Relaatiot ja rollupit

Ajatellaan, että hypoteettisella yritykselläsi on kaksi tietokantaa 😉

• Toinen on asiakasseurantaa varten.

• Toisella seuraat ostettuja tuotteita.

Haluat tietää, ketkä asiakkaista ostavat tiettyjä tuotteita sekä mitä tuotteita eri asiakkaat ostavat. Tässä tarvitaan relaatio-ominaisuutta!

• Kahdessa yllä olevassa taulukossa sarakkeet ↗ Ostetut tuotteet ja ↗ Asiakkaat ovat relaatio-ominaisuuksia, joita voidaan lisätä kuten mitä tahansa muitakin tietokantaominaisuuksia.

• Kun lisäät ostetun tuotteen Asiakkaat-tietokantaan, tuotteen ostaneet asiakkaat näkyvät automaattisesti Tuotteet-tietokannan ↗ Asiakkaat-sarakkeessa.

• Kun yhdistät ravintolatietokannanaluetietokantaan, näet yhdellä silmäyksellä, mitkä ravintolat ovat milläkin alueella.

• Kun yhdistät kokousmuistiinpanojen tietokannan asiakastietokantaan, näet nopeasti kutakin asiakasta koskevat muistiinpanot.

• Kun yhdistät tehtävätietokannan isojen projektien tietokantaan, voit tarkastella, millaisista tehtävistä projektit koostuvat ja miten tehtävät vaikuttavat projekteihin.

• Kun yhdistät hakijoiden tietokannanhaastattelijoiden tietokantaan, voit seurata, kuka on haastatellut ketä.

Lisätäksesi relaation kahden tietokannan välille tarvitset kaksi tietokantaa. Oletetaan, että teit edellä Asiakkaat- ja Tuotteet-tietokannat tätä esittelyä varten.

• Lisää uusi sarake/ominaisuus Asiakkaat-tietokantaan.

• Anna sille nimi ominaisuusvalikon ruudussa, esimerkiksi Ostetut tuotteet.

• Valitse Tyyppi-valikosta kohta Relaatio.

• Sinua pyydetään etsimään tietokanta, johon haluat luoda relaation. Voit hakea tietokantaa yläosan hakukentässä.

• Näet relaation esikatselun. Tässä tapauksessa olemme luoneet relaation asiakastietokannan ja tuotetietokannan välillä.

• Napsauta sinistä Lisää relaatio -painiketta viimeistelläksesi uuden relaatio-ominaisuuden luomisen.

• Kun nyt napsautat jotakin solua relaatiosarakkeessa, esiin tulee valikko, josta voit hakea ja valita toisesta tietokannasta lisättäviä kohteita.

  • Näin voit esimerkiksi lisätä tietokantaan, mitä vaatteita kukin asiakas on ostanut.

  • Lisää kohde napsauttamalla listassa olevaa nimeä. Kun haluat poistaa kohteen, vie hiiren osoitin sen päälle ja napsauta oikealla olevaa –-painiketta.

Relaatiot luodaan oletusarvoisesti yksisuuntaisina. Voit kuitenkin helposti ottaa käyttöön vastaavan relaation kohdetietokannassa.

Kaksisuuntaisissa relaatioissa muokkaukset toimivat kumpaankin suuntaan. Jos lisäät asiakkaan Tuotteet-tietokantaan relaatiosarakkeessa, muutos näkyy Asiakkaat-tietokannassa.

• Noudata edellä olleita ohjeita uuden relaatio-ominaisuuden luomisessa.

• Napsauta valitsinta, jonka nimi on Näytä tietokannassa [liittyvän tietokannan nimi]. Tässä esimerkissä sen nimi on Näytä Tuotteet-tietokannassa.

• Nimeä vastaava relaatio.

• Alla näet kaksisuuntaisen relaation esikatselun. Tässä tapauksessa olemme luoneet relaation Asiakkaat-tietokannan ja Tuotteet-tietokannan välille ja relaation Tuotteet-tietokannasta Asiakkaat-tietokantaan.

• Napsauta sinistä Lisää relaatio -painiketta viimeistelläksesi näiden kahden uuden relaatio-ominaisuuden luomisen.

Kun muutat relaatiota, käytännössä lisäät yhteen tietokantaan tallennettuja Notion-sivuja toisen tietokannan ominaisuuskenttään.

• Näitä sivuja voidaan avata ja muokata muiden sivujen tapaan. Napsauta sivua relaatiosarakkeessa. Napsauta sitä sitten uudestaan avautuvassa ikkunassa.

• Voit myös poistaa minkä tahansa liittyvän sivun viemällä hiiren osoittimen sen päälle ja napsauttamalla oikealla olevaa –-kuvaketta.

• Voit rajoittaa relaatio-ominaisuuteen sisältyvien sivujen määrää – vaihtoehtoina on 1 sivu tai Ei rajoitusta.

• Jos valitset rajoitukseksi 1 sivun, tietokannan käyttäjät voivat valita relaatiovaihtoehdoksi vain 1 sivun. Tämä on hyödyllistä erityisesti tilanteissa, joissa vain yksi sivu saa olla relaatiossa toiseen sivuun – jos esimerkiksi kuhunkin ostoon saa liittyä vain yksi tilausnumero.

Relaatiot voidaan näyttää sivuilla kolmella eri tavalla. Jos haluat muuttaa näyttötapaa, napsauta relaatiota ja sitten kohtaa Näytä:. Valitse jokin seuraavista:

• Ominaisuutena: Relaatio näkyy sivun yläosassa muiden sivun ominaisuuksien yhteydessä.

• Sivuosiona: Relaatio näkyy sivun rungon yläpuolella omana osionaan. Tämä on paras vaihtoehto, jos haluat relaation erottuvan selkeästi.

• Minimaalinen: Relaatio näkyy sivun rungon yläpuolella, mutta sisältö on piilotettu.

When you set up a relation in your database, you can also choose to display certain properties of linked pages. For example, let’s say you have a database of frequently asked questions at your company. Each FAQ has a relation to a page that further explains the answer to the question. You might want people to also be able to see the owner of each page, so they know who to reach out to with more questions. You can set your FAQ database up so that the owner is visible along with the relevant page!

To do this:

• Open a page in a database that has a relation property.

• Click the field next to that property to link a page → click •••.

• In the menu that appears, drag the properties of the related database into or out of Shown in relation or Hidden in relation.

• Once you’re done, you’ll see your desired properties appear in the relation field. This will apply to all of the pages in your current database.

Oletetaan, että haluat luoda relaation samassa tietokannassa olevien kohteiden välille. Sinulla voi esimerkiksi olla tehtävätietokanta, ja haluat jokaisen tehtävän liittyvän toisiin tehtäviin.

• Aloita luomalla uusi relaatio.

• Hae ja valitse sen jälkeen tietokanta, jota parhaillaan työstät.

• Näet nyt, että tietokanta liittyy tähän tietokantaan.

Aivan kuten kahden tietokannan välisissä relaatioissa, voit tehdä tästä relaatiosta yksi- tai kaksisuuntaisen.

• Jos haluat ottaa käyttöön kaksisuuntaisen relaation, ota käyttöön Erilliset ominaisuudet -asetus. Näkyviin tulee toinen ominaisuus.

Rollupit auttavat kokoamaan tietokantojen tietoja relaatioiden perusteella. Palataan edelliseen asiakkaita ja tuotteita koskevaan esimerkkiin ja oletetaan, että haluat tietää, kuinka paljon rahaa asiakas kulutti ostamiinsa tuotteisiin.

• Luo ensin relaatio, jotta tiedät, kuka osti mitäkin.

• Lisää uusi sarake/ominaisuus ja valitse Ominaisuuden tyyppi -valikosta kohta Rollup. Anna sille kuvaava nimi.

• Napsauttamalla mitä tahansa rollup-sarakkeen solua esiin tulee uusi valikko, jossa kysytään seuraavia asioita:

  • relaatio-ominaisuus, jonka mukaan haluat tehdä rollupin

  • niiden sivujen ominaisuus, joista haluat tehdä rollupin

  • laskelma, jota haluat käyttää niihin.

• Jos esimerkiksi haluat tehdä näillä sivuilla rollupin relaatio-ominaisuudesta Ostetut tuotteet ja Hinta-ominaisuudesta, valitse laskelmaksi Summa.

  • Näin lisäät hinnat kunkin asiakkaan ostamaan tuotteeseen, jolloin näet asiakkaan kuluttaman summan rollup-sarakkeessa.

Rollupina voi käyttää 17 eri laskelmaa. Tässä ovat ne kaikki:

• Näytä alkuperäinen: Tämä vaihtoehto näyttää kaikki liittyvät sivut samassa solussa. Se on sama kuin relaatio-ominaisuus.

• Näytä ainutlaatuiset arvot: Tämä näyttää jokaisen ainutlaatuisen arvon valitussa ominaisuudessa kaikille liittyville sivuille.

• Kaikkien määrä: Laskee arvojen kokonaismäärän valitussa ominaisuudessa kaikille liittyville sivuille.

• Ainutlaatuisten arvojen määrä: Laskee ainutlaatuisten arvojen määrän valitussa ominaisuudessa kaikille liittyville sivuille.

• Laske tyhjät: Laskee liittyvien sivujen määrän, joissa on valitun ominaisuuden kohdalla tyhjä arvo. Jos esimerkiksi yhdellä asiakkaan ostamalla tuotteella ei ollut hintaa ja se oli valittu ominaisuus, rollup-sarakkeen arvo olisi 1.

• Määrä ei ole tyhjä: Laskee liittyvien sivujen määrän, joissa on valitun ominaisuuden kohdalla määritettyjä arvoja.

• Prosenttia tyhjiä: Laskee sellaisten liittyvien sivujen prosenttimäärän, joissa ei ole valitun ominaisuuden kohdalla arvoa.

• Muiden kuin tyhjien prosenttiosuus: Laskee sellaisten liittyvien sivujen prosenttimäärän, joissa on valitun ominaisuuden kohdalla arvo.

Nämä rollup-laskelmat ovat käytettävissä vain Numero-ominaisuuksille:

• Summa: Laskee liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien summan (kuten edellä).

• Keskiarvo: Laskee liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien keskiarvon.

• Mediaani: Näyttää liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien mediaanin.

• Väh.: Näyttää liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien pienimmän luvun.

• Enint.: Näyttää liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien suurimman luvun.

• Alue: Laskee liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien suurimman ja pienimmän luvun välisen alueen (väh.–enint.).

Nämä rollup-laskelmat ovat käytettävissä vain Päivämäärä-ominaisuuksille:

• Varhaisin päivämäärä: Etsii kaikkien liittyvien sivujen päivämääräominaisuuksien varhaisimman päivämäärän/kellonajan.

• Viimeisin päivämäärä: Etsii kaikkien liittyvien sivujen päivämääräominaisuuksien viimeisimmän päivämäärän/kellonajan.

• Aikaväli: Laskee liittyvien sivujen päivämääräominaisuuksien varhaisimman ja viimeisimmän päivämäärän välisen aikavälin.

Voit lisätä laskelmia rollup-sarakkeeseen sekä taulukoissa että tauluilla saadaksesi käsityksen koko tietokannan summista, vaihteluväleistä, keskiarvoista ja muista asioista.

• Oletetaan, että haluat tietää, kuinka paljon rahaa kaikki asiakkaasi käyttivät yhteensä.

• Napsauta Asiakkaat-taulukon alaosassa rollup-sarakkeen alla olevaa kohtaa Laske.

• Valitse Summa laskeaksesi yhteen kaikki sarakkeen arvot loppusumman saamiseksi.