Grâce à Notion, Agicap passe un cap en matière de gestion de projets

Agicap est une fintech française qui propose des solutions de gestion de trésorerie adaptées aux TPE/PME. Créée en 2017, elle compte déjà plus de 4000 clients en France, mais aussi en Espagne et en Allemagne. L’équipe Produit a été la première à utiliser Notion afin d’optimiser la gestion de projets. À la fois simple et puissant, cet outil a rapidement été adopté : toutes les équipes s’en servent aujourd'hui à un niveau très avancé.

Insights from
Maël Ezzabdi
CPO
Use cases
Project Management, Wiki, Documentation, Notes
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Des roadmaps qui montrent la voie

Indispensables à la gestion de projet, les feuilles de route ne sont pas toujours faciles à lire. Dans Notion, Agicap utilise des roadmaps trimestrielles qui sont structurées en trois niveaux : les projets, les fonctionnalités et les users stories.

Il suffit de quelques clics pour accéder aux différents projets en cours, ou savoir qui en sont les responsables. La vue tableau offre une vision d’ensemble tandis que la vue calendrier (par équipe) indique clairement l’avancement du projet. Les éventuels retards sont calculés grâce à une formule.

Une vue claire de tous les projets en cours
Nous avons d’abord adopté Notion pour gérer les roadmaps, la conception des sprints et la rédaction des features.
Maël Ezzabdi
CPO
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Des sprints qui permettent de gagner du temps

Plus petit niveau des projets, les users stories sont aussi détaillées que possible. Elles incluent d’abord une section commentaires, où interviennent aussi bien les chefs de projet que les designers et les développeurs. Elles regroupent ensuite toute la documentation nécessaire, notamment les spécifications techniques. L’utilisation de Figma permet d’y intégrer des illustrations très détaillées.

Pour leur développement, ces stories sont rattachées à des sprints, des périodes de deux semaines. En fonction de la capacité des équipes, indiquée par les chefs de projet, une formule détermine automatiquement les efforts nécessaires, aussi bien en temps qu’en moyens. Tout en facilitant le travail en équipe, Notion permet d’estimer avec précision le temps nécessaire au développement de nouvelles fonctionnalités. Les mises à jour des produits peuvent alors être planifiées de manière optimale.

Une visibilité optimale pour garder le contrôle sur tous les projets
Notion est un outil rapide et précis pour faciliter la collaboration entre les équipes.
Maël Ezzabdi
CPO
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Des notes pour mieux communiquer

Afin de mieux communiquer sur les projets en cours, Agicap utilise Notion pour produire des notes de mises à jour. Publiées à la fin de chaque sprint, elles permettent d’informer toutes les équipes, dans tous les pays, des avancées réalisées. Les informations y sont d’autant plus claires qu’elles sont illustrées, s’appuyant sur des vidéos ou des graphiques, notamment grâce à Whimsical. En publiant ces notes sur Notion et en les partageant sur Slack, Agicap gagne en clarté et en transparence.

Plus d’informations, plus de clarté
Pour nous, Notion est également un outil de communication.
Maël Ezzabdi
CPO
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Des bases de données comme bases de connaissances

Ayant connu une croissance fulgurante, en passant d’une dizaine d’employés à 150 en un an et demi, Agicap a également choisi Notion pour centraliser toute la documentation interne.

Sa prise en main facile a permis sa diffusion rapide dans toutes les équipes. Et des responsables techniques se sont appropriés cet outil pour en optimiser l’utilisation. À partir de simples notes, d’arborescences linéaires, ils ont permis la création de modèles et de bases de données complexes.

La base de données de l'équipe commerciale contient ainsi tous les appels clients, tandis que celle destinée aux nouveaux arrivants rassemble toutes les vidéos de formation, et les associe à des questionnaires. La base de données de l’équipe Marketing intègre elle aussi une multitude de ressources (études de cas, livres blancs, webinaires, etc.) enrichies de documents audiovisuels.

Des documents faciles à créer, à organiser et à partager
Notion est un outil idéal pour la centralisation, la structuration et le partage des connaissances.
Maël Ezzabdi
CPO

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