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Teamspaces: Einführung

Teamspaces für Admins
In diesem Artikel

Mit Teamspaces kannst individuell gestaltete Bereiche für verschiedene Teams einrichten, die auf deren bevorzugte Arbeitsweise zugeschnitten sind. In diesem Artikel verraten wir dir alles, was über diese Funktion wissen musst 🐾


Neue Teamspaces erstellen

In jedem Workspace gibt es standardmäßig mindestens einen Teamspace, dem alle angehören. Und so erstellst du weitere Teamspaces:

  • Bewege den Mauszeiger oben in der Seitenleiste über Alle Teamspaces und klicke dann auf das +. Alternativ navigierst du in der Seitenleiste zum Teamspace-Symbol und klickst rechts daneben auf das +.

  • Nun kannst du deinem Teamspace einen Namen, eine Beschreibung und ein Symbol geben.

  • Wähle eine Funktion für deinen Teamspace aus.

    • Dadurch werden deinem Teamspace einige relevante Vorlagenseiten hinzugefügt.

  • Richte Zugriffseinstellungen für den Teamspace ein. Es gibt drei Kategorien:

    • Offen: Jede Person kann dem Teamspace beitreten und die zugehörigen Inhalte ansehen.

    • Geschlossen: Jede Person kann den Teamspace sehen, aber der Beitritt ist nur auf Einladung möglich.

    • Privat (nur im Business und Enterprise Plan): Nur Mitglieder und Besitzer/-innen des Teamspaces können andere Personen einladen. Für andere ist der Teamspace nicht sichtbar.

  • Wenn du alle Felder ausgefüllt hast, kannst du auf Teamspace erstellen klicken.

Seiten in Teamspaces umwandeln

Unter folgenden Voraussetzungen kannst du eine vorhandene Seite in einen Teamspace umwandeln:

  • Du hast vollen Zugriff auf die betreffende Seite.

  • Die Seite befindet sich in einem Teamspace.

  • Bei der Seite handelt es sich weder um eine Datenbankseite noch um eine Unterseite innerhalb einer Datenbank.

  • Du bist Team- oder Workspace-Besitzer/-in.

Hinweis: Je nach Workspace-Einstellungen können dies möglicherweise nur Workspace-Besitzer/-innen durchführen. Überprüfen kannst du dies unter Einstellungen → Teamspaces.

So kannst du Seiten in Teamspaces umwandeln:

  • Bewege den Mauszeiger über den Seitennamen und klicke auf •••.

  • Aktiviere In Teamspace umwandeln.

  • Klicke in der Seitenleiste neben dem Teamspace-Namen auf ••• und dann auf Mitglieder hinzufügen.

  • Nun wird ein Menü geöffnet. Gib eine E-Mail-Adresse oder einen Namen in das Textfeld ein und wähle eine Rolle für die Person, die in den Teamspace aufgenommen werden soll.

    • Teamspace-Besitzer/-innen haben standardmäßig uneingeschränkten Zugriff auf alle Seiten in Teamspace. Zudem können sie die Teamspace-Einstellungen ändern.

    • Teamspace-Mitglieder haben Zugriff auf einzelne Teamspace-Seiten. Ihre genauen Berechtigungen werden von den Teamspace-Besitzer/-innen festgelegt. Die Teamspace-Einstellungen können sie jedoch nicht ändern.

  • Wenn alle Workspace-Mitglieder automatisch in den Teamspace aufgenommen werden sollen, aktiviere Als Standard-Teamspace festlegen.

Wenn du viele Mitglieder auf einmal hinzufügen möchtest, kannst du ihnen einen Einladungslink bereitstellen.

  • Klicke auf ••• neben deinem Teamspace und dann auf Mitglieder hinzufügen.

  • Wähle Einladungslink kopieren.

Falls noch nicht geschehen, müssen Einladungslinks zudem aktiviert werden:

  • Klicke auf ••• neben deinem Teamspace und dann auf Teamspace-Einstellungen.

  • Aktiviere unter Sicherheit die Option Einladungslink.

Tipp: Höchstwahrscheinlich benötigst du nur einen Standard-Teamspace. Wir empfehlen nicht mehr als drei Standardbereiche, selbst bei großen Workspaces.

So fügst du eine neue Seite zu einem Teamspace hinzu:

  • Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces in der Seitenleiste.

  • Klicke auf das +-Zeichen um eine neue Seite innerhalb des Teamspaces zu erstellen.

So verschiebst du vorhandene Seiten in einen Teamspace:

  • Klicke oben rechts auf •••.

  • Nun klickst du auf Verschieben nach und erhältst eine Liste aller Teamspaces, die als Zielort infrage kommen. Alternativ kannst du auch nach einem bestimmten Teamspace suchen.

Jeder Teamspace hat seine eigenen Einstellungen zu den Themen Mitgliedschaft, Berechtigungen und Sicherheit. Diese können von den Teamspace-Besitzer/-innen geändert werden.

  • Bewege den Mauszeiger in der Seitenleiste über den Namen eines Teamspaces und klicke dann rechts auf •••.

  • Nun klickst du auf Teamspace-Einstellungen.

Das Popup-Menü enthält vier Registerkarten: Allgemein, Mitglieder, Berechtigungen und Sicherheit. Nachstehend werden die einzelnen Optionen detailliert vorgestellt.

Allgemein

Hier kannst du die allgemeinen Teamspace-Daten ändern.

  • Klicke auf das Symbol, um Änderungen vorzunehmen oder ein Bild hochzuladen.

  • Du kannst den Teamspace umbenennen.

  • Und du kannst eine Beschreibung des Teamspaces verfassen.

Du kannst deinen Teamspace auch archivieren. Dann wird er bei allen Teamspace-Mitgliedern aus der Seitenleiste entfernt.

Hinweis: Teamspace-Besitzer/-innen die zugleich Workspace-Besitzer/-innen sind, können archivierte Teamspaces unter Einstellungen → Teamspaces wiederherstellen.

Mitglieder

In diesem Tab kannst du die Mitgliedschaftseinstellungen des Teamspaces ändern.

  • Wenn alle Workspace-Mitglieder automatisch in den Teamspace aufgenommen werden sollen, aktiviere Als Standard-Teamspace festlegen.

  • Wenn du auf Mitglieder hinzufügen klickst, kannst du anhand von Namen oder E-Mail-Adressen nach Workspace-Mitgliedern und Gruppen suchen und diese dann in den Teamspace aufnehmen. Alternativ kannst du dafür auch die Suchleiste oben rechts verwenden.

  • In diesem Tab werden die aktuellen Teamspace-Mitglieder und Gruppen aufgelistet. Ihre Rolle (Teamspace-Besitzer/-in oder Mitglied) wird jeweils rechts neben ihrem Namen angezeigt.

  • Teamspace-Besitzer/-innen können die Rollen von Mitgliedern und Gruppen per Mausklick ändern.

Fällt dein Workspace unter den Enterprise Plan, wird zusätzlich eine Option zur Einrichtung individueller Berechtigungen für einzelne Mitglieder oder Gruppen angezeigt. Hier findest du weitere Informationen zu Berechtigungen →

Berechtigungen

Hier findest du die Berechtigungsstufen des Teamspaces und der zugehörigen Benutzer/-innen.

  • Ganz oben wird die Berechtigungsstufe des gesamten Teamspaces angezeigt. Es gibt drei Kategorien:

    • Offen: Jede Person kann dem Teamspace beitreten und die zugehörigen Inhalte ansehen.

    • Geschlossen: Jede Person kann den Teamspace sehen, aber der Beitritt ist nur auf Einladung möglich.

    • Privat (nur im Business und Enterprise Plan): Nur Mitglieder und Besitzer/-innen des Teamspaces können andere Personen einladen. Für andere ist der Teamspace nicht sichtbar.

  • Darunter finden sich die Berechtigungsstufen für die einzelnen Rollen im Teamspace: Teamspace-Besitzer/-innen, Teamspace-Mitglieder und alle anderen Personen im Workspace (einschl. Personen, die nicht Mitglied im Teamspace sind).

  • Bei geschlossenen bzw. privaten Teamspaces können die Teamspace-Besitzer/-innen festlegen, wer Teamspace-Mitglieder einladen kann: Alle Teamspace-Mitglieder oder nur Teamspace-Besitzer/-innen.

  • Die Teamspace-Besitzer/-innen können außerdem festlegen, wer die Teamspace-Seitenleiste bearbeiten darf: alle Teamspace-Mitglieder oder nur Teamspace-Besitzer/-innen.

Sicherheit

Hinweis: Einige der folgenden Einstellungen stehen nur Nutzer/-innen mit Enterprise Plan zur Verfügung.

Diese Registerkarte enthält die Sicherheitseinstellungen für den Teamspace. Diese werden automatisch vom jeweiligen Workspace übernommen. Nur Teamspace-Besitzer/-innen, die zugleich Workspace-Besitzer/-innen sind, können die Teamspace-Einstellungen toleranter machen als die Workspace-Einstellungen.

Verfügbar in allen Plänen

  • Festlegung, wer Teamspace-Mitglieder einladen kann

  • Festlegung, wer die Teamspace-Seitenleiste bearbeiten kann

  • Einladungslink

Nur im Enterprise Plan verfügbar

  • Öffentliche Seitenfreigabe deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder die Teamspace-Seiten im Internet veröffentlichen.

  • Gäste deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Teamspace-Seiten an Personen weitergegeben werden, die nicht deinem Workspace angehören.

  • Export deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder Seiten in diesem Teamspace exportieren.

So kannst du alle Teamspaces innerhalb deines Workspaces anzeigen:

  • Klicke in der linken Seitenleiste auf Alle Teamspaces.

  • Oben werden nun die Teamspaces angezeigt, denen du angehörst.

  • Darunter werden alle offenen und geschlossenen Teamspaces innerhalb des Workspaces aufgelistet.

    • Über dieses Menü kannst du offenen Teamspaces direkt beitreten.

    • Geschlossene Teamspaces sind mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet. Bitte ein Teamspace-Mitglied, dich einzuladen. Eine Liste aller Teamspace-Mitglieder erhältst du, wenn du auf ••• klickst.

  • Über den Button + Neuer Teamspace ganz unten kannst du einen neuen Teamspace erstellen.

So kannst du einen Teamspace verlassen, in dem du Mitglied bist:

  • Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces in der Seitenleiste.

  • Klicke auf ••• und dann auf Teamspace verlassen.

So archiviert du Teamspaces, in denen du Besitzer/-in:

  • Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces in der Seitenleiste.

  • Klicke auf ••• und dann auf Teamspace archivieren.

Hinweis: Teamspace-Besitzer/-innen die zugleich Workspace-Besitzer/-innen sind, können archivierte Teamspaces unter Einstellungen → Teamspaces wiederherstellen.


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