Introducción a las bases de datos

Hay tres cosas que distinguen las bases de datos Notion de las hojas de cálculo y las bases de datos que puedes crear con otros programas:

1. Cada elemento tiene su propia página: cada elemento que introduzcas en tu base de datos es una página de Notion. Abre un elemento de la base de datos para agregar más información en forma de texto, imágenes y más, como lo haría con cualquier otra página de Notion.

2. Propiedades personalizables: agrega propiedades para contextualizar, etiquetar y aumentar cualquier elemento de la base de datos con elementos como fechas, estados y enlaces. Descubre más sobre las propiedades de las bases de datos aquí →

3. Puedes alternar entre varios diseños: los datos no están pegados en una tabla. Ten una vista exacta de la misma base de datos como un tablero, lista, calendario, galería o cronograma, lo que hace que la información sea más útil. Descubre más acerca de vistas, filtros y ordenamientos aquí →

Todas las bases de datos de página completa tienen los mismos menús y grupos de opciones. A continuación verás una guía rápida.

1. Vistas: edita y cambia de una vista a otra en tu base de datos. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que tengas que abrir el menú desplegable junto a tu vista actual para ver tus otras vistas.

2. Agregar una nueva vista: agrega una nueva vista a tu base de datos, con tu propio diseño, filtros y ordenaciones. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que tengas que abrir el menú desplegable junto a la vista actual y seleccionar Agregar una vista.

3. Menú Filtrar: aplica filtros en función de los valores de las propiedades. Cuando aplicas un filtro a una base de datos, solo tú puedes verlo al principio, pero puedes guardarlo en la vista para todo tu equipo compartido si lo prefieres.

4. Menú ordenar: ordena los datos por una propiedad. Al igual que los filtros, los ordenamientos solo son visibles para ti de forma predeterminada, pero también puedes hacerlos visibles para todo tu equipo.

5. Búsqueda en la base de datos: escribe cualquier palabra, ya sea en el nombre de un elemento de la base de datos o en una propiedad, y la base de datos solo mostrará los elementos que se ajusten a esa consulta de búsqueda.

6. Menú •••: ubicado en la parte superior derecha de la base de datos, esto te permite editar el diseño de la vista, agrupaciones, propiedades y más.

7. Crear una nueva página de base de datos: haz clic aquí para agregar una nueva página a tu base de datos. Dependiendo del tamaño de tu pantalla, esto puede aparecer como + o Nuevo. Abre el menú desplegable situado junto a este botón para acceder y editar cualquier plantilla de base de datos que hayas configurado.

Hay varias maneras de crear una base de datos en Notion:

• Crea una nueva página en tu espacio de trabajo y, a continuación, crea una tabla, un tablero, una lista, un cronograma, un calendario o una galería en ella.

• Crea una página de base de datos dentro de una página existente escribiendo / seguido del diseño de base de datos que quieras (tabla, tablero, entre otros). Elige la versión de página completa o la versión integrada.

Cuando creas una base de datos, puedes comenzar desde cero o extraer datos de otra parte de tu espacio de trabajo.

Te sugerimos que selecciones una fuente de datos existente si quieres usar las mismas propiedades que otra base de datos o una vista ya existente en otra ubicación del espacio de trabajo. Busca una base de datos existente y, a continuación, elige la que te gustaría usar.

Te sugerimos crear una nueva fuente de datos si la información que estás agregando a la base de datos es completamente nueva y no existe en ningún otro lugar de tu espacio de trabajo, o si quieres mantenerla separada de otros datos. Para crear una nueva base de datos, haz clic en Nueva tabla, Nueva lista, etc. (según el tipo de vista que estés creando) en el menú que aparece.

Bases de datos de página completa

• Las Bases de datos de página completa aparecen como cualquier otra página en tu barra lateral.

• Puedes bloquear una Base de datos de página completa para que otras personas no puedan cambiar las propiedades y las opciones de valor seleccionando ••• en la parte superior de la Base de datos → Bloquear Base de datos.

• Para convertir una Base de datos de página completa en una Base de datos integrada, arrastra la Base de datos a otra página en la barra lateral, que la convertirá en una subpágina. A continuación, ve a la página y selecciona →Convertir en Base de datos integrada.

Bases de datos integradas

• Los controles y menús de la Base de datos integrada se ocultan hasta que se mantiene el puntero sobre ellos.

• Puedes expandir una Base de datos integrada a una Base de datos de página completa seleccionando ⤢ en la parte superior.

• Puedes convertir una Base de datos integrada en una Base de datos de página completa haciendo clic en ⋮⋮ y arrastrándola a la barra lateral como una página de nivel superior.

• Puedes eliminar, duplicar, mover o copiar el enlace a tu Base de datos integrada seleccionando ⋮⋮, que aparecerá al pasar el cursor hacia un lado.

• En tu barra lateral, tu Base de datos integrada aparecerá como una subpágina de la página en la que se encuentra.

Puedes hacer una copia de una base de datos. Sigue estos pasos:

• Pasa el cursor sobre la Base de datos y, luego, selecciona ⋮⋮.

• Selecciona Duplicar. Puedes elegir Duplicar con contenido o, si deseas utilizar la misma configuración de base de datos para organizar otras páginas, Duplicar sin contenido.

Cada elemento de tu base de datos, ya sea una fila en una tabla o una tarjeta en un tablero o calendario, constituye una página en sí misma en la que puedes crear, formatear y alojar contenido como en cualquier otra página.

A continuación te explicamos cómo abrir los elementos de la base de datos como páginas:

• En las tablas, desplaza el cursor por encima de la primera columna y haz clic en el botón ABRIR que aparece.

• En las listas, solo hay que hacer clic en el título del elemento.

• En tableros, calendarios y galerías, puedes hacer clic en cualquier parte de la tarjeta.

• Las páginas se abrirán siempre en modo de vista previa. Haz clic en Abrir como página, en la parte superior izquierda, para ver como página completa.

• En esta página verás todas las propiedades de tu base de datos en la parte superior. Cada fila es una propiedad, con un nombre, un tipo y un valor. Haz clic en el valor que desees editar.

  • Haz clic en el símbolo ⋮⋮ que aparece a la izquierda de cada propiedad al pasar el cursor para acceder las siguientes acciones: arrastrar el elemento hacia arriba o abajo, cambiar el tipo de propiedad, cambiarle el nombre, duplicarlo o eliminarlo. 

• Debajo de tus propiedades hay espacio libre, donde puedes agregar cualquier tipo de bloque de contenido, incluso subpáginas o una base de datos integrada.

• Los elementos de la base de datos son páginas; por eso, cualquier otro tipo de contenido que arrastres a una base de datos (como viñetas o elementos pendientes), se convertirá automáticamente en páginas.

La sección superior de cualquier página en una base de datos de Notion puede incluir varios elementos:

1. Las propiedades proporcionan datos sobre la página que estás viendo, como el propietario del proyecto, fecha límite, etiquetas, etc.

2. Los comentarios registran la conversación entre tú y el resto de tu equipo. Pueden usarlos para etiquetarse entre sí, hacer preguntas, compartir opiniones, etc. 

3. Los enlaces internos indican todas las páginas vinculadas con la página actual, lo que te facilitará ir de una a otra.

Al igual que con todas las funciones de Notion, puedes personalizar la apariencia de estos elementos. Para acceder a estas opciones:

• Haz clic en el símbolo ••• en la parte superior derecha de cualquier página de Notion en una base de datos y selecciona Personalizar página.

• Verás esta ventana emergente:

En el caso de las propiedades, puedes usar este menú para elegir qué campos de propiedad deseas mostrar en la parte superior de la página y cómo. En cada uno, selecciona una de las siguientes opciones:

• Mostrar siempre: nada cambia, sigues viendo el campo de propiedad.

• Ocultar cuando está vacío: el campo de propiedad desaparecerá de la parte superior de la página si no incluye ningún valor.

• Ocultar siempre: el campo de la propiedad no se mostrará en la parte superior de su página.

También puedes acceder al menú Personalizar página haciendo clic en el ícono ⋮⋮ junto a cualquier propiedad de la lista en la parte superior de la página de tu base de datos. Si haces clic en este ícono ⋮⋮ y lo mantienes presionado, puedes arrastrar hacia arriba o abajo para cambiar el orden de aparición de las propiedades en tu página.

En el caso de los enlaces internos, puedes elegir:

• Visibles: puedes ver la totalidad de las páginas vinculadas con la página actual.

• Desplegables: si no quieres ver todas las páginas, puedes elegir ver solo el número de enlaces internos. Haz clic para abrir una lista desplegable con todas las páginas.

• Desactivados: simplemente oculta por completo todos los enlaces internos.

En el caso de los comentarios, puedes elegir mostrarlos:

• Visibles: muestra la conversación completa en la parte superior de la página.

• Desactivados: oculta los comentarios en la página para obtener una vista minimalista.

Al usar una base de datos en un espacio de trabajo compartido, Notion dispone de funciones para evitar modificaciones por accidente que puedan afectar a otros miembros del equipo.

Haz clic en Compartir en la parte superior de una Base de datos para ver y administrar los niveles de permisos de todos los usuarios. Descubre más sobre cómo compartir y los permisos aquí →

El nivel de permiso Puede editar solo se encuentra en las páginas de la base de datos. Con este nivel, los usuarios pueden:

• Crea, edita y elimina páginas dentro de la Base de datos.

• Edita los valores de las propiedades para esas páginas.

Los usuarios con permisos de tipo Pueden editar en una base de datos no podrán:

• Agrega, edita o borra propiedades o vistas de la Base de datos.

• Cambia los filtros o el orden.

• Bloquear o desbloquear la Base de datos.

Busca esta opción en el menú •••, en la parte superior derecha de la ventana de Notion. Actívala para evitar que algún usuario cambie las propiedades y las vistas de tu base de datos. Aun así, podrán seguir editando los datos incluidos en dicha base de datos.

Recuerda que cualquier persona con acceso de edición puede activar o desactivar el bloqueo en cualquier momento. Esta función es útil como protección rápida contra las modificaciones involuntarias en una base de datos si quieres dar la opción de que muchos usuarios puedan cambiar su estructura.