Ajouter des membres, des administrateurs, des invités et des groupes

Il existe trois principales catégories d’utilisateurs dans un espace de travail :

• Members: People in your company or organization who can create and edit Notion pages, but can’t change any settings. These are colleagues or people who you work with across a large portion of your workspace.

• Guests: People external to your company or organization who can be invited to individual Notion pages, but not an entire workspace. These are people who aren’t part of your team that you may want to work on specific pages with.

• Workspace owners: Admins who can manage workspace settings, delete a workspace, and manage admins, members, and guests.

• Administrateurs d’utilisateurs (forfait Entreprise seulement) : les personnes qui peuvent ajouter ou supprimer des membres d’espaces de travail ou de groupes. Ils n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

Members are individuals in your company or organization. These could be colleagues at the same organization or people who read, edit, and comment on a lot of the same pages in a workspace.

To manage your workspace members, go to Settings & members → Members. Here, you’ll see:

• A list of active members of your workspace.

• What teamspaces and groups they belong to.

• Each member’s role in the workspace.

With email

• Allez dans Paramètres et membres → Membres.

• Go to the Members tab.

• Select Add members and type the email address of the person you want to add. If you don't have invite access, you will instead have the option to request to add a member.

• Select whether to add them as a Workspace owner, Membership admin, or Member from the dropdown, then press Invite.

• Les personnes ajoutées recevront par e‑mail un lien leur permettant de se connecter et de rejoindre l’espace de travail.

Using a link

• Allez dans Paramètres et membres → Membres.

• Go to the Members tab.

• Select Copy link to copy the secret link to your clipboard, and share with anyone you’d like to invite to work with you.

• When an invited user clicks on the secret link, they'll be able to join your workspace automatically as a paid member, without you having to add their email address manually.

• If you don’t want to be able to invite people to your workspace with a link, turn off the toggle next to Invite link.

• Allez dans Paramètres et membres → Membres.

• Go to the Members tab.

• Select the dropdown next to a member’s role, then select Workspace owner, Membership admin, or Member. To remove the member from your workspace, select Remove from workspace.

Si vous utilisez Notion dans votre entreprise, vous pouvez autoriser l’inscription automatique de nouveaux membres lorsqu’ils tentent de se connecter avec leur adresse e‑mail professionnelle.

• Go to Settings & members → Settings.

• Under Allowed email domains, enter any email domain that you want to grant access to automatically, like your company's email domain. You can add multiple allowed domains in this field, but you'll only be able to add domains that workspace members' accounts are under.

Désormais, chaque fois qu’une personne se connectera à Notion avec une adresse e‑mail appartenant à l’un de ces domaines, elle verra s’afficher une option lui proposant de rejoindre votre espace de travail. Si cet utilisateur rejoint votre espace de travail, il en deviendra membre et vous sera facturé en conséquence.

Guests are individuals external to your company or organization who you invite into your workspace on a page-by-page basis. For example, guests could be:

• Personnes dont le domaine de messagerie n’est pas celui de votre organisation.

• Les prestataires ou stagiaires qui travaillent avec vous de façon temporaire.

• Clients à qui vous souhaitez donner leur avis sur votre travail.

• Friends, family, or mentors that you want to have contribute to or review your work.

Guests have the same capabilities as members, except:

• Ils ne peuvent pas accéder à la totalité de l’espace de travail. Ils doivent être invités sur chaque page individuellement. L’accès à une page donne un accès automatique à ses sous-pages.

• Ils ne peuvent pas créer de pages en dehors de celles auxquelles ils ont accès.

• Ils ne peuvent pas être ajoutés à des groupes de membres.

• Ils ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail ou les informations de facturation.

• Ils ne peuvent pas ajouter de membres dans votre espace de travail.

• Ils ne peuvent pas ajouter d’intégrations dans votre espace de travail.

Sur une page que vous souhaitez partager avec un invité :

• En haut à droite de la page, cliquez sur Partager, puis sur le bouton Inviter.

• Tapez l’adresse e‑mail de la personne que vous souhaitez inviter.

• À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur Inviter.

• Nous lui envoyons alors un e‑mail contenant un lien vers la page.

• Si elle n’utilise pas encore Notion, elle pourra s’inscrire pour accéder à votre page.

Les demandes d’invités permettent aux propriétaires d’espaces de travail de contrôler les personnes que leurs membres invitent en tant qu’invités. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec les forfaits Entreprise, et seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent l’activer ou la désactiver.

Activer les demandes d’invités

• Go to Settings & members → Security.

• Assurez-vous que l’option Désactiver les invités est activée, puis activez l’option Les membres peuvent demander l’ajout d’invités. Les propriétaires de l’espace de travail peuvent désactiver les invités sans supprimer les invités existants de l’espace de travail. Ils ont toujours la possibilité de supprimer tous les invités existants s’ils le souhaitent.

Une fois cette option activée, les membres devront soumettre une demande avant de pouvoir inviter un invité. Les propriétaires de l’espace de travail sont exemptés et peuvent continuer à inviter des invités directement.

Demande d’invitation d’un invité

Si vous êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvezinviter des invités directement.

Si vous êtes membre :

• Accédez à la page sur laquelle vous souhaitez inviter un invité. Comme pour le partage régulier, vous devez disposer d’autorisations d’accès complètes sur la page pour demander à inviter un invité.

• Sélectionnez Partager et saisissez le nom de l’invité que vous souhaitez inviter.

• Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l’invité.

• Cliquez sur Inviter.

• Une notification sera envoyée au propriétaire de votre espace de travail concernant votre demande, ainsi que la page, le rôle et l’adresse e‑mail de l’invité que vous avez demandé. Vous recevrez également une confirmation que le propriétaire de votre espace de travail a été informé.

Approuver un invité

Les demandes d’invitation d’invité doivent être approuvées par page et par invité. Seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent afficher et approuver des demandes des invités. Chaque demande comportera l’adresse e‑mail de l’invité, le nom du membre qui l’a demandée, le rôle demandé et le nom de la page.

A workspace owner can approve or reject a request to invite a guest directly from the notification they receive, or by going to by going to Settings & members → Members → Guests and finding the requests at the top. Once a workspace owner responds to a request, the member who submitted will be notified of the decision.

Vous pouvez modifier le niveau d’accès d’un invité sur une page à tout moment. 🔒

• En haut à droite de la page, cliquez sur Partager. La liste des invités de la page s’affiche en bas du menu.

• Cliquez sur le menu déroulant à droite du nom de l’invité. Choisissez le niveau d’accès que vous souhaitez donner à cet invité parmi les options suivantes :

  • Accès complet : les invités peuvent lire, commenter, modifier et partager la page. Ce niveau n’est pas accessible pour les invités d’un espace de travail en accès gratuit.

  • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

  • Peut modifier le contenu : niveau accessible uniquement pour les pages de base de données. Les invités peuvent créer et modifier des pages dans la base de données, mais ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

  • Peut commenter : les invités peuvent lire et commenter la page, mais pas la modifier ni la partager.

  • Can view: They can only view the content, and can't share it.

  • Supprimer : révoque l’accès à la page.

You can see a list of all the guests in your workspace and the pages they each have access by going to Settings & members → Members → Guests.

• La liste des invités se trouve sous la liste des membres.

• À droite du nom de l’invité, dans la colonne « Niveau d’accès », vous pouvez voir le nombre de pages sur lesquelles l’utilisateur a été invité. Cliquez sur le nombre de pages pour voir le détail. Vous pouvez cliquer sur la page dans le menu déroulant pour l’ouvrir directement.

• Ouvrez le menu « Partager » d’une de ces pages pour modifier le niveau d’accès de l’invité, ou supprimer son accès.

Si vous souhaitez permettre à des invités d’accéder à l’intégralité de votre espace de travail, convertissez-les en membres. Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre supplémentaire vous sera facturé.

• Accédez à Réglages & membres → Membres → Invités.

• Open the dropdown next to the name of the guest you want to convert. Then, select Convert to member.

• Once they become a member, you can find them in your member list and change their role.

To remove a guest from your workspace:

• Accédez à Réglages & membres → Membres → Invités.

• Open the dropdown next to the name of the guest you want to remove. Then, select Remove.

To remove a guest from specific pages, you’ll have to go to the Share menu in each page and Remove them there.

Vous pouvez définir des permissions granulaires par équipe sans avoir à créer plusieurs espaces de travail ! Créez plutôt des groupes, et donnez-leur des niveaux d’accès différents, page par page. Voici comment faire.

N’oubliez pas que seuls les propriétaires d’espace de travail peuvent créer et modifier des groupes, tandis que les administrateurs d’utilisateurs (avec un forfait Entreprise) peuvent uniquement modifier des groupes existants. Si c’est votre cas, voici comment faire :

• Allez dans Paramètres & membres → Membres → Groupes.

• Sélectionnez Créer un groupe et donnez-lui un nom. Pour ajouter une icône à votre groupe, cliquez sur l’émoji qui apparaît au survol du nom du groupe.

• Ouvrez votre nouveau groupe et sélectionnez Ajouter des membres.

• Ajoutez autant de membres que vous le souhaitez.

• Pour enlever un membre du groupe, cliquez sur Supprimer à droite de son nom dans le groupe.

• Select ••• next to a group to Rename it, Create teamspace from group, or Delete it.

• Vous pouvez rechercher un groupe de votre liste en rentrant son nom dans le champ en haut à droite.

Sur n’importe quelle page, vous pouvez donner à un groupe des droits de lecture, commentaire, édition et partage.

• En haut de la page, cliquez sur Partager, puis sur Inviter. Tous les groupes apparaîtront en bas de la fenêtre contextuelle.

• Cliquez sur un groupe, puis choisissez son niveau d’accès dans le menu déroulant (à gauche du bouton « Inviter ») :

  • Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.

  • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. (Cette option est disponible uniquement avec les forfaits payants).

  • Peut commenter : les membres du groupe peuvent lire et commenter, mais pas modifier ou partager la page.

  • Peut afficher : les membres du groupe peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

  • Supprimer : révoque l’accès à la page.

• Une fois qu’un groupe est ajouté, vous pouvez le voir dans le menu Partager et modifier son niveau d’accès dans le menu déroulant.

  • Vous pouvez accorder n’importe quel niveau d’accès à plusieurs groupes sur la même page.

  • Les autorisations accordées sur une page s’appliquent à toutes ses sous-pages.

Les espaces d’équipe sont des zones réservées à chaque équipe de votre organisation ou entreprise, qui disposent de leurs propres paramètres personnalisables. En savoir plus sur les espaces d’équipe →

Pour partager un espace d’équipe avec des groupes de votre espace de travail :

• Survolez le nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale.

• Cliquez sur le bouton •••, puis sur Paramètres de l’espace d’équipe.

• C’est ici que vous allez pouvoir rechercher et ajouter des groupes à l’espace d’équipe.