Verwende die Notion-KI, um Teams ein perfektes ausgelagertes Gedächtnis zu geben und Zeit zu sparen

Herkömmliche Wissensmanagement-Tools sind oft schwer zu bedienen und noch schwerer zu konfigurieren. Als Wissensmanager/-in verbringst du viele Stunden damit, das perfekte Setup zu entwickeln, damit dein Team die benötigten Informationen selbst abrufen kann. Warum hast du also das Gefühl, dass sie nie finden können, was du schreibst?

Mit Notion kannst du ganz einfach eine Wissensdatenbank für deine internen Teams erstellen. Und was noch wichtiger ist: Wenn Teammitglieder eine Antwort auf eine Frage brauchen, müssen sie nur die Notion-KI fragen.

Die KI-gestützte Funktion Q&A von Notion durchsucht alle relevanten Artikel deiner Wissensdatenbank, um eine präzise Antwort zusammenzustellen. Sie gibt sogar ihre Quellen an. Und im Gegensatz zu einem generischen Chatbot erfindet sie keine Antwort, wenn sie etwas nicht finden kann.

In dieser Anleitung werden die folgenden Themen vorgestellt:

1. Wie Teams Q&A nutzen können, um sich selbst mit Informationen zu versorgen

2. Wie du ein Wiki zur Verwaltung deiner Wissensdatenbank erstellst

3. Wie du Berechtigungen einrichtest und Teammitglieder in deine Notion-Wissensdatenbank integrierst

Wenn alle deine Informationen in Notion gespeichert sind, brauchen deine Mitarbeitenden nur eine Frage in normaler Sprache zu stellen, und die Notion-KI gibt eine Antwort – mit einem Verweis auf alle Seiten, auf denen diese Informationen gespeichert sind.

Hier sind einige praktische Möglichkeiten, wie deine Teams diese Funktion nutzen können:

• Software-Fehlerbehebung oder Helpdesk für IT-Teams: Wenn ein Teammitglied ein Softwareproblem behebt, könnte es die Notion-KI verwenden, um zu fragen: „Was sind die häufigsten Schritte zur Fehlerbehebung für unsere CRM-Software?“ Sofern dieses Wissen in deinem Wiki vorhanden ist, stellt die Notion-KI eine Liste mit möglichen Lösungen bereit und hilft dem Teammitglied, das Problem zu lösen, ohne dass ein IT-Helpdesk-Ticket erstellt werden muss.

• Kundensupport für CX-Mitarbeitende: Mitarbeitende im Bereich Customer Experience könnten die Notion-KI verwenden, um zu fragen: „Wie lauten unsere Rückerstattungsrichtlinien für Abodienste?“ Die Notion-KI stellt dann die spezifischen Informationen aus deiner Wissensdatenbank bereit und hilft dem CX-Mitarbeitenden, präzise und effizient auf Kundenanfragen zu antworten.

• Onboarding-Verfahren für Personalwesen und Verwaltung: Ein neuer Mitarbeiter könnte fragen: „Wie sehen die Onboarding-Verfahren für die Marketingabteilung aus?“ Die Notion-KI bietet dann einen kompakten Überblick über die relevanten Verfahren und hilft dem neuen Teammitglied, sich schnell einzuarbeiten.

• Unternehmensrichtlinien für Teams: Um zu verstehen „Wie sieht die Politik des Unternehmens in Bezug auf Remote-Arbeit aus?“, könnte ein Teammitglied der Notion-KI diese Frage stellen und die benötigten Informationen erhalten, ohne das Unternehmenshandbuch durchsuchen oder in Slack nachfragen zu müssen.

• Live-Bearbeitung von Beanstandungen für GTM-Teams: Wenn deine Vertriebs- und Support-Mitarbeitenden mit Kund/-innen telefonieren, müssen sie sofort auf das Wissen zugreifen können, das in deinen Battle Cards, Wettbewerbsanalysen, Roadmaps und vielem mehr enthalten ist. Mit der Notion-KI müssen sie nur eine Frage stellen und erhalten sofort eine Antwort.

Wenn sie Fragen in natürlicher Sprache stellen, können sie pro Anfrage bis zu 5 Minuten an Suchzeit sparen, was die Effizienz deines Unternehmens erheblich verbessert, vor allem, wenn es skaliert. Wie fängt man am besten an?

Der erste Schritt zur Verwendung von Notion als Homebase für dein Support-Team besteht darin, alle deine vorhandenen Dokumente in Notion zu zentralisieren. Wir empfehlen hierfür die Verwendung der Wiki-Funktion, da diese über zusätzliche Eigenschaften zur Wissensverwaltung verfügt – beispielsweise eine Verifizierung.

Jeder Seite in deinem Wiki können ein/-e Eigentümer/-in und ein Verifizierungsstatus sowie alle anderen Tags zugewiesen werden, die für dein Unternehmen nützlich sind. Um ein Wiki zu erstellen, führe die folgenden Schritte aus:

1. Bereite deine Inhalte vor: Erstelle oder identifiziere zunächst die Seiten, die du in deine Wissensdatenbank aufnehmen möchtest. Dabei kann es sich um bestehende Seiten in Notion handeln, die Informationen über die Prozesse deines Teams, Richtlinien oder andere relevante Inhalte enthalten, oder um Inhalte, die du aus einem anderen Tool übernimmst.

2. Erstelle deine Top-Level-Seite: Stelle den gesamten Inhalt, den du ausgewählt hast, auf einer Seite mit Unterseiten zusammen. Wenn du mit Notion noch nicht vertraut bist, erfährst du hier, wie du Seiten und Unterseiten erstellst.

3. Mache aus deiner Seite ein Wiki: Sobald du deine Inhalte fertiggestellt hast, kannst du sie in ein Wiki umwandeln, um zusätzliche Eigenschaften freizuschalten, die dir bei der Verwaltung deines Wissens helfen. Navigiere dazu zur obersten Seite deines Inhalts, klicke auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, um das Menü der Seitenoptionen zu öffnen, und wähle „in Wiki umwandeln“.

4. Aktualisiere und pflege dein Wiki: Denke daran, dass eine Wissensdatenbank eine lebendige Ressource ist. In deinem neu erstellten Wiki kannst du jedem Artikel Eigentümer/-innen zuweisen und Ablaufdaten für Inhalte festlegen. Erfahre hier mehr über das Erstellen eines Wikis in Notion.

Sobald du bereit bist, Teammitglieder in Notion einzuladen, solltest du dich über die Berechtigungen informieren.

Als Wissensmanager/-in machst du dir wahrscheinlich Gedanken darüber, wer deine Inhalte bearbeiten darf, und es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen dem Schutz der Integrität deiner Daten und der Möglichkeit der gemeinschaftlichen Wissenserstellung zu finden. Zu diesem Zweck kannst du in Teamspaces differenzierte Berechtigungsstufen konfigurieren, die deinen Anforderungen entsprechen.

In deinen Teamspace-Einstellungen kannst du die Standardberechtigungsstufe für die meisten Mitglieder auf „Lesezugriff“ festlegen. Anschließend kannst du den Inhaltsmanager/-innen nach Bedarf individuell höhere Zugriffsstufen gewähren.

So haben neue Mitglieder Zugriff auf alles, was sie brauchen, können aber keine versehentlichen Änderungen vornehmen.

Schließlich ist es an der Zeit, deine Teammitglieder hinzuzufügen, um die Einführung der Notion-Wissensdatenbank abzuschließen.

Um Q&A nutzen zu können, musst du deine Teamkolleg/-innen als „Mitglieder“ zu deinem Workspace hinzufügen (nicht als Gäste). Mit Notion kannst du je nach Größe deines Teams und den Anforderungen deines Unternehmens problemlos weitere Nutzer/-innen hinzufügen. Du könntest:

• Mitglieder per E-Mail hinzufügen: Wenn du die E-Mail-Adressen aller Personen kennst, die Zugriff auf deine Wissensdatenbank benötigen, kannst du sie manuell unter „Mitglieder“ hinzufügen. Dies ist ideal für kleinere Teams oder um dein Wiki zunächst mit deinen engen Mitarbeitenden zu testen.

• Mitglieder über einen Einladungslink hinzufügen: In den Einstellungen kannst du einen Einladungslink erstellen, der automatisch neue Mitglieder hinzufügt, wenn diese darauf klicken. Du könntest dies in das Onboarding von Teammitgliedern für ein unkompliziertes Managementsystem einbeziehen.

• Mitgliedern über SSO hinzufügen: Nutzer/-innen mit Enterprise Plan können SSO verwenden, um Mitarbeitende über SCIM hinzuzufügen. Das erleichtert den IT-Admins das Zugangsmanagement und bietet eine höhere Datensicherheit durch die Automatisierung des Offboardings über SCIM.

Durch die Einführung von Notion für dein internes Wissensdatenbankmanagement kannst du die Effizienz und den Informationszugriff deines Teams verbessern. Sieh dir unten an, wie Remote.com dadurch 485.000 USD pro Jahr eingespart hat.

Wenn du die Notion-KI zu deinem Plan hinzufügst, erhältst du Zugriff auf alle ihre Funktionen, nicht nur auf Q&A. Das heißt, du kannst damit das Schreiben verbessern, Aufgaben vereinfachen, die tägliche Arbeit erleichtern und vieles mehr. Hier sind nur einige Ideen, wie du beginnen könntest:

• Verfasse Artikel für deine Wissensdatenbank schneller – Gib einfach eine kurze Gliederung oder eine Liste der wichtigsten Punkte an. Die Notion-KI kann einen detaillierten und kohärenten Entwurf erstellen, sodass du dich auf die Verfeinerung und Anpassung des Inhalts konzentrieren kannst.

• Mache technische Konzepte verständlicher: Als Mitglied eines IT- oder technischen Teams kannst du die Notion-KI bitten, verwirrende Dokumentationen so umzuschreiben, dass sie für deine technisch nicht so versierten Stakeholder leichter verständlich sind. Das spart dir Zeit und sorgt für weniger Verwirrung bei deinen Teamkolleg/-innen.

• Entwirf Antworten für einen Kund/-innen:Durchdachte Antworten können bei der Lösung der Probleme deiner Nutzer/-innen viel bewirken. Mit dem KI-Writer kannst du einige Stichpunkte vorgeben und die Notion-KI bitten, eine freundliche und direkte Antwort auf die Frage zu verfassen.

• Fasse Meetingnotizen zusammen und finde Aktionspunkte: Bitte die Notion-KI nach einem Meeting einfach, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen und alle Aktionspunkte hervorzuheben. Dies kann insbesondere bei langen Meetings nützlich sein oder wenn du die Ergebnisse mit Teammitgliedern teilen willst, die nicht teilnehmen konnten.