Formo répond à ses besoins d’agilité grâce à Notion
Formo est une société de biotechnologie alimentaire qui se donne pour mission de transformer l’industrie du fromage. Dans son effort pour révolutionner les techniques de production fromagère, en utilisant des micro-organismes pour remplacer le lait de vache, l’entreprise connaît une croissance rapide et développe son agilité commerciale au fil de son évolution. Pour suivre cette cadence soutenue en termes de stratégies, d’intégration, d’embauche et de suivi des OKR, Formo s’est tournée vers Notion, qui lui offre une solution tout-en-un.
Emmanuel "Kojo" Afoakwah
Stratégie et opérations commerciales
Une solution tout-en-un qui booste l’agilité en entreprise
Quand Formo a commencé à chercher une solution pour décloisonner ses bases de données et ses projets, qui permettrait de gérer le foisonnement d’idées propre à une start-up, elle n’a pas été séduite par certains outils plus connus et axés sur un seul aspect, comme Asana ou Google Docs. L’équipe voulait un espace de travail connecté transparent et collaboratif, qui permettrait de rassembler et gérer ses modèles inspirés de Scrum au même endroit.
Pour Formo, être une entreprise agile, c’est pouvoir lancer des idées, sélectionner et donner la priorité à celles qui ont le plus de chances de fonctionner, les mettre en œuvre, échouer, recommencer et ainsi de suite, pour affiner son objectif. Il faut pouvoir faire le tri et écarter les idées qui ne s’avèrent pas utiles. Quand l’équipe de direction a découvert Notion, elle a été séduite par ses multiples fonctionnalités. Avec Notion, Formo a gagné en agilité et a pu gérer tous les aspects de son activité, de l’intégration à la formation des équipes, en passant par la création d’un wiki d’entreprise.
Les plus gros atouts de Notion étaient ses tableaux kanban et ses bases de données avec sous-tâches, qui ont permis à Formo de décomposer ses objectifs stratégiques en tâches exploitables. Kojo témoigne : « Grâce aux tableaux kanban, nos OKR sont liés aux tâches de chaque équipe, et comme tout est réuni au même endroit, on peut combiner tous les outils agiles dont on a besoin dans Notion. » Notion contribue aussi à la transparence chez Formo. Tout le monde peut consulter un certain nombre d’éléments communs, notamment la feuille de route et les risques de l’entreprise, ce qui permet de contextualiser le travail au quotidien et d’avancer vers les grands objectifs.
On aime vraiment la base de données avec des sous-tâches : ça permet d’avoir une base de données attitrée pour chaque maillon du travail. Tout devient plus simple, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches essentielles tout en travaillant sur différentes choses en même temps.
Stratégie et opérations commerciales
Un processus d’intégration rationalisé pour gagner en efficacité
Quand Formo était encore une petite entreprise, l’intégration et la prise en main se faisaient plus facilement. Mais en l’espace d’un an, ses effectifs sont passés de 25 à 90 personnes et il a fallu rationaliser le processus pour gagner du temps et optimiser l’efficacité.
La création d’un processus d’intégration dans Notion avait plusieurs objectifs : répondre aux questions, fournir des informations détaillées à l’équipe, former les employés à l’utilisation d’un tableau kanban et les guider vers l’agilité. Chez Formo, permettre à tout le monde de créer des tâches dans des tableaux kanban a été une solution efficace, tout comme l’utilisation de vidéos. Le processus d’intégration que Formo a créé dans Notion a eu un impact considérable. Kojo le confirme : « L’intégration nous prend deux fois moins de temps qu’avant. »
Le processus d’intégration permet aux nouveaux membres de se familiariser avec Notion dans la foulée, ce qui leur donne les bases pour continuer à l’utiliser pendant tout leur parcours chez Formo.
Une évolution rapide et efficace des stratégies
Compte tenu de sa croissance rapide, Formo a dû s’adapter à un rythme soutenu. À ses débuts, l’équipe affinait ses hypothèses stratégiques les plus cruciales au jour le jour. Notion a permis de répercuter rapidement ces changements sur les opérations de l’entreprise. Avec Notion, Formo a pu faire évoluer ses stratégies de mise sur le marché rapidement et efficacement.
Kojo insiste sur cet atout : « Nous devons nous adapter à l’évolution du marché et analyser nos performances le plus vite possible. Avec les tableaux kanban de Notion, on a pu gérer facilement nos OKR et créer une source d’information unique. » Formo crée des OKR trimestriels, dans lesquels des objectifs sont fixés pour les équipes. Chaque fois que les OKR sont modifiés, les équipes y reviennent, les analysent et documentent tout directement dans les bases de données Notion.
Ainsi, elles peuvent se baser sur les résultats clefs pour faire évoluer leur stratégie et créer de nouveaux objectifs et sous-tâches.
Notion nous permet de documenter tout ce qui se passe en réunion pour pouvoir y revenir à postériori quand on fait des erreurs. On crée ainsi des rétrospectives qui nous permettent de faire le point et de créer de nouvelles tâches en fonction. Ces tâches sont intégrées dans le tableau kanban.
Stratégie et opérations commerciales
Une collaboration transparente vers des OKR communs (tout en laissant une place à la créativité)
Formo utilise ses OKR pour faire des choix stratégiques. Ils sont un outil d’agilité qui permet d’identifier les changements et améliorations à fortes répercussions pour booster la croissance. Ils permettent de fixer des priorités trimestrielles. Les tableaux kanban jouent un rôle central dans la gestion de projet en équipe chez Formo. Les parcours des équipes dans ces tableaux permettent de visualiser les grands objectifs communs, les délais et les critères d’acceptation.
Kojo considère Notion comme un outil de création. L’interface utilisateur encourage la créativité et permet à chacun de présenter les informations de façon unique et personnalisée. Elle facilite la collaboration, que ce soit entre membres d’une même équipe ou entre plusieurs équipes. C’est aussi un puissant outil de feedback qui permet de mettre en commun les informations pour créer de nouveaux OKR en fonction.
