Mitglieder, Administratoren, Gäste und Gruppen hinzufügen
Notion ist der perfekte Ort, um mit anderen zusammenzuarbeiten. Füge Mitglieder hinzu, um Seiten zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Du arbeitest mit externen Personen zusammen? Dann kannst du sie als Gäste in deinen Workspace einladen.
Hinweis: Die folgende Anleitung richtet sich an Administratoren im Plus-Paket oder im Paket für Unternehmen. Ansonsten sind die genannten Optionen nicht sichtbar. Im kostenlosen Paket können mit einem Benutzerkonto zwar Gäste, aber keine Mitglieder hinzugefügt werden.
In Notion-Workspaces gibt es verschiedene Rollen:
Workspace-Besitzer/-innen: Admins, die die Workspace-Einstellungen ändern, den Workspace löschen und andere Admins, Mitglieder und Gäste verwalten können.
Mitgliedschafts-Admins (nur im Enterprise Plan): Mitgliedschafts-Admins unterstützten die Mitgliederverwaltung, indem sie Mitglieder zu Workspaces und Gruppen hinzufügen und entfernen. Sie haben keinen Zugriff auf die Workspace-Einstellungen.
Mitglieder: Personen, die Notion-Seiten erstellen und bearbeiten können, aber weder Einstellungen bearbeiten noch Mitglieder hinzufügen dürfen. Diese Benutzergruppe gibt es nur im Plus Plan und im Enterprise Plan.
Gäste: Externe Personen, mit denen du an bestimmten Seiten zusammenarbeiten möchtest. Man kann sie zu einzelnen Notion-Seiten einladen, nicht aber zu kompletten Workspaces.
Mitglieder per E-Mail einladen
Klicke in der linken Seitenleiste oben auf
Einstellungen.Gehe auf
Mitglieder hinzufügenund gebe die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein.Wähle in der Dropdown-Liste aus, ob sie als
Workspace-Besitzer/-inoderMitgliedhinzugefügt werden sollen, und klicke anschließend aufEinladen.Workspace-Besitzer/-innen können die Einstellungen ändern und weitere Mitglieder einladen.
Mitglieder können weder Einstellungen bearbeiten noch neue Mitglieder einladen.
Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, über den sie deinem Workspace beitreten kann.
Mitglieder per Einladungslink hinzufügen
Klicke in der linken Seitenleiste oben auf
Einstellungen.Klicke die blaue Schaltfläche
Link kopierenan, um den geheimen Link in die Zwischenablage zu kopieren und an die Mitarbeiter weiterzugeben, die du einladen möchtest. Den Link kannst du per Slack, E-Mail, SMS oder auf anderem Wege weitergeben.Wenn die Empfänger den geheimen Link anklicken, können sie deinem Workspace automatisch als kostenpflichtige Mitglieder beitreten, ohne dass du ihre E-Mail-Adressen manuell hinzufügen musst.
Um diese Funktion zu aktivieren, klickt man einfach den Schalter rechts neben
Einladungslinkan.
Hinweis: Im Plus-Paket und im Paket für Unternehmen werden die Kosten pro Workspace-Mitglied berechnet. Weitere Preisinformationen findest du hier →
Zulässige Domains und automatischer Beitritt
Nutzt du Notion in der Firma, können andere dem Workspace automatisch als Mitglieder beitreten, sobald sie sich mit ihrer beruflichen E-Mail-Adresse anmelden.
Gehe auf
Einstellungen.Klicke in dem neuen Fenster in der Seitenleiste auf
Einstellungen.Scrolle bis zum Abschnitt
Zulässige E-Mail-Domainsnach unten.Gib eine E-Mail-Domäne ein, der automatisch Zugriff gewährt werden soll (etwa der E-Mail-Domäne deiner Firma). Drücke dann die
Eingabetaste.Du kannst mehrere erlaubte E-Mail-Domänen in das Feld eingeben. Es funktioniert aber nur mit den Domains, über die die Konten der Workspace-Mitglieder laufen.
Meldet sich nun jemand mit einer E-Mail-Adresse von einer dieser Domänen in Notion an, kann diese Person deinem Workspace beitreten.
Hinweis: Im Plus-Paket und im Paket für Unternehmen werden die Kosten pro Workspace-Mitglied berechnet. Weitere Preisinformationen findest du hier →
Mitglieder zu Workspace-Besitzer/-innen machen
Gehe auf Einstellungen.
Klicke rechts neben dem Mitglied das Dropdown-Menü unter
Zugriffsebenean und wähleWorkspace-Besitzer/-in.Die Person erhält nun die Berechtigungen eines/-er Workspace-Besitzer/-in und kann Einstellungen ändern und neue Mitglieder hinzufügen.
Auf dieselbe Weise können Workspace-Besitzer/-innen wieder in Mitglieder umgewandelt werden.
Seiten mit Mitgliedern teilen
Du kannst für jede einzeln Seite festlegen, welche Mitglieder sie lesen, kommentieren, bearbeiten und teilen können.
Klicke auf
Teilenund anschließend aufEinladen.Suche nach einem Mitglied und wähle aus dem Dropdown-Menü dann die gewünschte Zugriffsebene aus:
Vollzugriff: Gruppen können die Seite bearbeiten und teilen.
Kann bearbeiten: Gruppen können Seiteninhalte bearbeiten, die Seite aber nicht teilen. (Nur in kostenpflichtigen Tarifen).
Kann kommentieren: Gruppen können nur lesen und kommentieren, aber nicht bearbeiten oder teilen.
Kann anzeigen: Gruppen können Seiteninhalte nur lesen, aber nicht teilen.
Entfernen: Entzieht Gästen den Seitenzugriff.
Teamspaces sind gesonderte Bereiche für einzelne Teams innerhalb der Organisation bzw. Firma und können individuell konfiguriert werden. Weitere Infos zu Teamspaces →
So teilst du einen Teamspace mit Mitgliedern in deinem Workspace:
Halte den Mauszeiger in der Seitenleiste über den Namen des Teamspaces.
Klicke auf die
•••und gehe dann aufTeamspace-Einstellungen.Nun kannst du über die blaue Schaltfläche
Mitglieder hinzufügenneue Mitglieder in den Teamspace aufnehmen.Sollen alle Workspace-Mitglieder automatisch in den Teamspace aufgenommen werden, schalte einfach Als Standard-Teamspace festlegen ein.
Hinweis: Alle Workspace-Mitglieder werden automatisch in den Standard-Teamspace aufgenommen.
Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden. Stattdessen müssen alle Mitglieder manuell entfernt werden, wenn der Teamspace nicht mehr als Standard-Teamspace verwendet werden soll. Dieser Schritt will also wohlüberlegt sein.
Mitglieder entfernen
Gehe auf
Einstellungen. Klicke anschließend auf den TabMitglieder.Klicke rechts neben dem Namen der Person auf das Dropdown-Menü und wähle
Aus Workspace entfernen.Die Person hat nun keinen Zugriff auf den Workspace mehr und alle Seiten im Abschnitt
Privatwerden für sie ausgeblendet.
Note: If you invite a removed member back to the workspace, their private pages will be unhidden.
Gäste und Mitglieder
Gäste sind externe Personen, die du auf eine bestimmte Seite in deinem Workspace einlädst. Hier einige Beispiele, in denen die Gästefunktion sinnvoll ist:
Subunternehmer und Praktikanten, mit denen du nur vorübergehend zusammenarbeitest.
Wenn du selbst Auftragnehmer bist, kannst du deine Kunden als Gäste auf deine Seiten einladen.
Freunde, Angehörige, Mentoren etc., die deine Arbeit unterstützen oder prüfen sollen.
So sieht Notion aus der Gastperspektive aus:
Gäste haben keinen Zugriff auf den gesamten Workspace. Sie können nur auf einzelne Seiten eingeladen werden, die sie dann einschließlich Unterseiten lesen können.
Abgesehen von den Seiten, auf die sie Zugriff haben, können sie keine neuen Seiten erstellen.
Sie können nicht in Gruppen aufgenommen werden.
Sie können weder Workspace-Einstellungen noch Rechnungsdaten ändern.
Sie können keine neuen Mitglieder in den Workspace einladen.
Abgesehen davon haben sie dieselben Berechtigungen wie alle anderen Mitglieder.
Hinweis: Nur zusätzliche Mitglieder sind kostenpflichtig – keine Gäste.
Gäste hinzufügen
So teilst du eine Seite mit einem Gast:
Gehe oben rechts auf
Teilen. Klicke aufEinladen.Nun gibst du die E-Mail-Adresse deiner Gäste ein.
Wähle eine Zugriffsebene aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf
EinladenNun erhält die Person eine E-Mail mit einem Seitenlink.
Sofern der Empfänger Notion noch nicht nutzt, kann er sich anmelden und dann auf deine Seite zugreifen.
Note: When you invite someone to a page, they can automatically access all of its sub-pages by default. That being said, you can restrict or expand sub-page permissions!
Zugriffsebenen von Gästen ändern
Die Zugriffsrechte von Gästen können jederzeit geändert werden 🔒
Gehe oben rechts auf
Teilen. Die Gästeliste der Seite findest du im Dropdown-Menü.Klicke rechts neben dem Namen das Menü an. Nun kannst du die Zugriffsebene festlegen. Dabei hast du die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Vollzugriff: Die Seite kann bearbeitet und geteilt werden. (Nicht für Gäste im Free Plan).
Kann bearbeiten: Gruppen können Seiteninhalte bearbeiten, die Seite aber nicht teilen.
Kann Inhalt bearbeiten ist nur bei Datenbankseiten verfügbar. Hier können Gäste Datenbankseiten erstellen und auch bearbeiten. Struktur, Eigenschaften, Ansichten, Sortierungen und Filter der Datenbank können sie jedoch nicht ändern.Hier findest du weitere Informationen zu Datenbanken →
Kann kommentieren: Gäste können nur lesen und kommentieren, aber nicht bearbeiten oder teilen.
Kann lesen: Gäste können Seiteninhalte nur lesen, aber nicht teilen.
Entfernen: Entzieht Gästen den Seitenzugriff.
Gäste und Berechtigungen anzeigen
Eine Gästeliste mit Angaben zu den seitenspezifischen Berechtigungen findest du in der linken Seitenleiste oben unter Einstellungen und dann unter Mitglieder. Anschließend gehst du oben auf den Tab Gäste.
Unter der Mitgliederliste befindet sich die Gästeliste.
Rechts steht, zu wie vielen Seiten die einzelnen Gäste eingeladen worden sind. Wenn du einen Eintrag anklickst, kannst du diese Seiten anzeigen oder direkt öffnen.
Die Zugriffsberechtigungen können seitenspezifisch bearbeitet und entfernt werden.
Gäste in Mitglieder umwandeln
Wenn Gäste den gesamten Workspace einsehen sollen, wandelt man sie in Mitglieder um.In den Paketen für Teams und Firmen wird für jedes weitere Mitglied eine Gebühr fällig.
Gehe auf
Einstellungen.Klicke auf die Registerkarte
Gästeund scrolle dann bis zur Gästeliste.Anschließend klickst du rechts neben dem jeweiligen Gast auf das Dropdown-Menü. Dann wählst du
In Mitglied umwandeln. Der Gast wird nun ans Ende deiner Mitgliederliste verschoben.In der Mitgliederliste kannst du die Person dann als
Workspace-Besitzer/-ineinsetzen oder aus dem Team entfernen.Nur Workspace-Besitzer/-innen können die Workspace-Einstellungen ändern und neue Mitglieder einladen.
Gäste entfernen
So entfernt man Gäste von einer bestimmten Seite (ohne Auswirkungen auf andere Zugriffsberechtigungen):
Gehe auf
Teilen, suche den Namen des Gastes, klicke auf das Dropdown-Menü rechts neben dem jeweiligen Namen und gehe dann aufEntfernen.
So entfernt man Gäste von allen Workspace-Seiten auf einmal:
Öffne
Einstellungen, gehe auf die RegisterkarteGästeund klicke dann das Dropdown-Menü rechts neben dem entsprechenden Namen an.Dort gehst du auf
Entfernen. Und schon hast du den Seitenzugriff zurückgenommen.
Man kann verschiedenen Gruppen und Teams unterschiedliche Berechtigungen erteilen, ohne sie auf mehrere Workspaces aufteilen zu müssen. Dazu erstellt man in einem Workspace mehrere Gruppen und weist ihnen je nach Seite unterschiedliche Zugriffsrechte zu. Und so funktioniert es:
Note: Guests in your workspace can't be added to groups. This feature is for members only!
Gruppen erstellen
Beachte, dass ausschließlich Workspace-Besitzer/-innen berechtigt sind, Gruppen zu erstellen und zu bearbeiten, wohingegen Mitgliedschafts-Admins (im Enterprise Plan) lediglich vorhandene Gruppen bearbeiten können. Und so funktioniert es:
Klicke in der linken Seitenleiste oben auf
Einstellungen.Gehe in der Seitenleiste des Fensters auf
Mitglieder.Nun wird eine Liste sämtlicher Mitglieder angezeigt. Rechts neben der Überschrift
Mitglieder, gehst du nun aufGruppen.Klicke auf
Gruppe erstellenund gibt dann einen Namen für die Gruppe ein.Um ein Icon für die Gruppe festzulegen, klicke einfach auf das Emoji-Icon, das beim bewegen der Maus über die Stelle angezeigt wird.
Um die neue Gruppe zu öffnen, klicke auf
+ Mitglied hinzufügen.Nun fügst du den Gruppen beliebig viele Mitglieder hinzu.
Rechts neben einem Gruppenmitglied kannst du auf
Entfernenklicken.
Um eine Gruppe umzubenennen oder zu löschen, klickst du rechts neben ihrem Namen auf
•••.Man kann immer nach Namen und E-Mail-Adressen von Personen suchen, um herauszufinden, in welcher Gruppe sie sind.
Seiten mit Gruppen teilen
Man kann für jede Seite festlegen, welche Gruppen sie lesen, kommentieren, bearbeiten und teilen können.
Klicke auf
Freigabeund anschließend aufEinladen. Im Pop-up werden unten alle Gruppen angezeigt.Wähle eine Gruppe und aus der Dropdown-Liste dann die gewünschte Zugriffsebene aus:
Vollzugriff: Gruppen können die Seite bearbeiten und teilen.
Kann bearbeiten: Gruppen können Seiteninhalte bearbeiten, die Seite aber nicht teilen. (Nur in kostenpflichtigen Tarifen).
Kann kommentieren: Gruppen können nur lesen und kommentieren, aber nicht bearbeiten oder teilen.
Kann anzeigen: Gruppen können Seiteninhalte nur lesen, aber nicht teilen.
Entfernen: Entzieht Gästen den Seitenzugriff.
Wenn du eine Gruppe hinzufügst, wird sie im
Freigabemenü angezeigt. Ihre Zugriffsstufe kann dann im Dropdown-Menü ausgewählt werden.Mehreren Gruppen können verschiedene Zugriffsebenen auf derselben Seite gewährt werden.
Zugriffsberechtigungen gelten immer auch für alle Unterseiten.
Teamspaces mit Gruppen teilen
Teamspaces sind gesonderte Bereiche für einzelne Teams innerhalb der Organisation bzw. Firma und können individuell konfiguriert werden. Weitere Infos zu Teamspaces →
So teilst du einen Teamspace mit Gruppen in deinem Workspace:
Halte den Mauszeiger in der Seitenleiste über den Namen des Teamspaces.
Klicke auf die
•••und gehe dann aufTeamspace-Einstellungen.Nun kannst du eine Suche starten und Gruppen in den Teamspace aufnehmen.
FAQs
I tried adding a guest to my workspace but they were turned into a member automatically. How can I prevent that?
You may have the Allowed Email Domains setting turned on. When enabled, this feature allows people with that email domain to join your workspace as a member automatically. You can disable this setting in the Settings tab of Settings & Members in the left sidebar.
Wie viele Gäste kann man maximal hinzufügen?
Ja, für jeden Plan gibt es eine individuelle Obergrenze.
Free Plan: bis zu 10 Gäste
Plus Plan: bis zu 100 Gäste
Business Plan: bis zu 250 Gäste
Enterprise Plan: individuelles Limit an Gästen
Derzeit werden diese Begrenzungen noch nicht durchgesetzt, um Kund-/innen eine Nachfrist für die Umstellung zu gewähren.
Bei Workspaces, die deutlich über der Begrenzung liegen, setzt sich das Notion-Team möglicherweise mit dir in Verbindung, um einen Plan zu empfehlen, der eine optimale Nutzung der Gästefunktion gewährleistet.
How can you turn a member into a guest?
Go to
Settings & Members, scroll down to find the right member and click the dropdown to the right side of their name.Select
Remove. When you do this, they will lose access to all their private pages in this workspace, so make sure they have their private pages backed up elsewhere before you do this.Once they've been removed as a member, you can re-add them as a guest from the
Sharemenu at the top of any page.
Ich habe „Workspace beitreten oder erstellen“ angeklickt, kann aber nur einen Workspace erstellen. Wie trete ich einem Workspace bei?
Über die Schaltfläche Workspace beitreten oder erstellen kann man nur dann einem Workspace beitreten, wenn für diesen die Einstellung Zulässige E-Mail-Domains aktiviert ist. So können Benutzer dem Workspace mit deiner E-Mail-Domain automatisch beitreten.
Andernfalls bitte einen Administrator, dir eine Einladung zu schicken.
How do I share with individuals and not whole groups?
You can share a private page with individual members of your workspace by clicking Share at the top right and then Invite a Person. Search for their name, set a level of access for them and press Invite.
You can also share a private page with a guest through the same mechanism, only you should type their email instead of searching their name and press Invite.
Why do I need to disable workspace-level access?
You don't have to. Just know that whatever level of access is specified for Everyone at [workspace] is the lowest level of access for everyone in your workspace. If you want some pages to not be visible to certain people, then we recommend disabling it. You can always grant some groups or individuals more access.
Why are these pages in the Shared section of my left-hand sidebar?
Those are pages shared with only specific groups or individuals. They aren't visible to the rest of the people in your workspace. In order for pages shared with groups to show up in this part of your sidebar, you need to disable Everyone at [workspace]. Otherwise, everyone in your workspace will still see it.
As a quick refresher, any page in the Workspace section of your sidebar can be viewed in some respect by everyone in your workspace. Any page in the Private section of your sidebar is for your eyes only.
How do permissions change if I move a page from Shared to Workspace in my sidebar?
First, all members of your workspace will be able to see your page and have full access to edit and share, so you may want to change that under Share at the top right next to Everyone at [workspace].
The people or groups who you had previously shared that page with will retain their level of access to the page, but the Everyone at [workspace] setting will override it if it's set at a higher level. For instance, if Everyone at [workspace] is set to Full Access, groups that could previously only read your page can now edit and share it. If you disable Everyone at [workspace], these groups will revert back to read-only access.
How can groups be used instead of multiple separate workspaces?
We've seen people create multiple workspace instead of groups to set granular permissions. For instance, they create separate workspaces for Design, Marketing, their executive team, etc. so they can't access, edit, or get distracted by each other's work. You don't need to do this. Instead:
Disable
Workspace access. That way pages won't show for people and groups who aren't specifically granted access.On every page, grant differnet levels of access per group. Those access levels will hold true for all the sub-pages on that page.
So, for example, you could have a section of your workspace just for the engineering team. Create a group of all your engineers, then on the top-level page for that team, turn on
Full accessfor only that group. Nest pages inside that page, and only the engineering team can access them, too!
Can I create a shared private page using groups?
Yes. If you create a page in the Private section of your sidebar, you can go to Share and toggle on access for a group inside your workspace. Choose their access level like you would on any other page. You'll see the page automatically move to the Shared section of your sidebar. Only you and the members of that group will be able to see it.
