Ajouter des membres, des administrateurs, des invités et des groupes

Il existe trois principales catégories d’utilisateurs dans un espace de travail :

• Propriétaires d’espace de travail : ce sont les administrateurs qui peuvent gérer les paramètres d’un espace de travail, supprimer cet espace et gérer les autres administrateurs, les membres et les invités.

• Administrateurs d’utilisateurs (forfait Entreprise seulement) : ils aident à gérer les membres en les ajoutant/retirant d’un espace de travail ou d’un groupe. Les administrateurs d’utilisateurs n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

• Membres : personnes de votre équipe qui peuvent créer et modifier les pages de Notion, mais pas changer les paramètres, ni ajouter de membres. Cette catégorie d’utilisateur existe uniquement avec les forfaits Plus et Entreprise.

• Invités : personnes extérieures à votre équipe avec lesquelles vous souhaitez travailler sur certaines pages. Elles peuvent être invitées sur des pages individuelles de Notion, mais pas dans un espace de travail entier.

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

• Cliquez sur Ajouter des membres et tapez l’adresse e‑mail de la personne à ajouter.

• À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son rôle (Propriétaire ou Membre), puis cliquez sur Inviter.

  • Les propriétaires d’espace de travail peuvent modifier les paramètres et inviter des membres.

  • Les membres peuvent voir, modifier ou créer du contenu, mais ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail, ni ajouter des membres.

• Les personnes ajoutées recevront par e‑mail un lien leur permettant de se connecter et de rejoindre l’espace de travail.

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

• Dans la section « Lien d’invitation », cliquez sur le bouton Copier le lien. Cela copiera le lien URL d’invitation dans votre presse-papiers. Vous pouvez le partager via Slack, e‑mail, SMS ou n’importe quel autre canal.

• Cliquer sur le lien leur permettra de rejoindre l’espace de travail comme membre, sans avoir à rentrer manuellement leur adresse e‑mail.

• Pour désactiver la création de comptes depuis le lien d’invitation, cliquez sur l’interrupteur à droite du Lien d’invitation.

Si vous utilisez Notion dans votre entreprise, vous pouvez autoriser l’inscription automatique de nouveaux membres lorsqu’ils tentent de se connecter avec leur adresse e‑mail professionnelle.

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

• Dans la colonne de gauche, cliquez sur Paramètres.

• Faites défiler la page jusqu’à la section Domaines de messagerie autorisés.

• Tapez un domaine de messagerie auquel vous voulez accorder un accès automatique (par exemple, le domaine de messagerie de votre entreprise). Appuyez sur Entrée.

• Vous pouvez ajouter plusieurs domaines de messagerie dans ce champ, mais chaque domaine doit être utilisé par au moins un membre existant.

Désormais, chaque fois qu’une personne se connectera à Notion avec une adresse e‑mail appartenant à l’un de ces domaines, elle verra l’option permettant de rejoindre votre espace de travail.

En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

• À droite du nom de l’utilisateur, dans la colonne Niveau d’accès, cliquez sur le menu déroulant et choisissez Propriétaire.

• Cette personne aura immédiatement les droits de propriétaire. Elle pourra modifier les paramètres et ajouter des membres.

• Procédez de la même manière pour convertir un propriétaire en membre.

Sur chaque page, vous pouvez donner aux membres des droits de lecture, commentaire, modification et partage.

• En haut de la page, cliquez sur Partager, puis sur Inviter.

• Recherchez un membre, puis choisissez son niveau d’accès dans le menu déroulant (à gauche du bouton « Inviter ») :

  • Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.

  • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. (Cette option est disponible uniquement avec les forfaits payants).

  • Peut commenter : les membres du groupe peuvent lire et commenter, mais pas modifier ou partager la page.

  • Peut afficher : les membres du groupe peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

  • Supprimer : révoque l’accès à la page.

Les espaces d’équipe sont des zones réservées à chaque équipe de votre organisation ou entreprise, qui disposent de leurs propres paramètres personnalisables. En savoir plus sur les espaces d’équipe →

Pour partager un espace d’équipe avec des membres de votre espace de travail :

• Survolez le nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale.

• Cliquez sur le bouton •••, puis sur Paramètres de l’espace d’équipe.

• C’est ici que vous allez pouvoir ajouter des membres à l’espace d’équipe à l’aide du bouton bleu Ajouter des membres.

• Pour ajouter automatiquement tous les membres de l’espace de travail à l’espace d’équipe, activez l’option Définir comme espace d’équipe par défaut.

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres. Cliquez ensuite sur l’onglet Membres.

• À droite du nom de l’utilisateur, dans la colonne « Niveau d’accès », cliquez sur le menu déroulant et choisissez Supprimer de l’espace de travail.

• Cette personne perdra immédiatement l’accès à votre espace de travail, et toutes les pages de la section PAGES PRIVÉES de sa barre latérale seront masquées.

Les invités sont des personnes extérieures à votre équipe que vous invitez sur des pages spécifiques de votre espace de travail. Voici quelques exemples d’utilisateurs qui font d’excellents invités :

• Les prestataires ou stagiaires qui travaillent avec vous de façon temporaire.

• À l’inverse, si vous êtes prestataire, certains de vos clients (pour collaborer sur des pages spécifiques).

• Les amis, la famille, les mentors, etc., à qui vous souhaitez montrer votre travail, ou demander une relecture.

Voici en quoi l’expérience Notion diffère pour les invités :

• Ils ne peuvent pas accéder à la totalité de l’espace de travail. Ils doivent être invités sur chaque page individuellement. L’accès à une page donne un accès automatique à ses sous-pages.

• Ils ne peuvent pas créer de pages en dehors de celles auxquelles ils ont accès.

• Ils ne peuvent pas être ajoutés à des groupes de membres.

• Ils ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail ou les informations de facturation.

• Ils ne peuvent pas ajouter de membres dans votre espace de travail.

Tout cela mis à part, ils ont les mêmes possibilités que les autres membres.

Sur une page que vous souhaitez partager avec un invité :

• En haut à droite de la page, cliquez sur Partager, puis sur le bouton Inviter.

• Tapez l’adresse e‑mail de la personne que vous souhaitez inviter.

• À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur Inviter.

• Nous lui envoyons alors un e‑mail contenant un lien vers la page.

• Si elle n’utilise pas encore Notion, elle pourra s’inscrire pour accéder à votre page.

Vous pouvez modifier le niveau d’accès d’un invité sur une page à tout moment. 🔒

• En haut à droite de la page, cliquez sur Partager. La liste des invités de la page s’affiche en bas du menu.

• Cliquez sur le menu déroulant à droite du nom de l’invité. Choisissez le niveau d’accès que vous souhaitez donner à cet invité parmi les options suivantes :

  • Accès complet : les invités peuvent lire, commenter, modifier et partager la page. Ce niveau n’est pas accessible pour les invités d’un espace de travail en accès gratuit.

  • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

  • Peut modifier le contenu : niveau accessible uniquement pour les pages de base de données. Les invités peuvent créer et modifier des pages dans la base de données, mais ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

  • Peut commenter : les invités peuvent lire et commenter la page, mais pas la modifier ni la partager.

  • Peut lire : les invités peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

  • Supprimer : révoque l’accès à la page.

Vous pouvez voir la liste de tous les invités de votre espace de travail, avec le détail des pages auxquelles ils ont accès, en cliquant sur Paramètres et membres en haut de la barre latérale de gauche, puis sur Membres. En haut de la page, cliquez sur la section Invités.

• La liste des invités se trouve sous la liste des membres.

• À droite du nom de l’invité, dans la colonne « Niveau d’accès », vous pouvez voir le nombre de pages sur lesquelles l’utilisateur a été invité. Cliquez sur le nombre de pages pour voir le détail. Vous pouvez cliquer sur la page dans le menu déroulant pour l’ouvrir directement.

• Ouvrez le menu « Partager » d’une de ces pages pour modifier le niveau d’accès de l’invité, ou supprimer son accès.

Si vous souhaitez permettre à des invités de voir l’intégralité de votre espace de travail, convertissez-les en membres. Si vous avez souscrit un forfait Équipe ou Entreprise, chaque membre supplémentaire vous sera facturé.

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

• En haut, cliquez sur la section Invités.

• À droite du nom de l’utilisateur, dans la colonne « Niveau d’accès », cliquez sur le menu déroulant puis sur Convertir en membre. Le compte utilisateur sera alors déplacé dans la liste des membres de l’espace.

• Depuis la liste des membres, vous pouvez ensuite lui donner le rôle de Propriétaire ou le retirer de votre espace de travail.

  • Seuls les propriétaires peuvent modifier les paramètres de l’espace de travail et inviter des membres.

Pour enlever l’accès d’un invité à une page spécifique (mais conserver l’accès à d’autres pages) :

• En haut à droite de la page, cliquez sur Partager, puis sur le menu déroulant à droite du nom de l’invité, et sélectionnez Supprimer.

Pour enlever l’accès d’un invité à toutes les pages de votre espace de travail :

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres, puis sur la section Invités en haut. Cliquez sur le menu déroulant à droite de son nom.

• Cliquez sur Supprimer. Le compte ne pourra plus accéder à aucune page de l’espace de travail.

Vous pouvez définir des permissions granulaires par équipe sans avoir à créer plusieurs espaces de travail ! Créez plutôt des groupes, et donnez-leur des niveaux d’accès différents, page par page. Voici comment faire.

N’oubliez pas que seuls les propriétaires d’espace de travail peuvent créer et modifier des groupes, tandis que les administrateurs d’utilisateurs (avec un forfait Entreprise) peuvent uniquement modifier des groupes existants. Si c’est votre cas, voici comment faire :

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

• Dans la colonne de gauche, cliquez sur Membres.

• La liste de tous vos membres s’affiche en bas. En haut, cliquez sur la section Groupes.

• Cliquez sur Créer un groupe et donnez-lui un nom.

  • Pour ajouter une icône à votre groupe, cliquez sur l’émoji qui apparaît au survol du nom du groupe.

• Dépliez-le en cliquant sur la flèche à gauche de son nom, puis cliquez sur + Ajouter des membres.

• Ajoutez autant de membres que vous le souhaitez.

• Pour enlever un membre du groupe, cliquez sur Supprimer à droite de son nom dans le groupe.

• Pour renommer ou supprimer un groupe, cliquez sur ••• à droite de son nom.

• Vous pouvez rechercher un groupe de votre liste en rentrant son nom dans le champ en haut à droite.

Sur n’importe quelle page, vous pouvez donner à un groupe des droits de lecture, commentaire, édition et partage.

• En haut de la page, cliquez sur Partager, puis sur Inviter. Tous les groupes apparaîtront en bas de la fenêtre contextuelle.

• Cliquez sur un groupe, puis choisissez son niveau d’accès dans le menu déroulant (à gauche du bouton « Inviter ») :

  • Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.

  • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. (Cette option est disponible uniquement avec les forfaits payants).

  • Peut commenter : les membres du groupe peuvent lire et commenter, mais pas modifier ou partager la page.

  • Peut afficher : les membres du groupe peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

  • Supprimer : révoque l’accès à la page.

• Une fois qu’un groupe est ajouté, vous pouvez le voir dans le menu Partager et modifier son niveau d’accès dans le menu déroulant.

  • Vous pouvez accorder n’importe quel niveau d’accès à plusieurs groupes sur la même page.

  • Les autorisations accordées sur une page s’appliquent à toutes ses sous-pages.

Les espaces d’équipe sont des zones réservées à chaque équipe de votre organisation ou entreprise, qui disposent de leurs propres paramètres personnalisables. En savoir plus sur les espaces d’équipe →

Pour partager un espace d’équipe avec des groupes de votre espace de travail :

• Survolez le nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale.

• Cliquez sur le bouton •••, puis sur Paramètres de l’espace d’équipe.

• C’est ici que vous allez pouvoir rechercher et ajouter des groupes à l’espace d’équipe.