TheFork affûte son organisation grâce à Notion
Créée en France en 2007, TheFork est une plateforme de réservation de restaurants en ligne. Filiale du groupe TripAdvisor depuis 2014, elle est aujourd’hui accessible dans plus de 20 pays d’Europe, recensant plus de 60 000 établissements grâce à un millier d’employés. Ses services ne s’adressent pas qu’à toutes celles et ceux qui recherchent un endroit où manger : l’entreprise fournit aussi différents outils de gestion aux restaurateurs.
Nicholas Suter
Head of Architecture
Une collaboration aux petits oignons
L’espace Notion de TheFork compte plus de 95000 pages, pour près de 1000 utilisateurs ! Cet outil occupe une place centrale dans les activités de cette entreprise dont le nombre d’employés ne cesse d’augmenter, au sein d’équipes distribuées dans toute l’Europe, de Paris à Londres en passant par Milan. Toute la connaissance est ainsi centralisée en ligne, par le biais de documents accessibles à tous, même simultanément, et à tout moment. Faciles à modifier, ceux-ci sont régulièrement mis à jour.
Notion est notre outil de référence pour la gestion de la connaissance.
Head of Architecture
Des bases de données étoilées
Le fonctionnement de cet espace repose sur un système de bases de données complexes. Pour être plus précis, trois bases de données y sont interconnectées : elles concernent l’organisation (les domaines, les piliers, les équipes, etc.), la connaissance (les procédures et la documentation) et la gestion de projet, jusqu’aux aspects les plus techniques et fonctionnels. Un document partagé via Notion permet d’ailleurs aux employés de s’y familiariser dès leur intégration.
Mais la complexité de cette architecture n’empêche pas la facilité d’utilisation, au contraire. Les différentes vues (en tableau ou en liste, par exemple) permettent une lecture plus facile des informations selon les besoins tandis qu’un système de mots-clefs facilite les recherches. Archives et comptes rendus de réunion complètent le tableau pour une approche aussi globale que possible.
Des recettes pour le succès
Pour Nicholas, l’un des principaux avantages de Notion est qu’il permet de créer facilement des documents de qualité. Pour ce faire, ses collaborateurs ont développé de nombreux modèles, comme celui pour l’analyse technique des nouvelles fonctionnalités. Prêt en un seul clic, le modèle permet d’obtenir une documentation claire et complète : il suffit de remplir tous les champs correspondants, éventuellement en ajoutant des liens ou des pièces jointes (des captures d’écran, par exemple).
Notion permet à tous de créer facilement des documents de qualité.
Head of Architecture
Une communication affinée
Notion ne facilite pas que la collaboration mais aussi la communication. À l’heure où les chaînes d’e-mails peuvent devenir interminables et où les réunions ont tendance à se multiplier, TheFork mise sur ses pages partagées pour gagner du temps. Pouvoir travailler simultanément sur un même document, ajouter des commentaires ou des mentions sont déjà des moyens de réduire les échanges, de les rendre plus efficaces.
Nicholas souligne que la compatibilité de Notion avec de nombreux outils est un autre de ses points forts. Alors que les e-mails sont de moins en moins utilisés en interne, Slack permet de partager des pages tout en affichant un aperçu de celles-ci (auteur, date, résumé). Il est aussi possible de partager des discussions Slack sur une page Notion, ce que font les équipes de TheFork pour les analyses d’incident, afin d’enrichir leurs archives.
