Gestion de domaine

Qu’est-ce que la vérification de domaine ?

Le terme « domaine » désigne le domaine de l’adresse e-mail (la partie après le « @ ») associé à un compte Notion. La vérification de domaine permet aux propriétaires d’espace de travail de revendiquer la propriété d’un domaine, ce qui leur donne accès à des paramètres de gestion de domaine dans Notion.

Conditions requises pour la vérification de domaine dans Notion

• Votre espace de travail doit être au forfait Business ou Enterprise.

• Vous devez avoir le rôle de propriétaire de l’espace de travail.

Avantages de la vérification de domaine

• Vous pouvez configurer le SSO SAML pour votre espace de travail.

• Vous pouvez créer des intégrations Notion avec les aperçus de liens.

• Vous pouvez contrôler qui peut créer de nouveaux espaces de travail (forfait Enterprise uniquement).

Dans les paramètres de l’espace de travail, cliquez sur Identité et provisionnement et vérifiez votre domaine en exécutant les étapes suivantes.

• Dans la section Gestion de domaine, cliquez sur Ajouter un domaine.

• Entrez le domaine à vérifier, puis cliquez sur Suivant. Le domaine est ajouté à la liste de vos domaines vérifiés en attente de vérification (affichés en gris).

• Mettez l’enregistrement DNS à jour en suivant les instructions de la fenêtre contextuelle de vérification.

• Une fois la mise à jour effectuée côté DNS, cliquez sur Vérifier  dans Notion pour vérifier votre enregistrement DNS.

• Une fois la vérification terminée, vous recevrez un e‑mail de confirmation, et le domaine s’affichera en vert.

Si vous créez une intégration avec Notion (par exemple avec des aperçus de liens) vous devrez vérifier votre domaine dans la page des paramètres de l’intégration. Cette page n’est pas gérée directement dans Notion.

Retrouvez les instructions complètes dans nos guides du développeur →

Prérequis pour restreindre la création d’espaces de travail

• L’espace de travail doit être au forfait Entreprise.

• Vous devez avoir le rôle de propriétaire de l’espace de travail.

• Vous avez vérifié au moins un domaine. Vous trouverez plus haut les instructions pour la vérification d’un domaine →

Vous pouvez empêcher les utilisateurs d’un domaine vérifié de créer de nouveaux espaces de travail.

Le menu déroulant propose plusieurs options :

• Sélectionnez N’importe qui pour permettre à n’importe quel utilisateur de votre domaine vérifié de créer un nouvel espace de travail.

• Sélectionnez Propriétaires d’espace de travail pour empêcher la création de nouveaux espaces de travail par des membres utilisant votre domaine vérifié.

Une fois qu’un domaine est vérifié, les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise peuvent transférer, supprimer ou revendiquer les espaces de travail créés par des utilisateurs avec leur domaine vérifié.

Prérequis pour afficher les espaces de travail qui peuvent être revendiqués

• Vous devez être propriétaire d’un espace de travail au forfait Entreprise.

• Le domaine vérifié ne doit pas être celui d’un établissement d’enseignement.

Quels espaces de travail peuvent-être revendiqués ?

• Espace de travail avec un seul membre

  • L’e-mail du créateur de l’espace de travail appartient au domaine d’entreprise vérifié.

• Espace de travail avec plusieurs membres

  • L’adresse e-mail du créateur de l’espace de travail appartient au domaine d’entreprise vérifié (le créateur n’a pas besoin d’être un membre actuel de l’espace).

  • Au moins un propriétaire de l’espace de travail actuel (le créateur ou quelqu’un d’autre) utilise l’adresse e-mail d’entreprise vérifiée.

• Espace de travail hors forfait Enterprise.

Lorsqu’un propriétaire d’espace de travail vérifie un domaine, une notification par e‑mail est automatiquement envoyée à tous les propriétaires d'espaces de travail créés avec ce domaine, pour les informer que ces espaces peuvent être revendiqués.

Pendant cette période de notification de 14 jours, les propriétaires peuvent uniquement demander un transfert pour les espaces de travail avec un seul membre. Ils ne peuvent ni supprimer ces espaces, ni revendiquer les espaces de travail avec plusieurs membres.

Une fois un domaine vérifié, les utilisateurs qui créent de nouveaux espaces de travail avec ce domaine sont informés, lors de la création, que leur espace de travail peut être revendiqué.

Une fois un domaine vérifié, les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise peuvent voir tous les espaces de travail externes créés par les utilisateurs avec ce domaine. Cette vue se trouve dans les paramètres de sécurité de votre espace de travail, dans l’onglet Identité et provisionnement, sous la section Gestion de domaine.

Pour chaque espace de travail, cette vue comprend :

• Nom de l’espace de travail

• Type de forfait

• Nombre de membres

• Propriétaires d’espace de travail

• Date de création

• Créé par

Les propriétaires d’espace de travail peuvent effectuer les actions suivantes sur leurs espaces de travail qui peuvent être revendiqués :

1. demander un changement de propriétaire sur les espaces de travail avec un seul membre ;

2. supprimer des espaces de travail avec un seul membre ;

3. revendiquer des espaces de travail avec plusieurs membres.

Les propriétaires d’un espace de travail peuvent également exporter ces données au format CSV.

• Cliquez sur Paramètres et membres, puis sélectionnez l’onglet Identité et provisionnement dans la barre latérale.

• Cliquez sur Parcourir les espaces de travail, puis sur Exporter au format CSV en haut à droite.

Avec la gestion de domaine, les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise peuvent demander à transférer les espaces de travail à un seul membre qui utilisent le domaine vérifié de l’entreprise vers une adresse e-mail externe ou personnelle. Cela peut s’avérer utile si des utilisateurs ont créé un espace de travail avec une adresse e-mail professionnelle, mais l’utilisent principalement pour des projets personnels.

Pour ce faire, le propriétaire d’espace de travail doit faire une demande de transfert dans les paramètres de sécurité de l’espace de travail concerné. Dans les paramètres de l’espace de travail, accédez à l’onglet Identité et provisionnement et sélectionnez Parcourir les espaces de travail dans la section Gestion de domaine. Une fois dans la vue de l’espace de travail qui peut être revendiqué :

1. Sélectionnez l’espace de travail à un seul membre que vous souhaitez modifier.

2. Dans le menu •••, sélectionnez Demander un changement de compte

3. Indiquez une adresse e-mail de contact à laquelle les utilisateurs de l’espace peuvent envoyer leurs questions à propos de la demande de transfert, et confirmez l’action.

Le statut en attente s’affiche désormais dans la vue.

Une fois la demande de transfert envoyée, une notification par e-mail est transmise au propriétaire de l’espace de travail concerné, et l’utilisateur ne peut plus accéder à son espace de travail tant qu’il n’a pas effectué ces étapes de transfert :

1. Connectez-vous à l’espace de travail.

2. Suivez les instructions et remplacez l’adresse e‑mail associée au compte par une adresse e‑mail personnelle (qui n’utilise pas le domaine de l’entreprise). Remarque : lorsqu’un changement de propriété d’espace de travail est demandé, l’utilisateur ne peut pas modifier l’adresse e‑mail associée à son compte utilisateur

3. Un code de vérification sera envoyé à l’adresse e‑mail de l’utilisateur, pour confirmer la propriété du compte. Rentrez ce code dans l’espace de travail.

4. Une notification automatique sera envoyée par e‑mail une fois le transfert terminé.

Conditions préalables pour modifier les propriétaires d’un espace de travail

• Vous devez être propriétaire d’un espace de travail au forfait Entreprise

• L’espace de travail à modifier ne doit comporter qu’un seul membre.

Avec la gestion de domaine, les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise peuvent contrôler plus facilement la façon dont un domaine vérifié est utilisé, et l’endroit où les projets associés sont stockés sur Notion. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, le propriétaire de l’espace de travail au forfait Entreprise peut supprimer les espaces dont il était le seul membre, pour nettoyer les vieux contenus tout en restant en conformité.

Prérequis pour supprimer un espace de travail

• Vous devez être propriétaire d’un espace de travail au forfait Entreprise.

• Le domaine a été vérifié depuis au moins 14 jours.

• Pour pouvoir être supprimé, l’espace de travail doit comporter un seul membre et être soit gratuit, soit en règle quant à ses paiements.

Dans les paramètres de l’espace de travail, accédez à l’onglet Identité et provisionnement et sélectionnez Parcourir les espaces de travail dans la section Gestion de domaine. Une fois dans la vue de l’espace de travail qui peut être revendiqué, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez l’espace de travail à un seul membre que vous souhaitez supprimer

2. Cliquez sur le menu ••• et sélectionnez Supprimer l’espace de travail

3. Indiquez une adresse e‑mail de contact à laquelle les utilisateurs de l’espace peuvent envoyer leurs questions à propos de la suppression, et confirmez l’action

Dans la vue de l’espace de travail, un bouton Récupérer apparaît à côté de l’espace sélectionné. Lorsque la suppression est lancée, une notification par e‑mail est envoyée au propriétaire de l’espace de travail sélectionné. Le propriétaire de l’espace de travail à un seul membre perd alors l’accès à cet espace immédiatement.

L’espace de travail a été supprimé par erreur ?

Si vous recevez une notification par e‑mail concernant un espace de travail accidentellement supprimé au lieu d’être transféré, contactez directement le propriétaire de votre espace de travail au forfait Enterprise indiqué dans cette notification.

Pour récupérer un espace de travail supprimé, le propriétaire de l’espace de travail au forfait Entreprise qui a lancé la suppression peut procéder comme suit dans les paramètres de l’espace : accéder à l’onglet Identité et provisionnement, puis sélectionner Parcourir les espaces de travail dans la section Gestion de domaine. Une fois dans la vue de l’espace de travail qui peut être revendiqué, suivez ces étapes :

1. Allez dans l’espace de travail à un seul membre que vous souhaitez récupérer.

2. Cliquez sur le bouton Récupérer pour cet espace, puis confirmez.

3. Dans la vue, l’espace de travail apparaît désormais sans le bouton de récupération.

4. Le propriétaire de l’espace de travail à un seul membre retrouvera l’accès à son espace de travail ainsi que son contenu, qui sera restauré.

Le propriétaire de l’espace de travail à un seul membre qui a été sélectionné pour la suppression peut demander au service client de Notion de prolonger le délai de récupération de 30 jours à compter de la date où il effectue cette demande. Une fois ce délai écoulé, les données de l’espace de travail seront définitivement supprimées.

Lorsqu’un espace de travail est récupéré, le contenu de ses pages est restauré en totalité et le propriétaire de l’espace de travail à un seul membre peut à nouveau y accéder.

Les types de contenus suivants ne sont pas récupérables :

• Favoris

• Les accès invités

• Les intégrations configurées (Bots)

• Les domaines (domaines Notion personnalisés)

Avec la gestion de domaine, les propriétaires d’espace peuvent organiser des espace de travail autorisés pour des groupes d’employés, notamment en revendiquant la propriété d’espaces de travail contenant déjà plusieurs membres, reliés au domaine vérifié.

Dans les paramètres de sécurité de l’espace de travail, accédez à l’onglet Identité et provisionnement et sélectionnez Parcourir les espaces de travail dans la section Gestion de domaine. Une fois dans la vue de l’espace de travail revendicable :

1. Sélectionnez l’espace de travail avec plusieurs membres que vous souhaitez revendiquer.

2. Vérifiez les informations de paiement (seuls les paiements par carte de crédit sont acceptés).

3. Vérifiez et acceptez les conditions de facturation qui s’appliquent à la revendication de l’espace de travail.

Une fois la revendication traitée :

• L’espace de travail revendiqué passe au forfait Entreprise.

• Le propriétaire qui a revendiqué l’espace de travail devient son unique propriétaire.

• Les propriétaires précédents de l’espace de travail sont rétrogradés au statut de membres (les propriétaires peuvent ensuite réattribuer des rôles et des autorisations si nécessaire).

Prérequis pour revendiquer un espace de travail

• Vous devez être propriétaire d’un espace de travail au forfait Entreprise.

• Le domaine a été vérifié depuis au moins 14 jours.

• L’espace de travail revendiqué doit être à plusieurs membres.

  • L’adresse e-mail du créateur de l’espace de travail appartient au domaine d’entreprise vérifié (le créateur n’a pas besoin d’être un membre actuel de l’espace).

  • Au moins un propriétaire de l’espace de travail actuel (le créateur ou quelqu’un d’autre) utilise l’adresse e-mail d’entreprise vérifiée.

• Espace de travail hors forfait Enterprise.

Revendiquer un espace de travail vous permet de :

• standardiser la facturation pour l’ensemble des espaces de travail Notion (tous les espaces de travail seront facturés séparément) ;

• configurer les paramètres de sécurité de votre espace de travail pour qu’ils soient conformes à la politique de votre entreprise ;

• gérer les rôles et responsabilités au sein de l’espace de travail (propriétaire de l’espace de travail, administrateur d’utilisateurs, membre).

Les clients ayant souscrit un forfait Enterprise peuvent consolider des espaces de travail sur simple demande à leur gestionnaire de compte Notion. Cliquez ici pour en savoir plus sur la prise en charge de la consolidation des espaces de travail.