Partage et autorisations

Il existe plusieurs façons de partager les pages et bases de données que vous créez dans Notion avec des personnes membres (ou non) de votre espace de travail. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différents moyens de partager votre contenu.

Voyons d’abord ce que permet le menu Partager (en haut à droite de votre page), sur lequel vous pouvez cliquer. Sur mobile, appuyez sur l’icône en forme de flèche (en haut à droite) pour retrouver les mêmes options.

• Décomposons les différentes sections du menu Partager avec l'exemple ci-dessus :

  • À partir de Ingénierie liste les espaces d’équipe et espace de travail qui ont accès à la page parent « Ingénierie », et ont ainsi accès par héritage à la page en cours. Vous pouvez conserver les niveaux d’autorisations hérités de la page parent, ou les modifier pour cette page.

  • Autres personnes ayant accès à cette page liste les membres et invités ayant un accès pour d'autres raisons, comme le fait d'appartenir à un groupe spécifique.

  • stephanie@toolsforthought.xyz est un exemple d'Invité sur la page qui n’est pas membre de l’espace de travail. Elle peut uniquement consulter cette page.

• Les menus déroulants (sur la droite) vous permettent de définir le niveau d’accès pour chaque personne (ou groupe de personnes).

• Copier le lien copie l’URL unique de la page dans votre presse-papiers, pour que vous puissiez la partager facilement. Seules les personnes ayant accès à la page peuvent la voir.

• Inviter vous permet d’ajouter des personnes (membres de votre espace de travail ou non) à une page, à l’aide de leur adresse e‑mail.

  • Les personnes non-membres seront ajoutées en tant qu’invités.

  • Vous pouvez attribuer un niveau d’accès aux invités et autres membres de l’espace de travail, à l’aide des menus déroulants :

Vous pouvez travailler avec d’autres personnes dans Notion en les ajoutant comme membres de votre espace de travail. Il peut s’agir de collègues de travail, des amis, ou toute personne avec qui vous souhaitez travailler sur des pages. Il existe plusieurs manières de partager des pages Notion avec tous les membres de votre espace de travail :

• Créez une page dans n’importe quel espace d’équipe par défaut de votre barre latérale. Survolez le nom de l’espace d’équipe par défaut, et cliquez sur le bouton + qui apparaît.

• Faites glisser une page dans un espace d’équipe par défaut de votre barre latérale. Cette action la partage automatiquement avec tous les membres.

Les espaces d’équipe sont un endroit réservé à chaque équipe de votre organisation ou votre entreprise. Chaque espace d’équipe comprend ses propres membres, autorisations et paramètres de sécurité. Tout est personnalisable par les propriétaires de l’espace. En savoir plus sur l’ajout de membres et l’attribution d’autorisations dans les espaces d’équipe →

Vous pouvez partager des pages Notion avec tout espace d’équipe dont vous êtes membre :

• Créez une page dans un espace d’équipe de votre barre latérale. Survolez le nom de la page et cliquez sur le bouton + qui apparaît.

• Faites glisser une page dans un espace d’équipe de votre barre latérale. Elle est alors automatiquement partagée avec les membres de cet espace.

Parfois, vous souhaiterez partager une page uniquement avec certains membres de votre espace de travail. Par exemple, un document de réunion avec votre responsable, ou des notes avec une petite équipe projet.

• Cliquez sur Partager en haut à droite d’une page privée que vous souhaitez partager avec ces membres.

• Ajoutez les membres en tapant leur adresse e‑mail et en cliquant sur Inviter. Définissez leurs niveaux d’accès dans le menu déroulant de la fenêtre d’invitation.

  • Lorsque vous recherchez des personnes, vous verrez des noms sous Personnes dans la page ou Personnes hors de la page, indiquant s'ils disposent déjà d'un accès.

• Les pages que vous partagez uniquement avec quelques membres (mais pas avec tous ceux de votre espace de travail) apparaîtront dans la section Pages partagées de votre barre latérale. Faites-les glisser dans un espace d'équipe pour les partager avec tous les membres de cet espace.

• Si vous avez plus de 7 pages dans la section Pages partagées, vous pouvez choisir celles que vous souhaitez épingler dans la barre latérale.

Pour faciliter le partage avec des groupes couramment utilisés (par exemple l’équipe technique ou commerciale de votre entreprise), vous pouvez créer vos propres groupes de membres et leur attribuer l’autorisation d’accéder aux pages.

En savoir plus sur les groupes et les autorisations de groupe →

Voici quelques brèves instructions pour le partage de groupe :

• Allez dans Paramètres et membres, et vous verrez la liste de tous vos membres et invités. Cliquez sur Groupes en haut de cette liste.

• Cliquez sur Créer un groupe, donnez-lui un nom et ajoutez les membres de votre choix.

• Pour partager une page avec un groupe particulier, cliquez sur Partager en haut à droite de cette page, puis sur le bouton Inviter. La liste de vos groupes apparaîtra dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche :

Vous pouvez inviter des personnes non-membres de votre espace de travail à rejoindre des pages en tant qu’invités. Admettons que vous souhaitez partager une page de Notion avec un sous‑traitant externe qui travaille avec vous. Ou encore que vous êtes vous-même le sous-traitant, et souhaitez partager une page avec un client. C’est une solution idéale.

En savoir plus sur les groupes →

Brèves instructions pour partager avec les invités :

• Cliquez sur Partager en haut droite de la page Notion que vous voulez partager avec des personnes non-membres.

• Ajoutez les membres en rentrant leur adresse e‑mail puis en cliquant sur Inviter. Vous pouvez définir leur niveau d’accès dans le menu déroulant de la fenêtre d’invitation.

• Les personnes que vous invitez ainsi reçoivent un e-mail qui contient un lien vers la page que vous les avez invitées à consulter ou à modifier.

• Pour voir la liste de tous les invités de votre espace de travail, ainsi que les pages auxquelles ils ont accès, allez dans la section Membres de Paramètres et Membres, puis dans l’onglet Invités.

• Dans cette même fenêtre, vous pouvez supprimer des invités de votre espace de travail, modifier leurs niveaux d’accès, ou les convertir en membres à part entière.

Pour rendre une page Notion visible en tant que site Web, ou la partager avec des personnes qui n’utilisent pas Notion, activez l’option Partager sur le Web. Toute personne disposant du lien pourra y accéder.

En savoir plus sur les pages publiques →

Brèves instructions pourrendre les pages publiques :

• Cliquez sur Partager en haut à droite de la page que vous voulez publier sur le Web.

• Par défaut, le niveau d’accès à côté de Partager sur le Web sera Aucun accès.

• Pour publier votre page sur le Web, changez le niveau d’accès pour l’une des options suivantes :

  • Peut afficher signifie que votre page est publiée sur le Web, mais ne peut être ni modifiée, ni commentée par d’autres utilisateurs de Notion.

  • Peut commenter signifie que toute personne ayant un compte Notion peut laisser des commentaires sur votre page si vous avez partagé le lien avec elle.

  • Peut modifier signifie que toute personne ayant un compte Notion peut apporter des modifications à votre page si vous avez partagé le lien avec elle.

• D’autres options s’affichent également si vous activez l’accès à Partager sur le Web :

  • Autoriser la duplication : désactivez cette option afin d’empêcher les autres utilisateurs de Notion de dupliquer votre page dans leur propre espace de travail pour la modifier. Par défaut, la publication est activée.

  • Indexation par les moteurs de recherche (forfaits payants uniquement) : activez cette option pour que votre page figure dans les résultats de recherche sur Google et les autres moteurs de recherche. Par défaut, l’indexation est désactivée.

• Cliquez sur Copier le lien pour copier l’URL unique de la page à partager.

• Seules les personnes disposant de cette URL pourront voir cette page.

C’est ici que les options de partage de Notion deviennent plus nuancées, plus approfondies. Vous pouvez attribuer un niveau d’accès différent à chaque personne ou groupe avec qui vous partagez votre contenu. Par exemple, dans les cas suivants :

• Vous souhaitez que seules quelques personnes puissent modifier une page, et que toutes les autres la lisent.

• Vous souhaitez que certaines pages soient visibles uniquement par une certaine équipe.

• Vous souhaitez recueillir des commentaires sur un texte en particulier.

Chaque fois que vous invitez une personne sur une page ou que vous cliquez sur Partager, des menus déroulants s’affichent à côté des personnes ou des groupes, pour vous permettre de sélectionner leur niveau d’accès : Accès complet, Peut modifier, Peut commenter et Peut afficher.

• Accès complet : les personnes ayant un accès complet à une page peuvent modifier tout son contenu et la partager librement par tous les moyens présentés dans ce guide.

• Peut modifier: donnez ce niveau d’accès aux personnes ou groupes qui peuvent modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

• Peut modifier le contenu : cette autorisation est disponible uniquement pour les pages de base de données. Elle permet aux personnes ou groupes de créer et modifier des pages dans la base de données, ainsi que les valeurs de leurs propriétés. Cependant, ils ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

• Peut commenter: donnez ce niveau d’accès aux personnes ou groupes qui peuvent uniquement commenter le contenu d’une page, sans pouvoir la modifier. Ils ne peuvent pas non plus partager la page avec d’autres personnes.

• Peut afficher : les personnes ayant ce niveau d’accès peuvent lire le contenu de la page, mais pas le commenter ni le modifier. Elles ne peuvent pas non plus partager la page avec d’autres personnes.

Par défaut, toute page imbriquée dans une autre page (page enfant) hérite des mêmes autorisations que celle dans laquelle elle se trouve (page parent). Selon vos besoins, vous pouvez cependant attribuer des niveaux d’autorisation plus ou moins élevés pour les sous-pages.

Par exemple : dans la capture d’écran ci-dessous, tous les membres d’Acme Inc. disposent de l’accès Peut commenter sur le wiki ingénierie et toutes ses sous-pages. Fig est le seul membre de l’équipe qui peut apporter des modifications ou partager avec plus de personnes.

• Dans une sous-page telle que « Lignes directrices d’ingénierie », vous avez peut-être envie d’étendre les autorisations pour attribuer — à un membre, un invité, un groupe d’autorisations ou tout l’espace de travail — un niveau d’accès supérieur à Peut commenter. Dans la liste des autorisations de cet exemple, vous sélectionneriez Peut modifier ou Accès complet.

  • Notez que le niveau d’autorisation de la page « Lignes directrices d’ingénierie » est déterminé par la page parent « Wiki ingénierie », mais cela peut être remplacé.

• Dans une sous-page, vous pouvez restreindre les autorisations pour empêcher — les membres, invités, groupes d’autorisations ou tout l’espace de travail — de commenter, ou même de afficher la page. Dans la liste déroulante des autorisations de cet exemple, vous sélectionneriez Peut commenter ou Aucun accès.

  • Notez qu’une fois l’accès supprimé pour Tous les membres d’Acme Inc, la sous-page « Backend » sera visible et modifiable uniquement par Fig et Lauren. Considérez‑la comme une « page secrète ». 🔮

• Lorsque vous restreignez les niveaux d’autorisation d’une sous-page, un bouton Restaurer s’affichera en haut du menu Partager. Utilisez-le pour rétablir les autorisations par défaut, et faire en sorte d’hériter de celles de la page parente.

Si vous disposez d’un accès complet à une page, vous pouvez à tout moment désactiver le partage avec toute personne.

• Le moyen le plus rapide est de transférer la page de la section Espace de travail ou Pages partagées de votre barre latérale vers la section Pages privées. Assurez-vous que c’est bien ce que vous souhaitez faire, car plus personne n’y aura accès.

• Cliquez sur Partager en haut à droite de la page et désactivez l’accès pour votre espace de travail, des personnes, des groupes ou au public. Vous pouvez également sélectionner Supprimer dans le menu déroulant près de leur nom.

• Pour les invités, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant près de leur nom. Vous pouvez également aller dans Paramètres et membres, faire défiler l’écran pour trouver les invités dans la liste, cliquer sur le menu déroulant à droite de leur nom, et cliquer sur le bouton Supprimer.

Vous pouvez savoir quels autres membres ont accès à une page, car leurs avatars ou photos de profil sont visibles dans la barre tout en haut de la page.

• Un avatar apparaît sous forme estompée si la personne concernée n’est pas en train de consulter la page.

• Au contraire, si la personne est actuellement sur la page, son avatar est clairement visible.

• Le survol d’un avatar vous révèle le nom de la personne, son adresse e-mail, et la date à laquelle elle a consulté la page pour la dernière fois.

• Cliquez sur un avatar actif pour accéder à la partie de la page qu’elle est en train de lire ou de modifier.

• Lorsque plusieurs personnes collaborent simultanément sur la même page, vous voyez leurs avatars se déplacer près des blocs qu’elles consultent ou modifient.

• Cliquez sur ••• (en haut à droite de n’importe quelle page) et regardez en bas du menu qui s’affiche. Vous verrez qui a modifié la page en dernier, et quand cette modification a eu lieu.

Si vous n’avez pas accès à une page, vous verrez la mention Aucun accès au lieu du nom de cette page.

• Cliquez dessus pour afficher un menu permettant de laisser un message et de demander l’accès à la page.

  • Cette action avertit les créateurs et éditeurs de la page. Ils peuvent choisir d’accepter ou de refuser votre demande d’accès.

Si vous disposez d’un forfait Entreprise et êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvez activer certains paramètres de sécurité pour empêcher le partage de contenu. Pour en savoir plus sur notre forfait Entreprise, contactez notre équipe commerciale.

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

• Dans la barre latérale de la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Paramètres.

• Faites défiler l’écran jusqu’à la section Sécurité et identité, où vous trouverez ces boutons d’activation :