Auditprotokolle

• Öffne in der linken Seitenleiste das Menü Einstellungen.

• Gehe auf Auditprotokoll.

Ereignisse im Auditprotokoll enthalten immer die folgenden Daten:

1. Benutzer/-in ist die Person, die das Ereignis veranlasst hat.

2. Ereignis ist das erfasste Ereignis.

3. Datum ist das Ereignisdatum.

Ggf. zusätzlich die IP-Adresse.

Standardmäßig werden alle Ereignisse in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt. Über die Filterschaltflächen oben können die verschiedenen Kategorien der Ereignisinformationen als Filter verwendet werden.

• Datum: Unter „Datum“ kannst du ein Datum, einen Datumsbereich oder eine Uhrzeit festlegen.

• Benutzer/-in: Zunächst gehst du auf Benutzer/-in. Nun gibst du den Namen der Person ein oder gehst die Liste durch, um eine Person als Filterkriterium zu verwenden.

• Ereignis: Gehe auf Ereignis. In dem Dropdown-Menü kannst du mithilfe der Kontrollkästchen bestimmte Ereignistypen herausfiltern. Eine vollständige Ereignisliste findest du unten.

Es gibt vier Arten von Ereignissen:

1. Seitenereignisse: Hier findest du Ereignisse, die Benutzer/-innen auf einer bestimmten Notion-Seite veranlasst haben.

2. Teamspace-Ereignisse: Hierzu zählen Ereignisse, die sich in mindestens einem Teamspace ereignen.

3. Workspace-Ereignisse: Dieser Bereich enthält Ereignisse, die den ganzen Workspace betreffen.

4. Kontoereignisse: Kontoereignisse sind Ereignisse, die sich auf Benutzerkonten im Workspace beziehen.

• Seite angesehen gibt an, welche Seiten sich eine Person angesehen hat.

• Seite bearbeitet: Ein/-e Benutzer/-in hat den Inhalt einer Seite bearbeitet.

• Seiteneigenschaften bearbeitet: Ein/-e Benutzer/-in hat die Eigenschaften einer Seite bearbeitet, beispielsweise die Seitenüberschrift oder eine Datenbankeigenschaft.

• Seite erstellt zeigt, dass eine Person eine neue Unterseite erstellt hat.

• Seite gelöscht bedeutet, dass eine Person eine Seite gelöscht hat.

• Seite wiederhergestellt verrät, dass eine Person eine zuvor gelöschte Seite aus dem Papierkorb wiederhergestellt hat.

• Seite exportiert bedeutet, dass eine Person eine Seite exportiert hat.

• Seite verschoben deutet darauf hin, dass eine Person eine Seite verschoben hat.

• Aktualisierung der Seitenberechtigung gibt an, dass ein Mitglied oder Gast neue Seitenberechtigungen erhalten hat.

• Seite im Web veröffentlicht heißt, dass eine Person die Veröffentlichung der Seite im Web aktiviert (bzw. deaktiviert) hat.

• Datei hochgeladen wird angezeigt, wenn eine Person eine Datei hochgeladen hat.

• Datei heruntergeladen heißt, dass eine Person eine Datei von einer bestimmten Seite heruntergeladen hat.

Workspace-Admins können genau verfolgen, wer über Seitenereignisse benachrichtigt wird – individuell für jede einzelne Seite.

Um die Personen anzuzeigen, die benachrichtigt werden, bewege einfach den Mauszeiger über das Audit-Protokoll der jeweiligen Seite. Im Audit-Protokoll können die folgenden Einstellungen getroffen werden:

• Privat: Die Seite wird nicht mit anderen Personen geteilt.

• Intern geteilt: Die Seite wird nur mit anderen Workspace-Mitgliedern geteilt.

• Extern geteilt: Die Seite wird mit Gästen geteilt, die nicht dem Workspace angehören (bzw. mit einem Einbindungs-Bot).

• Im Web geteilt: Die Seite wird im Web veröffentlicht.

Die Liste der Personen, die benachrichtifgt werden, kannst du auch als CSV-Datei exportieren.

• Mitglied in Teamspace aufgenommen: Ein Mitglied wurde von einem anderen Mitglied in den Teamspace aufgenommen. Wird die Person als Teamspace-Besitzer/-in eingeladen, wird „als Teamspace-Besitzer/-in“ angezeigt.

• Gruppe in Teamspace aufgenommen: Eine Berechtigungsgruppe wurde von einem Mitglied in den Teamspace aufgenommen.

• Mitgliedsbeitritt im Teamspace: Ein Mitglied ist einem offenen Teamspace beigetreten.

• Rolle eines Mitglieds im Teamspace geändert: Die Rolle eines Mitglieds im Teamspace wurde geändert.

• Mitglied aus Teamspace entfernt: Ein Mitglied wurde von aus dem Teamspace entfernt.

• Gruppe aus Teamspace entfernt: Eine Berechtigungsgruppe wurde von aus dem Teamspace entfernt.

• Mitglied hat den Teamspace verlassen: Ein Mitglied hat einen Teamspace verlassen.

• Standardmäßige Seitenberechtigungen von Teamspace-Mitgliedern geändert: Die Standardseitenberechtigungen von Teamspace-Mitgliedern wurden geändert.

• Standardseitenberechtigungen aller Personen im Workspace geändert: Die Standardseitenberechtigungen aller Mitglieder im Workspace wurden geändert.

• Berechtigung zur Einladung von Teamspace-Mitgliedern geändert: Die Einstellung wurde geändert.

• Teamspace-Datenschutzkategorie geändert: Die Datenschutzkategorie des Teamspaces wurde geändert.

• Teamspace erstellt: Ein Mitglied hat den Teamspace erstellt.

• Teamspace-Name geändert: Der Namen des Teamspaces wurde geändert.

• Teamspace-Symbol geändert: Das Icon des Teamspaces wurde geändert.

• Teamspace-Beschreibung geändert: Die Beschreibung des Teamspaces wurde geändert.

• Teamspace-Gäste deaktivieren umgeschaltet Die Aufnahme von Gästen in einen Teamspace ein- bzw. ausgeschaltet.

• Öffentliche Seitenfreigabe im Teamspace umgeschaltet: Die öffentliche Seitenfreigabe im Teamspace wurde ein- bzw. ausgeschaltet.

• Teamspace-Export umgeschaltet Die Exportfunktion im Teamspace wurde ein- bzw. ausgeschaltet.

• Bearbeitung der Teamspace-Seitenleiste umgeschaltet: Änderungen an der Teamspace-Seitenleiste wurde Mitgliedern gestattet bzw. untersagt.

• Teamspace archiviert: Ein Teamspace wurde archiviert.

• Teamspace wiederhergestellt: Ein Teamspace wurde wiederhergestellt.

• Mitglied eingeladen bedeutet, dass Workspace-Besitzer/-innen bzw. Mitgliedschafts-Admins eine Person in den Workspace eingeladen haben.

  • Die neue Person wird je nach Einladung als Workspace-Besitzer/-in oder Mitgliedschafts-Admin aufgenommen.

• Mitglied beigetreten gibt an, dass eine Person dem Workspace beigetreten ist.

• Mitgliederrolle geändert verweist darauf, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in eine Rolle geändert hat.

• Mitglied entfernt gibt an, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in oder Mitgliedschafts-Admin eine Person aus dem Workspace entfernt hat.

• Gast entfernt bedeutet, dass ein Gast aus einem Workspace entfernt wurde.

• Einladungslink umgeschaltet gibt an, dass eine Person den Einladungslink aktiviert bzw. deaktiviert hat.

• Einladungslink zurückgesetzt heißt, dass eine Person einen Einladungslink zurückgesetzt hat.

• Workspace-Name geändert wird angezeigt, wenn eine Person den Namen des Arbeitsbereichs geändert hat.

• Workspace-Icon geändert gibt an, dass sich das Icon des Workspaces geändert hat.

• Workspace-Domain geändert wird bei einer Änderung der Workspace-Domain angezeigt.

• Anfragen auf Seitenzugriff umgeschaltet bedeutet, dass eine Person Seitenzugriffsanfragen externer Personen ein- bzw. ausgeschaltet hat.

• Öffentliche Seitenfreigabe umgeschaltet bedeutet, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in die öffentliche Seitenfreigabe ein- bzw. ausgeschaltet hat.

• Bearbeitung der Workspace-Seitenleiste umgeschaltet bedeutet, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in Änderungen an der Workspace-Seitenleiste gestattet bzw. untersagt hat.

• Gäste deaktivieren umgeschaltet heißt, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in die Aufnahme von Gästen in einen Workspace aktiviert bzw. deaktiviert hat.

• Seiten in andere Workspaces umgeschaltet gibt an, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in das Verschieben von Seiten in andere Workspaces ein- bzw. ausgeschaltet hat.

• Export umgeschaltet zeigt, dass die Exportfunktion von einem/-r Workspace-Besitzer/-in aktiviert bzw. deaktiviert worden ist.

• Zulässige E-Mail-Domain hinzugefügt/entfernt zeigt an, dass die zulässige E-Mail-Domain eines Workspace geändert worden ist.

• Gesamter Workspace-Inhalt exportiert wird angezeigt, wenn eine Person den gesamten Inhalt einer Seite oder eines Workspaces exportiert hat.

• Integrationsinstallation umgeschaltet bedeutet, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in Einschränkungen bezüglich der Integrationen ein- bzw. ausgeschaltet hat.

• Einstellung für Workspace-Erstellung aktualisiert: Ein/-e Workspace-Besitzer/-in hat die Erstellung neuer Workspaces auf Mitglieder mit der angegebenen Firmen-E-Mail-Domain beschränkt.

• Teamspace-Erstellung auf Admins beschränkt Ein Workspace-Admin hat allen im Workspace die Möglichkeit zur Erstellung von Teamspaces genommen.

• Neuer Standard-Teamspace hinzugefügt: Ein Teamspace wurde als Standard-Teamspace eingerichtet.

• Bisheriger Standard-Teamspace entfernt: Eine Teamspace wurde als Standard-Teamspace entfernt.

• Öffentliche Homepage eingerichtet heißt, dass die öffentliche Homepage von einem/-r Workspace-Besitzer/-in geändert worden ist.

• Link zur öffentlichen Homepage entfernt gibt an, dass die öffentliche Homepage von einem/-r Workspace-Besitzer/-in gelöscht wurde.

• SCIM-Token generiert wird angezeigt, wenn ein/-e Workspace-Besitzer/-in ein SCIM-API-Token generiert hat.

• SCIM-Token widerrufen bedeutet, dass ein SCIM-API-Token von einem/-r Workspace-Besitzer/-in widerrufen worden ist.

• IDP-Metadaten-URL aktualisiert verweist darauf, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in die IDP-Metadaten-URL festgelegt bzw. aktualisiert hat.

• IDP-Metadaten-XML aktualisiert deutet darauf hin, dass die IDP-Metadaten-XML von einem/-r Workspace-Besitzer/-in geändert wurde.

• IDP-Metadaten XMP entfernt ist ein Hinweis darauf, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in die IDP-Metadaten-XML entfernt hat.

• SAML-Aktivierung umgeschaltet bedeutet, dass ein/-e Workspace-Besitzer/-in SAML deaktiviert bzw. aktiviert hat.

• SAML-Zwang umgeschaltet wird angezeigt, wenn ein/-e Workspace-Besitzer/-in SAML deaktiviert bzw. aktiviert hat.

• Automatische Kontoerstellung bei Anmeldung umgeschaltet verweist darauf, dass die automatische Kontoerstellung bei Anmeldung von einem/-r Workspace-Besitzer/-in aktiviert worden ist.

• Mitglied in Gruppe aufgenommen: Ein Mitglied wurde in eine Gruppe aufgenommen.

• Mitglied aus Gruppe entfernt: Ein MItglied wurde aus einer Gruppe entfernt.

• Admin-Inhaltssuche durchgeführt: Ein/-e Workspace-Besitzer/-in hat die Inhaltssuche verwendet, um Inhalte innerhalb des Workspaces zu finden.

• Login gibt an, wann und an welchem Ort sich eine Person angemeldet hat.

• Logout zeigt an, wann und an welchem Ort sich eine Person abgemeldet hat.

• Passwort eingerichtet bedeutet, dass eine Person ein Passwort erstellt hat.

• Passwort gelöscht verweist darauf, dass eine Person sein Passwort gelöscht hat.

• Passwort geändert heißt, dass eine Person das persönliche Passwort geändert hat.

• E-Mail geändert wird angezeigt, wenn eine Person die persönliche E-Mail-Adresse geändert hat.

• Bild geändert gibt an, dass eine Person das Profilfoto geändert hat.

• Benutzer gelöscht bedeutet, dass ein bestimmtes Mitglied aus dem Workspace entfernt wurde.

Du willst Daten in einer Tabelle auswerten oder Auditprotokolle mit anderen Programm importieren? Das Workspace-Auditprotokolle lässt sich bequem im CSV-Format exportieren.

• Auf der Audit-Protokollseite klickst du oben rechts auf Exportieren.

• Nun werden vier Optionen für den Datumsbereich des Exports angezeigt. Möglich ist der Export der Auditprotokolldaten von bis zu einem Jahr.

• Nach der Auswahl des Zeitraums erscheint eine Benachrichtigung, dass eine E-Mail mit dem Download-Link der Auditprotokolldatei abgesendet wurde.