Datenbanken: Einführung

Notion-Datenbanken unterscheiden sich in dreierlei Hinsicht von Kalkulationstabellen und Datenbanken anderer Programme:

1. Jeder Eintrag ist eine editierbare Seite: Jeder Eintrag, den du in deine Datenbank eingibst, kann als eigene Notion-Seite geöffnet werden, die du beliebig ergänzen kannst. Darauf gehen wir weiter unten näher ein.

2. Konfigurierbare Eigenschaften: Du kannst Datenbankeinträge mit Variablen wie Daten, Personen, Texten, Links etc. kontextualisieren, kennzeichnen und erweitern. Weitere Informationen zum Thema Datenbankeigenschaften findest du hier →

3. Umschalten zwischen verschiedenen Layouts: Deine Daten sind nicht nur als starre Tabelle verfügbar. Du kannst sie je nach Verwendungszweck auch als Board, Liste, Kalender, Galerie oder Zeitleiste darstellen. Weitere Informationen zu Ansichten, Filtern und Sortierung findest du hier →

Ganzseitige Datenbanken enthalten immer dieselben Menüpunkte und Optionen. Hier geben wir dir einen kurzen Überblick.

1. Ansichten: Hier kannst du die verschiedenen Datenbankansichten bearbeiten und zwischen ihnen hin- und herspringen.

2. "+ Neue Ansicht hinzufügen": Ergänze deine Datenbank um eine neue Ansicht mit eigenem Layout und eigenen Filter- und Sortiereinstellungen.

3. Filtermenü: Wende Filter auf Grundlage bestimmter Eigenschaften an. Standardmäßig können Filter nur von dir angesehen werden. Du kannst sie aber auch speichern und mit deinem gesamten Team teilen.

4. Sortierung: Du kannst deine Daten anhand von bestimmten Eigenschaften sortieren. Genau wie Filter sind Sortierungen standardmäßig nur für dich sichtbar. Du kannst sie aber auch deinem ganzen Team zugänglich machen.

5. Datenbanksuche: Gib einen Begriff wie beispielsweise den Namen eines Datenbankeintrags oder eine Eigenschaft ein und deine Datenbank zeigt nur noch Einträge an, die deinen Suchkriterien entsprechen.

6. •••-Menü: Oben rechts in deiner Datenbank findest du dieses Menü, mit dem du Ansichtslayout, Gruppierung, Eigenschaften und vieles mehr bearbeiten kannst.

7. „Neu": Hier kannst du einen neuen Datenbankeintrag hinzufügen, der dann direkt als Seite geöffnet wird. Wenn du rechts neben der Schaltfläche auf den Pfeil nach unten klickst, gelangst du zu deinen Datenbankvorlagen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du mit Notion Datenbanken erstellen kannst:

• Erstelle eine neue Seite in deinem Workspace und wähle in dem grauen Menü auf der leeren Seite dann das Datenbanklayout aus.

• Erstelle eine Datenbankseite innerhalb einer bereits vorhandenen Seite, indem du / und dann das gewünschte Datenbanklayout eingibst (z. B. Tabelle, Board etc.). Wähle „ganzseitig“ aus.

• Erstelle eine Datenbank inline auf deiner Seite, indem du / und dann das gewünschte Datenbanklayout eingibst. Wähle „inline“ aus.

Wenn du eine Datenbank erstellst, kannst du eine vorhandene Datenquelle aus dem Workspace auswählen oder eine neue erstellen.

• Wenn du verstreute Daten zusammenführen, Eigenschaften einer anderen Datenbank wiederverwenden oder Ansichten von einer anderen Stelle in deinem Workspace verwenden willst, solltest du eine vorhandene Datenquelle auswählen. Mit der Suchfunktion findest du Datenbanken und kannst die passende auswählen.

• Wenn die Daten in der Datenbank einer anderen Kategorie angehören oder von anderen Daten getrennt werden sollen, erstellt man am besten eine neue Datenquelle. Um eine neue Datenbank zu erstellen, klickst du unten auf + Neue Datenbank.

Alle Datenbankeinträge wie Tabellenzeilen, Boardkarten und Kalender sind eigenständige Notion-Seiten, die du erstellen, formatieren und in beliebige andere Seiten einbetten kannst.

Hier zeigen wir dir, wie du Datenbankeinträge als Seiten öffnest:

• Bewege den Mauszeiger in einer Tabelle über die erste Spalte und klicke auf die daraufhin angezeigte Schaltfläche ÖFFNEN.

• In Listen klickst du einfach auf den Namen des Eintrags.

• In Boards, Kalendern und Galerien kannst du die Karte an einer beliebigen Stelle anklicken.

• Seiten werden standardmäßig im Vorschaumodus geöffnet. Klicke oben links auf Als Seite öffnen, um sie ganzseitig darzustellen.

• Auf dieser Seite findest du oben alle Datenbankeigenschaften. Jede Zeile steht für eine Eigenschaft mit Name, Typ und Wert. Klicke einen Wert an, um ihn zu bearbeiten.

  • Klicke das ⋮⋮-Icon an, das links neben den einzelnen Eigenschaften erscheint, wenn du mit dem Mauszeiger darüberfährst. Nun kannst du sie nach oben oder unten ziehen, den Eigenschaftstyp ändern, sie umbenennen, duplizieren oder löschen.

• Unterhalb der Eigenschaften ist die Seite leer. Hier kannst du beliebige Inhaltsblöcke wie Unterseiten oder Inline-Datenbanken einfügen.

• Da Datenbankeinträge Seiten sind, werden auch alle anderen Inhaltstypen, die du in die Datenbank ziehst (wie Listenpunkte oder To-do-Elemente) automatisch in Seiten konvertiert.

In Notion-Datenbanken findest du ganz oben mehrere Elemente:

1. Eigenschaften enthält Informationen zur aufgerufenen Seite wie etwa Projektverantwortung, Fristen, Tags und vieles mehr.

2. Kommentare enthalten den Schriftwechsel zwischen dir und deinem Team. Mithilfe von Kommentaren kannst du andere markieren, Fragen stellen, Rückmeldungen geben und vieles mehr.

3. Rückverweise geben alle Seiten an, die auf die aktuelle Seite verlinken. So kannst du problemlos zwischen ihnen hin- und herspringen.

Wie alles in Notion kannst du auch diese Elemente konfigurieren. Und das geht so:

• Klicke auf einer Notion-Seite in einer Datenbank oben rechts auf das •••-Icon und dann auf Seite anpassen.

• Das folgende Fenster öffnet sich:

Für Eigenschaften kannst du dieses Menü verwenden. Dort kannst du auswählen, welche Eigenschaftsfelder auf welche Weise oben angezeigt werden. Dabei hast du jeweils die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

• Immer anzeigen: Hier verändert sich nichts und das Eigenschaftsfeld wird weiterhin angezeigt.

• Verbergen, wenn leer: Das Eigenschaftsfeld verschwindet vom oberen Seitenrand, wenn es keinen Wert enthält.

• Immer verbergen: Das Eigenschaftsfeld am oberen Seitenrand wird ausgeblendet.

Das Menü Seite anpassen kannst du auch aufrufen, indem du neben einer beliebigen Eigenschaft in der Liste oben auf deiner Datenbankseite auf das ⋮⋮-Icon klickst. Du kannst das ⋮⋮-Icon auch nach oben oder unten verschieben, um die Anzeigereihenfolge der Eigenschaften auf deiner Seite zu verändern.

Bei Rückverweisen hast du die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

• Erweitert: So werden dir alle Seiten angezeigt, die auf die aktuell aufgerufene Seite verweisen.

• In Popover anzeigen: Wenn du nicht alle Seiten anzeigen möchtest, kannst du auch nur die Anzahl der Rückverweise einblenden. Per Mausklick kannst du aber ein Popup mit sämtlichen Seiten öffnen.

• Aus: Bei dieser Einstellung werden alle Rückverweise verborgen.

Für Kommentare hast du die folgenden Anzeigemöglichkeiten:

• Erweitert: So kannst du oben auf der Seite die komplette Konversation anzeigen.

• Aus: Für mehr Übersichtlichkeit kannst du alle Kommentare ausblenden.

Alle Notion-Datenbanken sind in zwei Formaten möglich: als vollständige Seite oder innerhalb einer anderen Seite, die auch unstrukturierte Daten enthält (wie eine Tabelle im Fließtext).

• Um eine ganzseitige Datenbank zu erstellen, öffnest du in deinem Workspace eine neue Seite und wählst dann aus dem grauen Menü ein Datenbanklayout aus.

• Alternativ kannst du auch / gefolgt von dem gewünschten Datenbanklayout (Board, Liste etc.) und dem Wort ganz eingeben.

• Ganzseitige Datenbanken werden in der Seitenleiste wie jede andere Seite dargestellt.

• Du kannst ganzseitige Datenbanken sperren, damit ihre Eigenschaften und Werte nicht von anderen Personen geändert werden können. Gehe dazu auf das •••-Icon und wähle Datenbank sperren.

• Wenn du eine ganzseitige Datenbank in eine Inline-Datenbank umwandeln willst, ziehe die Datenbank einfach in eine andere Seite in der Seitenleiste, um sie in eine Unterseite zu konvertieren.

• Diese Seite öffnest du dann und klickst auf das •••-Icon. Dort gehst du im Dropdown-Menü auf In Inline ändern.

Inline-Datenbanken können parallel zu allen anderen Inhaltstypen bestehen. Oft werden sie in Dokumente eingefügt.

• Um eine Inline-Datenbank zu erstellen, gib / gefolgt von dem gewünschten Datenbanklayout und dem Wort Inline ein.

• Datenbanksteuerung und -menüs werden nur eingeblendet, wenn du mit dem Mauszeiger darüberfährst.

• Um Inline-Datenbanken ganzseitig anzuzeigen, klicke oben rechts auf ⤢.

• Wenn du eine Inline-Datenbank in eine ganzseitige Datenbank konvertieren möchtest, ziehe das ⋮⋮-Icon als übergeordnete Seite in die Seitenleiste.

• Den Link zu deiner Inline-Datenbank kannst du löschen, duplizieren, verschieben und kopieren, indem du das ⋮⋮-Icon anklickst. Dieses wird eingeblendet, wenn du den Mauszeiger über den linken Seitenrand bewegst.

• Deine Inline-Datenbank wird in deiner Seitenleiste als Unterseite derjenigen Seite angezeigt, auf der sie sich befindet.

Wenn du Datenbanken in einem gemeinsamen Workspace nutzt, kann Notion versehentliche Änderungen verhindern.

Öffne oben rechts in der Datenbank das Teilen-Menü, um sämtliche Benutzer anzuzeigen und ihre Berechtigungsstufen zu bearbeiten. Weitere Informationen zu den Themen Teilen und Berechtigungen findest du hier →

Die Berechtigungsstufe Kann Inhalt bearbeiten ist nur bei Datenbankseiten verfügbar und beinhaltet die folgenden Berechtigungen:

• Datenbankseiten erstellen, bearbeiten und entfernen

• Seiteneigenschaften bearbeiten

Das ist mit der Berechtigungsstufe Kann Inhalt bearbeitennicht möglich:

• Datenbankeigenschaften hinzufügen, bearbeiten und entfernen

• Ansichten hinzufügen, bearbeiten und entfernen

• Filter- und Sortiereinstellungen ändern

• Datenbank sperren und entsperren

Diese Option findest du in deinem Notion-Fenster oben rechts in dem Menü •••. Wenn du sie aktivierst, kann niemand mehr die Eigenschaften und Ansichten deiner Datenbank ändern. Die Bearbeitung der darin enthaltenen Daten ist aber weiterhin möglich.

Personen mit Bearbeitungszugriff können die Sperre jederzeit ein- und ausschalten. Das verhindert, dass Datenbanken, deren Struktur von vielen Personen geändert werden kann, versehentlich bearbeitet werden.