajo, puedesenviar invitaciones directamente.

Si eres miembro:

• Navega hasta la página a la que quieres llevar a tu invitado. Al igual que con la función normal de compartir, debes tener permisos de acceso total en la página para solicitar el envío de invitaciones.

• Selecciona Compartir y escribe el nombre del invitado que quieres sumar.

• Selecciona el rol que quieres que tenga el invitado.

• Selecciona invitar.

• Se enviará una notificación al propietario de tu espacio de trabajo sobre tu solicitud, junto con la página, el rol y el correo electrónico del invitado que solicitaste. También recibirás una confirmación de que el propietario de tu espacio de trabajo fue notificado.

Aprobar a un invitado

Las solicitudes para enviar invitaciones deben aprobarse por página, por invitado. Solo los propietarios de espacios de trabajo pueden ver y aprobar las solicitudes de invitados. Cada solicitud tendrá el correo electrónico del invitado, el miembro que la solicitó, el rol y el nombre de la página.

A workspace owner can approve or reject a request to invite a guest directly from the notification they receive, or by going to by going to Settings & members → Members → Guests and finding the requests at the top. Once a workspace owner responds to a request, the member who submitted will be notified of the decision.

Después de agregar un invitado a una página, puedes cambiar su nivel de acceso en cualquier momento 🔒

• Ve a Compartir en la parte superior derecha. Verás la lista de invitados de la página en el menú desplegable.

• Haz clic en el menú a la derecha del nombre del invitado. Elige el nivel de acceso que quieres otorgarle a un invitado entre las siguientes opciones:

  • Acceso completo: puede editar y compartir la página (esta opción no está disponible para los invitados en el plan gratuito).

  • Puede editar: puede editar el contenido de la página, pero no puede compartirla.

  • Puede editar contenido: este nivel de acceso solo está disponible para páginas de base de datos. El invitado puede crear y editar páginas dentro de la base de datos. Sin embargo, no puede cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, órdenes o filtros. Descubre más sobre las bases de datos aquí →

  • Puede comentar: puede leer y comentar, pero no editar ni compartir.

  • Can view: They can only view the content, and can't share it.

  • Eliminar: quita el acceso a la página.

You can see a list of all the guests in your workspace and the pages they each have access by going to Settings & members → Members → Guests.

• Busca tu lista de invitados en la lista de miembros del espacio de trabajo.

• A la derecha, verás a cuántas páginas se agregó al invitado. Haz clic para ver o ir a las páginas a las que tiene acceso.

• En cualquiera de estas páginas, puedes editar su nivel de acceso o eliminarlo.

Otorga a cualquier invitado la capacidad de acceder a todo el espacio de trabajo al convertirlo en miembro. En los planes pagos, se te cobrará por cada miembro adicional.

• Vaya a Configuración y miembros → Miembros → Invitados.

• Open the dropdown next to the name of the guest you want to convert. Then, select Convert to member.

• Once they become a member, you can find them in your member list and change their role.

To remove a guest from your workspace:

• Vaya a Configuración y miembros → Miembros → Invitados.

• Abre el menú desplegable junto al nombre del invitado que quieres eliminar. A continuación, seleccione Eliminar.

To remove a guest from specific pages, you’ll have to go to the Share menu in each page and Remove them there.

Puedes establecer permisos variables y detallados para diferentes grupos y equipos sin necesidad de dividir al personal en espacios de trabajo diferentes. En su lugar, crea grupos dentro del mismo espacio de trabajo y concede distintos niveles de acceso a cada página. Funciona así:

Ten en cuenta que solo los propietarios de espacios de trabajo pueden crear y editar grupos, y que los administradores de miembros (en el plan Enterprise) solo pueden editar los grupos existentes. Si es así, esto es lo que se debe hacer:

• Go to Settings & members → Members → Groups.

• Seleccione Crear un grupo e ingrese un nombre para su grupo. Para configurar un ícono para el grupo, haz clic en el ícono del emoji que aparece al pasar el cursor por encima.

• Toggle open your new group and select Add members.

• Agrega cuantos miembros quieras a cualquier grupo.

• También puedes hacer clic en Eliminar a la derecha de cualquier miembro del grupo.

• Select ••• next to a group to Rename it, Create teamspace from group, or Delete it.

• Puedes buscar el nombre o el correo electrónico de una persona para averiguar a qué grupos pertenece en cualquier momento.

Selecciona qué grupos pueden leer, comentar, editar y compartir una página.

• Haz clic en Compartir y, luego, Invitar. Verás todos los grupos en la parte inferior de la ventana emergente.

• Elige un grupo y, a continuación, selecciona el tipo de acceso que te gustaría asignarle mediante el menú desplegable:

  • Acceso completo: puede editar y compartir la página.

  • Puede editar: puede editar el contenido de la página, pero no puede compartirla(esta opción solo está disponible para planes pagos).

  • Puede comentar: puede leer y comentar, pero no editar ni compartir.

  • Puede ver: puede ver el contenido, pero no compartirlo.

  • Eliminar: quita el acceso a la página.

• Cuando se agrega un grupo, aparecerá en el menú Compartir y podrás ajustar el nivel de acceso en el menú desplegable.

  • Puedes establecer niveles de acceso diferentes para varios grupos en una misma página.

  • Los permisos para una página se aplican a todas sus subpáginas.

Los espacios de equipo son un área dedicada a cada equipo dentro de tu organización o empresa y cada uno de ellos se puede personalizar por separado. Descubre más sobre los espacios de equipo →

Para compartir un espacio de equipo con grupos de tu espacio de trabajo:

• Pasa el cursor sobre el nombre del espacio de equipo en la barra lateral.

• Haz clic en el botón ••• y, a continuación, dirígete a Configuración del espacio de equipo.

• Desde aquí, podrás buscar y agregar grupos al espacio de equipo.