グローバル展開するSmartNewsが実現するデジタルオフィスでの働きかた

SmartNewsはユーザーの興味関心を広げる多様なニュースを集めて日々届けています。日本からアメリカへとグローバルで拡大中のチームは、リモートでも働けるデジタルな空間、デジタルオフィスをNotion上に作り上げることで、会社のミッションやメッセージ、チームWiki、プロジェクト管理まで、様々な情報を共有しています。意思決定に必要な情報をNotionに集約させることで、場所にとらわれずに変化の激しい時代に素早く対応する組織を作っています。

Insights from
笠藤 晴香
Corporate Engineering
山本 興一
Product Designer
Use cases
Wiki, プロジェクトマネジメント, ドキュメント管理
1

チームにとっての情報のキャンバス

グローバルでのチーム拡大によって、SmartNewsでは既存の情報共有の仕組みから変更する必要がありました。これまでの情報共有の方法ではWikiツール、ドキュメントツールなど情報が散らばり、情報を見つけるため時間というムダな時間が多すぎたのです。現在はすべての情報をNotionへ集約しています。これによって、プリンターの操作方法がわからないとき、不参加の打ち合わせの内容を知りたいとき、すべての情報をNotionで簡単に見つけれるようになりました。時間や言語に関係なく、社員はいつでも答えを見つけれるように情報のキャンバスをNotionで表現しています。

全社コミュニケーションはNotion上に日本語・英語で共有されています。
異なるロケーションでチームが急速に拡大しているため、各拠点、各チームのインフォメーション、意思決定などをタイムリーに把握することが難しくなってきています。Notionがあることで社員同士の意識がつながり、全員で前に進む感覚を作り出せています。
笠藤 晴香
Corporate Engineering
2

正しい判断をするためのレシピ

SmartNewsの全部門は、重要なドキュメントの共有やプロジェクト管理のために全社Wiki内にそれぞれの部門ごとでWikiを作っています。Notion上で共通の情報共有の場を持つことで、特にエンジニアとプロダクトのチームに大きな変化がありました。

以前のツールではドキュメントを書いても書いてもナレッジが貯まらないという状況だったのです。Notionで階層を作って情報を整理し始めたところ、全員が重要な情報を保存し共有するべきである、という感覚が生まれアウトプットする意識と情報共有するという文化が促進されました。

新しいプロジェクトが始まると、Notionに新たなページを作成します。1つのプロジェクトで、FigmaプロトタイプからGithubリポジトリまで数十個のツールが必要になることもあります。将来の業務に影響する数十件の決定をすることもあります。ツールの使い方や選定理由、決定事項、業務フロー、つまり判断をするためのレシピをNotionにまとめる事によって、入社したての人であっても全員が背景や流れを考慮した正しい判断をすることができます。

あらゆる部門、チームが、Notionのページ階層内に情報を保存しています。
3

使いやすいから、毎日使える

Wikiであればたまに見る程度では意味がありません。情報共有のツールはみんなに好かれていることが大事です。好かれるためには全員が毎日最新情報を見たり、プロジェクトの進捗管理をして、チームとしてのナレッジを貯める作業がやりやすいツールであることが大事です。デザインチームはプロジェクトページでカンバンボードを使い、プロトタイプや期限など全ての情報を管理しています。あらゆるドキュメント、議事録や要件などがプロジェクトボードと一緒に保管されています。アイデアの発案からローンチまで、プロジェクトの進行に必要な全ての情報はいつでも簡単に確認できます。必要な情報をすべてまとめてNotionで表現できる。だから毎日使えるのです。

ドキュメントとプロジェクトのカンバンボードは同時に管理され、シームレスに確認できます。
以前使用していたツールの多くは、使いづらく、遅く、多機能過ぎたのです。シンプルなカンバンやテーブルが必要なだけの時もあり、Notionはそれを得意としています。
山本 興一
Product Designer
4

組織やロケーションの壁を感じさせない

Notion上でデジタルオフィスを作り上げたことで、SmartNewsは部門を跨いだコラボレーションが加速しています。以前はプロジェクト単位で情報を共有していたため、情報がプロジェクト内にとどまっていました。プロダクトごとに情報が分断されていたため、同じ職種同士でも全社としてのブランドやデザイン、システムの整合性を取ることが難しいこともありました。Notionを利用することにより、他のプロジェクトチームが何をしているのかを誰でも閲覧できるので、意見や質問が活発化しました。

ブレインストーミングでアイデアを出しチーム全体でパターンを見つけます。これをNotionでナレッジとして保管し、Slackで共有することで情報が組織とロケーションを超えて一瞬で伝達されます。この一連の流れがいとも簡単に出来るようになりました。

エンジニアが最新のマーケティングの立ち上げが気になる一方で、デザイナーはプロダクト以外のことも気にする必要があります。全ての情報が共有され、コメントできるデジタルオフィスがあることで、仕事の透明性が上がります。常に最新情報が共有されることで会社としてワンチームを実現しています。

好きなときに他のチームのWikiをみて、最新情報を知ることができます。

あなたのチームにデジタルオフィスを

Notionはさまざまなデバイスで使えます。まずは無料プランをお試しください。

Web app

Desktop app

Using Notion at work? Contact sales