デジタルで触れ合えるNotionが、新しいコミュニケーションを生み出し組織を強くする

同僚への感謝の気持ちをポイントにし、給料に反映されるピアボーナス・サービス「Unipos」。このサービスの運営元Fringe81株式会社 Uniposカンパニーでは、開発フローからバックオフィスまでNotionで管理しています。導入を決めた理由は、自由にカスタマイズできるNotionの柔軟性に惹かれたから。結果的に、社員はNotionを使って自発的に行動し、コミュニケーションの活性化が起こりました。

Insights from

斉藤知明

Unipos カンパニー社長

川崎隆史

CFO

谷地田豊

Unipos 開発リーダー

梅木主道

Unipos プロダクトマネージャー

Use cases

Wiki, ドキュメント管理, プロジェクトマネジメント, 文章管理

ビジュアルを盛り込んだ資料により承認スピードは格段にアップ

プロダクト開発を進めるうえで、ビジネスサイドの了承は不可欠です。その際、求められるのは、説得力のある資料。プロダクトマネージャーの梅木さんは、”オンラインで合意形成するためのツール”としてNotionを使っています。資料を作る際に意識していることは、簡単に伝えられること。そのため、パッと見ただけで分かるよう、資料にはビジュアルをふんだんに盛り込んでいます。Notionでは映像や画像の貼り付けが簡単です。またWhimsicalやFigmaといったデザインツールとも連携しており、URLを入力するだけでページ上に貼り付けられます。これにより合意を得られるスピードが飛躍的に伸びました。

動画や画像、Figmaで作ったビジュアルを貼り付けられます。

梅木主道 — 情報やデータをシームレスに貼り付けられ、説得力のある資料が作成できました。

Notion上で完結する情報管理とコミュニケーション

バックオフィスの管理もNotionです。使い方の１つとして、財務資料の管理が挙げられます。経営における情報管理では、膨大な数のドキュメントが行き交い、それらをストックしなければなりません。そのドキュメントの整理整頓もNotionなら簡単です。契約書や財務資料などファイルとしてのドキュメントを貼り付ければ、Notionはファイルサーバとして機能。ツリー構造のように情報を蓄積できるため、ドキュメントの関連性も把握できます。

予算管理をする際は、表計算のように使用。優れた点は、細かくフィルタリングできること。これにより、「2021年3月に達成した首都圏の営業利益」といった具体的な数字を、一発で手に入れられます。CFOを務める川崎さんは、「情報管理」と「コミュニケーション」の2つができ、便利だと語ります。以前なら、ドキュメントをフォルダに保存し、そのドキュメントをメール添付した上で、関係者に送付。Notionなら、その手間を省けます。ドキュメントをページに格納し、「@名前」とメンションすれば、情報を共有したいメンバーに連絡できるんです。情報共有とコミュニケーションをNotion内で完結したことで、情報の散在を防げました。

Unipos Image 2 — 予算管理もエクセルのように表計算をした上で作成できます。

ユーザーの用途に合わせて、情報の保管構造をカスタマイズできる

チーム作りにもNotionは一役買っています。谷地田さんがリーダーを務める開発チームでは、チームだけの部屋をNotion上で作り、チームのタスク管理や進捗管理、議事録といった全ての情報をまとめています。Notionでチームの情報管理をしたおかげで、ある効果が生まれました。それが”情報の把握”です。テキストやデータの保管場所を作る際、チームのメンバーが把握しやすい構造にカスタマイズ。自分たちに合った保管構造のため、チームのメンバーは、どこにどの情報があるか辿りやすくなり、「情報を見落としていました」という会話が無くなりました。

タイムライン上にメンバーのタスクがまとめられており、メンバーの進捗状況が把握できます。

Notionは使いやすさを追究したUIのおかげで、ユーザーが楽しく使えています。社員が楽しく使った結果、会社の情報が整理整頓された状態でストックされているんです。

斉藤知明 — Notionは使いやすさを追究したUIのおかげで、ユーザーが楽しく使えています。社員が楽しく使った結果、会社の情報が整理整頓された状態でストックされているんです。

自由なツールは社員の自発的な行動を生む

Notionの導入を決めたのは、カンパニー社長の斉藤さんです。Notionを始めるにあたって斉藤さんは、「自分たちが使いやすいように、自由に作っていい」と社員に伝えました。その自由な環境の下、生まれたのが社内日報です。リモートワークが続く中、社員同士のコミュニケーションが希薄になりました。これに危機感を抱いた梅木さんは、全社員が書き込める日報ページを作成。日報ページはチャットツールに紐づけており、アップされる度に、チャットツール上に連絡が届きます。

この日報により、同僚の新たな一面を垣間見えただけでなく、新入社員のフォローまでできました。入社したての社員は、組織のことが分からないまま働く日々に、不安を感じていました。その心情を日報に吐露したことで、周囲がフォローに走ります。これにより、新入社員に帰属意識が芽生えたんです。開発やバックオフィスだけでなく、社員の気持ちを整理し、新たなコミュニケーションパスを提供してくれたNotion。表現したいカルチャーを自由に落とし込み、組織が成長する基盤を整備しましょう。