Introduction aux bases de données

Il y a trois choses qui distinguent les bases de données Notion des feuilles de calcul et bases de données des autres logiciels :

1. Chaque élément constitue lui-même une page Notion. Tous les éléments que vous entrez dans votre base de données peuvent être ouverts dans leur propre page Notion, dans laquelle vous pouvez ajouter toutes les informations de votre choix. Nous y reviendrons ci-dessous !

2. Propriétés personnalisables. Ajoutez des propriétés pour contextualiser, étiqueter et catégoriser les éléments de votre base de données. Associez-y des dates, des personnes, du texte, des liens, etc. En savoir plus sur les propriétés de bases de données →

3. Vous pouvez créer plusieurs dispositions, et facilement basculer de l’une à l’autre. Vos données ne sont pas condamnées dans une seule table. Vous pouvez les visualiser sous forme de tableau kanban, de liste, de galerie ou de chronologie — tout ce qui pourra mieux faire parler les données. En savoir plus sur les vues, les filtres et les tris →

Chaque base de données pleine page contient les mêmes menus et les mêmes options. Voici un petit tour d’horizon.

1. Vues. Naviguez entre les différentes vues de votre base de données, ou modifiez-les.

2. Bouton « + Ajouter une vue ». Ajoutez une vue à votre base de données, avec sa propre configuration, ses propres filtres et ses propres tris.

3. Menu « Filtrer » : appliquez des filtres basés sur les valeurs des propriétés. Par défaut, vous seul(e) pouvez voir les filtres, mais vous pouvez les enregistrer dans la vue et les partager avec votre équipe si vous le souhaitez !

4. Menu « Trier ». Triez vos données par propriété. Comme pour les filtres : par défaut, vous seul(e) pouvez voir vos tris, mais vous pouvez également les appliquer à toute votre équipe.

5. Recherche dans la base de données. Tapez n’importe quel mot (le nom d’une page ou d’une propriété de la base de données), et votre base de données affichera uniquement les éléments correspondant à cette recherche.

6. Menu •••. Situé en haut à droite de votre base de données, il permet de modifier la disposition, les groupements, les propriétés, et d’autres options.

7. Bouton « Nouvelle page ». Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel élément dans votre base de données, qui s’ouvrira instantanément sous forme de page. Cliquez sur la flèche du bas (à droite du bouton) pour accéder à tous les modèles de base de données que vous avez configurés.

Il y a plusieurs façons de créer une base de données dans Notion :

• Créez une nouvelle page dans votre espace de travail, puis choisissez quel type de base de données vous souhaitez dans le menu gris de la page vide.

• Créez une base de données pleine page à partir d’une page existante en tapant / suivi du type de base de données qui vous intéresse (table, calendrier, tableau kanban, etc.). Choisissez la version pleine page.

• Créez une base de données intégrée à votre page en tapant / suivi du type de base de données que vous souhaitez. Choisissez la version intégrée.

Lorsque vous créez une base de données, vous pouvez choisir d’utiliser une source de données existante de votre espace de travail, ou d’en créer une nouvelle.

• Nous recommandons de sélectionner une source de données existante si vous souhaitez regrouper des informations hétérogènes, ou utiliser les mêmes propriétés qu’une autre base de données. Vous pouvez rechercher des bases de données existantes, puis choisir celle qui vous intéresse.

• Si les informations que vous ajoutez à la base de données entrent dans une nouvelle catégorie, ou que vous souhaitez les séparer des autres données, nous vous suggérons de créer une nouvelle source de données. Pour créer une base de données, cliquez en bas sur + Nouvelle base de données.

Chaque élément de votre base de données, qu’il s’agisse d’une ligne (dans une table) ou d’une carte (sur un calendrier ou un tableau kanban), constitue sa propre page Notion dans laquelle vous pouvez écrire, mettre en forme et intégrer du contenu. Comme n’importe quelle autre page Notion.

Voici comment ouvrir les éléments de la base de données en tant que pages :

• Dans les tables, survolez votre première colonne et cliquez sur le bouton OUVRIR qui apparaît.

• Dans les listes, il vous suffit de cliquer sur le titre de l’élément.

• Dans les tableaux kanban, les calendriers et les galeries, cliquez n’importe où sur la carte.

• Les pages s’ouvriront toujours en mode aperçu. Cliquez sur Ouvrir en tant que page (en haut à gauche) pour un affichage en pleine page.

• En haut de cette page, vous verrez toutes les propriétés de votre base de données. Chaque ligne correspond à une propriété avec un nom, un type et une valeur. Cliquez sur la valeur que vous souhaitez modifier.

  • Cliquez sur l’icône ⋮⋮ qui apparaît à gauche de chaque propriété pour : la déplacer (vers le haut ou vers le bas), changer le type de propriété, la renommer, la Dupliquer ou la Supprimer.

• En dessous de vos propriétés se trouve un espace libre, dans lequel vous pouvez ajouter n’importe quel bloc de contenu, y compris des sous-pages ou de nouvelles bases de données.

• Comme les éléments de base de données sont des pages, tout autre type de contenu que vous glissez-déposez dans une base de données (comme des éléments d’une liste à puce, par exemple) se transforment automatiquement en pages.

Lorsqu’elles font partie d’une base de données, les pages contiennent plusieurs éléments :

1. Les propriétés fournissent des données sur la page que vous consultez. Cela peut être le propriétaire du projet, la date d’échéance, les étiquettes, etc.

2. Les commentaires vous permettent d’avoir des conversations avec vos coéquipiers. Utilisez-les pour échanger, mentionner des personnes, poser des questions, donner votre avis, etc. 

3. Les liens entrants indiquent toutes les pages qui font un lien vers la page actuelle. Ils vous permettent de facilement naviguer entre elles.

Comme toujours dans Notion, vous pouvez personnaliser l’apparence de ces composants. Pour accéder à ces options :

• Cliquez sur les trois points ••• en haut à droite de n’importe quelle page Notion dans une base de données, et sélectionnez Personnaliser la page.

• Vous verrez apparaître cette fenêtre :

Concernant les propriétés, vous pouvez utiliser ce menu pour choisir dans quelles conditions elles s’affichent. Pour chacune d’entre elles, vous pouvez choisir :

• Toujours afficher : Rien ne change. Vous continuez à afficher cette propriété.

• Masquer si vide :  Le champ de propriété disparaît du haut de page s’il n’est pas rempli.

• Toujours masquer : Le champ de propriété n’est plus affiché en haut de la page.

Vous pouvez aussi accéder au menu Personnaliser la page en cliquant sur l’icône ⋮⋮ à côté de n’importe quelle propriété (dans la liste en haut de la page). Cette icône ⋮⋮ vous permet également de glisser-déposer vos propriétés, afin de choisir l’ordre dans lequel elles s’affichent sur votre page.

Pour les liens entrants, vous pouvez choisir le type d’affichage :

• Étendu : Toutes les pages qui ont un lien avec la page actuelle sont intégralement affichées.

• Afficher au clic : Si vous ne voulez pas voir toutes les pages, vous pouvez choisir d’afficher uniquement le nombre de liens entrants. Cliquez pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche la liste des pages qui pointent vers celle-ci.

• Désactivé : Masquez entièrement tous les liens entrants.

Pour les commentaires, vous pouvez un affichage :

• Étendu : Affichez la conversation complète en haut de la page.

• Désactivé : Masquez les commentaires sur la page, pour un affichage minimaliste.

Dans Notion, toutes les bases de données peuvent exister dans deux formats : en pleine page, ou intégrées à l’intérieur d’une autre page qui contient également des données non structurées. Par exemple, au milieu d’un document écrit.

• Pour créer une base de données pleine page, créez une page dans votre espace de travail et sélectionnez une disposition de base de données dans le menu gris.

• Vous pouvez également taper / suivi de la disposition de base de données souhaitée (tableau kanban, liste, etc.) et du mot pleine.

• Les bases de données pleine page s’affichent dans votre barre latérale, comme n’importe quelle autre page.

• Vous pouvez verrouiller une base de données pleine page pour empêcher d’autres personnes de modifier les propriétés et les options. Cliquez sur l’icône •••, puis sur Verrouiller la base de données.

• Pour transformer une base de données pleine page en base de données intégrée à la page, il vous suffit de faire glisser la base de données vers une autre page dans la barre latérale, ce qui la transformera en sous-page.

• Ensuite, naviguez dans la page et cliquez sur l’icône ⋮⋮, puis sélectionnez Intégrer dans cette page (dans le menu déroulant) pour la transformer en base de données intégrée.

Les bases de données intégrées peuvent cohabiter avec d’autres types de contenus. Un des cas d’usage les plus courants : les intégrer dans des documents.

• Créez une base de données intégrée en tapant / suivi de la disposition de base de données souhaitée et du mot intégrée.

• Les commandes/menus des bases de données sont masqués jusqu’à ce que vous les survoliez.

• Pour afficher une base de données intégrée en pleine page, cliquez sur ⤢ en haut à droite.

• Vous pouvez transformer une base de données intégrée en une base de données pleine page, en cliquant sur l’icône ⋮⋮, puis en la faisant glisser à la racine de votre barre latérale.

• Vous pouvez  Dupliquer, Supprimer, déplacer ou copier le lien vers votre base de données intégrée en cliquant sur l’icône ⋮⋮ qui apparaît au survol dans la marge de gauche.

• Dans votre barre latérale, votre base de données intégrée apparaît comme une sous-page de la page dans laquelle elle se trouve.

Lorsque vous utilisez une base de données dans un espace de travail partagé, Notion permet d’identifier les modifications accidentelles qui pourraient poser problème à d’autres membres de l’équipe.

Cliquez sur le menu « Partager » (en haut à droite de la base de données) pour voir tous les utilisateurs et modifier leurs autorisations. En savoir plus sur le partage et les autorisations →

Le niveau d’autorisation  Peut modifier le contenu  est uniquement accessible sur les pages des bases de données, et permet aux utilisateurs de :

• créer, modifier et supprimer des pages de la base de données ;

• modifier les valeurs des propriétés de ces pages.

Les utilisateurs disposant de l’autorisation Peut modifier le contenu dans une base de données ne peuvent pas :

• ajouter, modifier ou supprimer des propriétés de la base de données ;

• ajouter, modifier ou supprimer des vues ;

• modifier des filtres ou des tris ;

• verrouiller ou déverrouiller la base de données.

Vous trouverez cette option dans le menu •••, en haut à droite de la fenêtre Notion. Activez-la pour empêcher la modification des propriétés et des vues de votre base de données. Les données qu’elle contient pourront toujours être modifiées.

Notez que toute personne disposant d’un accès avec des droits de modification peut à tout moment activer ce verrouillage ou déverrouillage. C’est un garde-fou contre les modifications accidentelles d’une base de données dont la structure peut être modifiée par de nombreuses personnes.