Foolproof supprime les silos —  et économise 500 000 £ par an

Foolproof, une société du groupe Zensar, est une entreprise spécialisée dans les produits numériques. Ses équipes ont adopté Notion pour transformer leur système de gestion des connaissances, en centralisant les informations, les idées et les contenus.

Témoignage de

Phil Morton

Directeur de l’UX design

Cas d’usage
Documentation, Wiki, Gestion de projet
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Le chaos de l’information enfin sous contrôle

Foolproof, entreprise de design numérique d’envergure mondiale basée au Royaume-Uni, a plus que doublé de taille pendant la pandémie - passant de 100 à 250 personnes - tout en adoptant le travail à distance. Les anciens modes de partage d’informations, notamment les échanges en personne, sont tombés en désuétude. Les informations dispersées sur une myriade de boîtes mail et d’outils tels que Box, Confluence et Miro, étaient de plus en plus cloisonnées.

Philip Morton, directeur du design de l’expérience utilisateur, a pris en charge la refonte du système de gestion des connaissances de Foolproof. Après avoir comparé plusieurs solutions, il a choisi Notion et s’est lancé dans la création d’un wiki d’entreprise, permettant de centraliser les informations et de supprimer les silos.

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Dites adieu aux informations fragmentées et cloisonnées.
Avant Notion, si vous aviez besoin d’une information, il fallait demander de l’aide à un collègue sur Slack.
Phil Morton
Phil Morton
Directeur de l’UX design
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Des informations accessibles qui font gagner un temps précieux

Jusque récemment, les informations de Foolproof étaient éparpillées sur plusieurs outils et services. Les employés n’arrivaient pas à mettre la main sur les processus et procédures d’entreprise. Les commerciaux avaient du mal à retrouver la trace de projets antérieurs auxquels se référer. Et personne ne savait à qui s’adresser en cas de problème.

Notion a permis d’organiser les connaissances sur des bases de données dédiées aux employés, aux clients, aux processus ou à l’historique des projets. Les tests menés par Philip lui ont permis de constater que ses collègues mettaient en moyenne 26 minutes pour trouver neuf informations avec l’ancien système. Avec Notion : seulement 5 minutes.

Les vétérans de l’entreprise comme Philip n’ont désormais plus à jouer le rôle de base de connaissances humaine, ce qui était trop souvent le cas par défaut chez Foolproof. Les collègues qui se tournaient autrefois vers lui pour des questions basiques peuvent maintenant trouver des réponses par eux-mêmes. « Si vous pouvez gagner 20 minutes par jour, cela représente une journée par personne et par mois », explique-t-il. « Sur l’ensemble de l’équipe, le temps économisé chaque année correspond à 454 000 £. »

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Notion met l’information à la portée des utilisateurs, et non dans un dossier partagé dans un cloud lointain que tout le monde a oublié depuis longtemps.
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Des pages d’accueil sur mesure pour chaque équipe

Après avoir mis en place un wiki à l’échelle de l’entreprise, Philip s’est intéressé aux équipes. Suivant un processus d’intégration efficace (modélisé dans Notion, bien entendu), il a intégré chaque service de l’entreprise dans l’espace de travail de Foolproof, et accompagné chaque responsable d’équipe dans la création d’une page d’accueil, avant de leur en confier la gestion.

Les équipes ont pu personnaliser leurs pages respectives en fonction de leurs besoins et de leur rôle dans l’entreprise. Par exemple, l’équipe de direction utilise sa page pour diffuser des informations au sein de l’entreprise, tandis que l’équipe marketing y stocke des guides de marque à l’usage de ses membres.

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Transformez nos modèles en pages d’accueil personnalisées.
Les gens se sont approprié leurs pages et les ont personnalisées en fonction des besoins de leur équipe.
Phil Morton
Phil Morton
Directeur de l’UX design
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Les informations non documentées laissent place à une mémoire d’entreprise à long terme

La refonte du système de gestion des connaissances de Foolproof a commencé avec les wikis, puis s’est rapidement développée. Les employés ont commencé à utiliser des pages Notion pour gérer chaque projet, fournir du contexte, planifier le travail et s’organiser en équipe. Ils ont même conçu eux-mêmes plusieurs modèles, permettant à leurs collègues de différents services de créer leur propre page d’accueil projet en un seul clic.

Autrefois, les équipes devaient organiser des réunions d’information régulièrement pour intégrer et briefer les nouveaux membres. Aujourd’hui, Notion agit comme la mémoire à long terme de Foolproof : lorsqu’un nouveau membre rejoint un projet, il peut explorer le contexte et se familiariser à son rythme.

L’adoption de Notion a également apporté beaucoup de transparence au sein de l’entreprise. En effet, les membres curieux du fonctionnement des autres équipes ou projets peuvent explorer leur page d’accueil et s’informer facilement sur le travail en cours. Cela a permis à l’ensemble des équipes de mieux comprendre leurs collègues et de mieux travailler ensemble.

Pour Foolproof, le décloisonnement des informations était la première étape de la refonte. Mais à long terme, il s’agit avant tout de créer des passerelles qui renforcent la cohésion globale. L’entreprise a su utiliser Notion pour fédérer ses équipes, mieux partager les informations et travailler de manière plus collaborative.

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Un point d’accès unique aux informations, au contenu et au contexte de chaque projet.

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