Workspaces: Überblick

Die Notion-App ist in zwei Bereiche unterteilt: die Seitenleiste und den Editor.

• Die erweiterbare Seitenleiste von Notion dient der Navigation.

• Alle von dir erstellten Seiten und Datenbanken werden hier aufgeführt.

• Du kannst Seiten ineinander verschachteln, um unendlich viele Organisationsebenen zu schaffen.

• Außerdem findest du hier deine Einstellungen, den Papierkorb und weitere Werkzeuge.

• Im Editor findest du deine Inhalte.

• Oben befinden sich die Steuermenüs (von denen noch die Rede sein wird). Ansonsten ist der Editor von Notion wie eine leere Leinwand für deine Dokumente, Pläne und Ideen.

• Du wirst feststellen, dass die Menüs oben ausgeblendet werden, sobald du etwas eingibst. So kannst du dich noch besser konzentrieren.

Die Steuerung befindet sich oben in der Seitenleiste und enthält diverse Schlüsselfunktionen:

• Workspace-Auswahl: Klicke auf den Namen deines aktuellen Workspaces, um zwischen verschiedenen Workspaces zu wechseln, Workspaces zu erstellen, einem Workspace beizutreten oder dich abzumelden. Hier findest du weitere Informationen zum Wechsel zwischen verschiedenen Workspaces →

• Suche: Öffne das Suchfenster in Notion, um einen Suchbegriff einzugeben oder schnell zu einer kürzlich aufgerufenen Seite zu springen. Hier findest du weitere Informationen zur Suchfunktion →

• Updates: Hier findest du all deine Benachrichtigungen. Das Menü enthält Änderungen an Seiten, denen du folgst, deine Namensnennungen in deinem Workspace und neue Arbeitsaufträge. Ein rotes Symbol weist dich auf ungelesene Benachrichtigungen hin. Hier findest du weitere Informationen zu Updates →

• Einstellungen: Unter diesem Menüpunkt findest du die Einstellungen für dein Konto, deinen Workspace, deinen Plan und deine Rechnungsdaten. Hier findest du weitere Informationen zu Kontoeinstellungen →

Teamspaces sind gesonderte Bereiche für einzelne Teams innerhalb der Organisation bzw. Firma und können individuell konfiguriert werden. Weitere Infos zu Teamspaces →

• In jedem Workspace gibt es mindestens einen Standard-Teamspace, der allen Mitgliedern in der Seitenleiste angezeigt wird.

• Seiten im Standard-Teamspace in der Seitenleiste können auch von anderen Workspace-Mitgliedern geöffnet und geteilt werden.

Unter Teamspaces werden alle Teamspaces angezeigt, denen du angehörst.

• Um eingebettete Seiten ein- und auszublenden, klickst du einfach einen Teamspace-Namen an.

• Für mehr Übersichtlichkeit in der Seitenleiste empfiehlt es sich, alle Teamspaces zu verlassen, die du nicht benötigst. Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces und klicke auf ••• und dann auf Teamspace verlassen.

• Du kannst beliebige Ausklappmenüs in der Seitenleiste öffnen, um die ineinander verschachtelten Seiten anzuzeigen. Diese werden bei uns auch als Unterseiten bezeichnet.

• Bei Datenbankseiten kannst du das Ausklappmenü öffnen, um die verschiedenen Ansichten anzuzeigen, die du von dieser Datenbank erstellt hast. Diese werden mit einem • dargestellt, wie oben unter Teamaufgaben.

• Alle Seiten, die du nur mit bestimmten Personen geteilt hast, werden unter Geteilt aufgelistet.

• Die Kategorie wird dir in der Seitenleiste angezeigt, sobald du jemanden zu einer privaten Seite eingeladen hast.

• Andere Workspace-Mitglieder, die du nicht eingeladen hast, können diese Seiten nicht sehen. Diese Funktion ist beispielsweise für Protokolle zu Vieraugengesprächen hilfreich.

• Möchtest du einen Eintrag unter Geteilt entfernen, ohne die Seite zu löschen, bewege den Mauszeiger über den Eintrag, klicke auf ••• und dann auf Verlassen.

• Der Bereich Privat enthält deine privaten Seiten. Was du hier einträgst, ist für die anderen Personen in deinem Workspace nicht sichtbar.

• Deshalb eignen sich private Seiten besonders für deine persönlichen Aufgaben und Notizen sowie für Vorhaben, die du noch nicht mit anderen teilen möchtest.

• Mithilfe der Vorlagen kannst du neue Seiten einrichten und über 50 verschiedene Aufgaben bearbeiten.

• Mit Importieren kannst du Daten aus anderen Apps in deinen Notion Workspace importieren. So kannst du ganz einfach Inhalte aus Evernote, Trello, Asana, Word, Google Docs, Dropbox Paper, Quip und vielen anderen Programmen übertragen.

• Im Papierkorb findest du alle Seiten, die du gelöscht hast. Per Drag-and-Drop kannst du Seiten ganz einfach in den Papierkorb verschieben. Wenn du den Papierkorb anklickst, kannst du diese Seiten außerdem durchsuchen, anzeigen und wiederherstellen.

• In den Favoriten kannst du Seiten, auf die du schnell zugreifen musst, oben an die Seitenleiste anheften.

• Der Abschnitt wird erst angezeigt, wenn du eine Seite durch Anklicken des Stern-Icons oben rechts zu deinen Favoriten hinzugefügt hast.

• Um eine neue Seite zu erstellen, klicke unten in der Seitenleiste auf die Schaltfläche + Neue Seite.

• Alternativ kannst du auf eines der +-Icons neben einem Workspace in der Seitenleiste klicken und so eine Seite zu einem Bereich hinzufügen.

• Wenn du mit dem Mauszeiger über eine Seite in der Seitenleiste fährst, erscheint ein +, mit dem du eine verschachtelte Seite hinzufügen kannst. Über das ••• -Icon kannst du die folgenden Aktionen auf die Seite anwenden: Löschen, Duplizieren, Link kopieren, Umbenennen und Verschieben nach.

• Du behältst immer im Blick, wo du dich in deiner Seitenstruktur gerade befindest. Hier erfährst du, wie sich die aktuell angezeigte Seite in die übrigen Seiten einfügt.

• Um direkt zu einer Seite zu springen, klicke sie einfach in diesem Menü an. Manchmal wird stattdessen auch ein ... angezeigt. Wenn du das Symbol anklickst, werden alle dazwischenliegenden Seiten angezeigt.

• Hier findest du Fotos von allen Personen, die Zugriff auf die von dir aufgerufene Seite haben (gelegentlich abgekürzt durch einen Eintrag wie +16 weitere). Wenn du den Mauszeiger über eines der Fotos bewegst, wird dir die vollständige Liste einschließlich Namen und E-Mail-Adressen angezeigt.

• Fotos in Graustufen bedeuten, dass die jeweilige Person die Seite derzeit nicht betrachtet, aber Zugriff darauf hat.

• Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an denselben Inhalten, sind die Fotos ständig in Bewegung – je nachdem, welcher Block von der jeweiligen Person gerade gelesen oder bearbeitet wird.

• Jede Zeile in diesem Menü steht für eine Person bzw. Personengruppe, mit der du die Seite teilen kannst. In dem oben abgebildeten Menü einer Wiki-Seite für das Engineering:

  • ist Im Web teilen deaktiviert, so dass nur du und die anderen Teammitglieder die Seite sehen können

  • bedeutet Alle bei Acme Inc., dass alle Workspace-Mitglieder die Seite kommentieren können

  • ist ada@lovelace.com ein Gast auf der Seite, der von außerhalb des Workspaces eingeladen wurde. Ada kann die Seite in diesem Fall nur ansehen.

  • ist Fig  ein Beispiel für ein Teammitglied mit vollem Seitenzugriff. Dieses kann die Seite bearbeiten und selbst Personen einladen.

• In den Dropdown-Menüs rechts kannst du die Zugriffsberechtigungen einzelner Personen einstellen.

• Mit Link kopieren kopierst du die URL der aktuellen Seite in die Zwischenablage, um sie an andere Personen weiterzugeben. Die Seite kann jedoch trotzdem nur von Personen mit Seitenzugriff aufgerufen werden.

• Über Einladen kannst du Personen aus dem Workspace und von außerhalb über ihre E-Mail-Adresse zu einer Seite einladen. Weitere Informationen zum Thema Teilen findest du hier →

• Wenn du das 🕘-Icon anklickst, erhältst du einen Überblick über alle Änderungen und Kommentare zu der aktuellen Seite.

• Klicke auf Folgen, um dich über Änderungen an der Seite auf dem Laufenden zu halten. In der Seitenleiste werden diese für alle Seiten, denen zu folgst, unter Updates zusammengefasst.

• Per Mausklick auf das 🌟-Icon kannst du Seiten unter Favoriten oben an die Seitenleiste anheften.

• Favoriten sind der beste Weg, um mit nur einem Mausklick auf Seiten zuzugreifen, die du im Rahmen eines Projekts immer wieder aufrufst.

• Um eine Seite aus den Favoriten zu entfernen, bewege den Mauszeiger in der Seitenleiste über den entsprechenden Eintrag und wähle dann nach einem Rechtsklick (oder unter •••) Aus Favoriten entfernen.

In diesem Menü findest du zahlreiche Bearbeitungsmöglichkeiten und Aktionen:

• Stil: Hier kannst du deine Seite mit einer von drei verschiedenen Schriftarten gestalten.

• Kleiner Text: Mit diesem Befehl kannst du die Schriftgröße auf der gesamten Seite verkleinern.

• Volle Breite: Mit diesem Befehl kannst du den rechten und linken Seitenrand verkleinern.

• Seite anpassen: Hiermit kannst du Rückverweise und Seitenkommentare ein- und ausblenden.

• Seite sperren: Wenn du eine Seite sperrst, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. So verhinderst du, dass wichtige Seiten versehentlich verändert werden.

  • Ansichten sperren: Diese Funktion bezieht sich nur auf Datenbanken. Aktivierst du die Sperre, können andere Personen weiterhin Daten eingeben, aber keine Ansichten oder Eigenschaften mehr ändern.

• Zu Favoriten hinzufügen: Mit diesem Befehl kannst du eine Seite oben an die linke Seitenleiste anheften.

• Link kopieren: Mit diesem Befehl kannst du einen Link zur Seite mit anderen zugriffsberechtigten Personen teilen.

• Seitenverlauf: Hier kannst du ältere Versionen der Seite aus den letzten 30 Tagen aufrufen (nur bei kostenpflichtigen Abos).

• Gelöschte Seiten anzeigen: Öffnet den Papierkorb, sodass du bereits gelöschte Seiten wiederherstellen oder endgültig entfernen kannst.

• Importieren: Du kannst Dokumente und Daten aus diversen anderen Apps (Evernote, Trello, Google Docs etc.) in die Seite einfügen.

• Exportieren: Über die Exportfunktion kannst du die aktuelle Seite als Datei auf deinem Computer speichern. Datenbanken werden dabei als CSV-Dateien, alle anderen Seitentypen im Markdown-Format gespeichert. Seiten und Datenbanken können außerdem als PDF- und HTML-Dateien gespeichert werden.

• Verschieben nach: Dieser Befehl öffnet ein Menü, aus dem du andere Workspaces bzw. Seiten auswählen kannst, in die die aktuelle Seite dann verschoben wird.

• Wortzahl: Hier kannst du nachsehen, wie viele Wörter eine Seite enthält.

• Zuletzt bearbeitet von: Hier erfährst du, wer die Seite zu welchem Zeitpunkt zuletzt geändert hat.

• Wenn du unten rechts auf das ?-Symbol klickst, wird Hilfe und Support geöffnet.

• Hilfe und Supportdokumentation: Hier gelangst du zum Hilfe-Center, in dem du dich gerade befindest 🤓

• Support kontaktieren: Hier kannst du unserem Support eine Nachricht aus der App schicken.

• Mit dem Vertrieb chatten: Du möchtest auf den Plus, Business oder Enterprise Plan upgraden? Dann freuen wir uns über deine Nachricht!

• Tastaturkürzel: Hier findest du alle Tastatur- und Markdown-Kürzel.

• Neuigkeiten: Versionshinweise zu neuen Funktionen und Vorschauen zu kommenden Funktionen.

• Join us/Stellenangebote: Offene Stellen bei Notion – wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Hier nochmal ein kurzer Hinweis, dass es Unterschiede zwischen der Arbeit im Team und dem privaten Gebrauch von Workspaces gibt:

• Seiten in privaten Workspaces sind standardmäßig auf privat gestellt, sofern sie nicht ausdrücklich mit anderen geteilt werden.

• Im Team können dagegen alle Seiten, die in der Seitenleiste unter Workspace aufgelistet sind, von allen Workspace-Mitgliedern aufgerufen und mit großer Wahrscheinlichkeit auch bearbeitet werden (sofern nicht anders angegeben).

• Die unter Workspace aufgeführte Struktur ist ebenfalls für alle Mitglieder sichtbar. Die Seitenanordnung ist für alle gleich. Einzelne Personen können aber verschiedene Seiten öffnen und schließen, ohne dass dadurch die Ansicht der anderen Beteiligten beeinflusst wird.

• Im Plus, Business und Enterprise Plan gibt es Mitglieder und Admins mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen. Weitere Informationen zu den Themen Teilen und Berechtigungen findest du hier →