Obtenez des réponses à vos questions grâce à Notion Q&A

L’espace de travail Notion de votre entreprise stocke les informations dont vos équipes ont besoin : feuilles de route produits, congés payés, documentation, tout y est.

Vos pages Notion contiennent déjà toutes les réponses à la plupart des questions importantes, mais la recherche de ces informations essentielles est souvent fastidieuse.

Notion Q&A trouve instantanément les réponses pour vous, pour que vous puissiez exploiter toutes les informations disponibles dans votre espace de travail Notion.

Les employés de Remote (une plateforme mondiale de ressources humaines comptant plus de 1000 membres basés dans le monde entier) passaient autrefois 5 à 10 minutes à trouver la réponse à chaque question qu’ils se posaient, plusieurs fois par jour. Ils utilisent désormais Notion Q&A dans l’ensemble de leur espace de travail pour avoir des réponses en quelques secondes.

Ils n’ont plus à aller à la pêche aux informations et à changer de contexte plusieurs fois au fil de la journée, ce qui améliore leur concentration.

Dans ce guide, découvrez comment Notion Q&A leur permet de travailler plus vite, en toute autonomie.

Quel que soit votre rôle, votre fonction ou la taille de votre entreprise, vous passez probablement un certain temps à chercher les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail.

Même avec une base de connaissances complète dans Notion, les membres des différentes équipes ne savent pas toujours comment et où trouver ce dont ils ont besoin. Souvent, l’information se trouve à un endroit totalement différent de là où ils travaillent, ou existe sous une forme qu’ils ont du mal à comprendre et utiliser. Ils doivent donc envoyer un message ou un e-mail à un collègue et attendre une réponse.

Résultat : le travail stagne et la concentration vole en éclats. Les membres sont bloqués jusqu’à ce qu’ils obtiennent des réponses, et les personnes qui détiennent le savoir au sein de votre entreprise sont bombardées de questions de routine qui les empêchent de se concentrer sur leurs tâches essentielles.

Notion Q&A devient l’assistant personnel de chaque membre de vos équipes, pour que vous passiez moins de temps à rechercher des informations essentielles.

La puissance de Notion Q&A lui permet d’explorer des milliers de documents en quelques secondes pour vous apporter les réponses dont vous avez besoin en un temps record. Le gain de temps est énorme par rapport à la communication entre collègues par messagerie.

Chaque fois que vous avez une question sur le déroulement du travail, vous pouvez d’abord demander à Notion Q&A, pour savoir si la réponse est déjà documentée dans Notion.

Pour ouvrir Notion Q&A, cliquez sur l’étincelle en bas à droite de votre fenêtre Notion et commencez à taper votre question dans le champ de saisie. Il suffit de formuler votre question naturellement.

Notion Q&A est capable d’identifier les contenus pertinents dans les pages auxquelles vous avez accès, de résumer les points clés d’une ou de plusieurs pages, et même de répondre à des questions spécifiques plus complexes sur la signification du contenu.

• Rechercher les mentions d’un sujet particulier dans l’espace de travail : par exemple, vous pouvez lui demander « trouve toutes les références au parcours d’intégration pour les nouveaux arrivants », pour identifier tous les contenus de formation pour les employés.

• Répondre aux questions des nouvelles recrues : même si vous avez une page très complète consacrée à l’intégration des nouveaux membres, ils auront forcément des questions. Notion Q&A est l’assistant d’intégration idéal pour vos nouvelles recrues, qui pourront lui poser toutes leurs questions, qu’il s’agisse de l’adhésion au plan d’épargne retraite ou de la marche à suivre en cas d’oubli de leur badge d’accès.

• Rattraper les informations partagées dans une réunion que vous avez manquée : vous n’avez pas pu assister à la réunion d’hier ? Demandez à Notion Q&A de résumer ce qui a été dit et de trouver les tâches qui vous ont été confiées à l’issue de la réunion.

• Suggérer des explications pour les résultats d’une campagne : vous constatez une croissance inhabituellement rapide sur un marché ? Notion Q&A peut vous aider à comprendre ces résultats. Par exemple, demandez-lui « Pourquoi notre croissance organique est-elle aussi élevée en Corée ? ». Il analysera les résultats des campagnes marketing et publicités ciblées, ainsi que les recherches utilisateurs et avis clients concernant la Corée, pour suggérer des explications possibles.

En accédant à toutes les informations stockées dans votre espace de travail, Notion Q&A comprend vos OKR, vos engagements de sprint, vos objectifs de campagne et tout ce pour quoi vous utilisez Notion. Quand vous lui posez une question, il vous apporte une réponse précise en puisant dans la banque d’informations que vous avez constituée en tant qu’entreprise.

Notion Q&A met l’IA au service de toutes les équipes et peut considérablement accélérer les tâches du quotidien.

Quelle que soit l’équipe à laquelle vous appartenez, vous pouvez utiliser Notion Q&A. Voyons ensemble quelques exemples.

Pour les ingénieurs, il n’y a rien de plus frustrant que de devoir s’interrompre pendant la correction d’un bug complexe.

Si vous avez besoin de vérifier un processus, plutôt que de contacter votre responsable ou de fouiller dans vos longs documents, vous pouvez ouvrir Notion Q&A et obtenir une réponse instantanée à votre question.

Andrew Pett, ingénieur backend chez Remote, nous explique comment Notion Q&A lui permet de retrouver des informations cruciales :

« Pour moi, les principaux atouts de Notion Q&A, c’est : la rapidité et l’efficacité. Si je rencontre un mot-clé ou un contexte que je ne connais pas, mon premier réflexe est de demander à Notion Q&A. Il explore les documents pertinents pour moi et me partage les informations dont j’ai besoin sous forme de petit résumé pratique. »

Si vous voulez savoir quelles sont les fonctionnalités les plus demandées par vos clients, vous pouvez ouvrir Notion Q&A et poser une question du type :

Quelles sont les fonctionnalités les plus demandées par les entreprises en Q4 ?

En plus de vous aider à localiser la page correspondante, Notion Q&A listera les demandes de fonctionnalité les plus fréquentes (classées par nombre) de la part des clients entreprise.

Vous pouvez aussi demander des informations spécifiques sur l’état d’avancement d’un projet ou les obstacles rencontrés, ainsi que sur les prochaines étapes de la feuille de route.

Vous avez un projet urgent à livrer, mais vous tenez à garder le niveau de qualité habituel, et respecter l’identité visuelle de la marque sans céder à la précipitation du lancement ?

Pour vous assurer que tout est propre et prêt à être diffusé, demandez à Notion Q&A :

Quelles sont nos règles d’utilisation pour les couleurs et les polices sur le site Web ?

Notion Q&A retrouvera pour vous les règles d’utilisation et résumera les points clés, pour que vous puissiez faire avancer le projet.

Lors de la réunion marketing hebdomadaire, votre responsable souhaite savoir où vous en êtes dans la campagne. Plus précisément, il vous demande les résultats d’une initiative particulière.

Pour obtenir les données et chiffres précis, demandez à Notion Q&A :

Combien d’impressions ont été générées par la campagne TikTok de la semaine dernière ?

Les résultats sont immédiatement affichés et la conversation peut ensuite s’axer sur les stratégies possibles pour améliorer les résultats la semaine suivante.

La mission de Notion Q&A est de récupérer et synthétiser des informations pour vous à partir de vos documents, en langage naturel. Il peut répondre à vos questions en utilisant des données provenant de l’ensemble de votre espace de travail et synthétiser des concepts à partir de votre banque d’informations. Mais il n’a pas accès aux connaissances en dehors de votre système.

En plus de Notion Q&A, l’IA de Notion comprend également un rédacteur IA et l’outil de remplissage automatique.

Vous pouvez l’utiliser en appuyant sur la touche espace dans n’importe quelle page pour rédiger et modifier des textes, générer des idées, faire des recherches sur un sujet et bien plus encore.

À la différence de Notion Q&A, le rédacteur IA puise ses connaissances dans le monde extérieur, pour vous aider à rédiger vos contenus. Il peut comprendre le contexte de la page sur laquelle vous vous trouvez. Vous pouvez lui demander d’effectuer des actions (comme résumer) sur le contenu de la page, mais il ne prendra pas nécessairement en compte les informations contenues ailleurs dans l’espace de travail.

Le remplissage automatique est une propriété de base de données qui permet de résumer, d’extraire des informations et de traduire le contenu d’une entrée de base de données.

Dans le contexte de la gestion de projet, il peut résumer l’état d’avancement d’un projet ou d’une tâche, et les résultats seront mis à jour en fonction des nouvelles tâches ajoutées et de la progression du travail.

Il vous permet de visualiser en un coup d’œil des informations essentielles extraites de la base de données.

Pour utiliser Notion Q&A à son plein potentiel, l’espace de travail Notion de votre entreprise doit contenir toutes les informations dont les membres de vos équipes ont besoin pour travailler et comprendre leurs rôles respectifs.

Si vous êtes encore en phase de construction de votre espace de travail pour votre entreprise, voici quelques conseils à garder à l’esprit :

• Créer une page d’accueil ou un wiki d’entreprise contenant les informations essentielles : votre wiki d’entreprise peut contenir des documents sur vos processus, vos politiques, votre mission et vos valeurs d’entreprise, ainsi que vos objectifs communs.

• Créer un wiki pour chaque équipe : en plus de votre wiki d’entreprise, chaque équipe devrait avoir sa propre page d’accueil pour trouver facilement toutes les ressources utiles.

• Utiliser notre système de gestion des projets et des tâches : vous pouvez dupliquer notre modèle Projets et tâches dans votre espace de travail. Les projets et les tâches sont connectés, ce qui permettra à Notion Q&A de répondre aux questions concernant l’avancement des projets et la charge de travail.

• Importer du contenu depuis d’autres outils : si vous avez changé d’outil, vous pouvez importer du contenu depuis Confluence ou Asana directement dans Notion, en quelques clics. Vous pouvez aussi créer

  des bases de données synchronisées et intégrer les informations provenant d’autres outils comme Github et Jira.