開発管理も顧客管理も、Notionを自由自在に組み立て

テクノロジーで未来の日本の働き方を提案するAI SaaS製品の開発・販売を行なっている「PKSHA Workplace」は多数のエンジニアを抱える企業です。同社の開発チームはNotionで開発管理を行い、開発環境を整えました。その様子を見ていたカスタマーサクセスチームは、Notionを使って顧客管理を行い、業務の効率化を進めました。

Insights from
遠藤 功一郎
遠藤 功一郎
カスタマーサクセスマネージャー
三好 良和
三好 良和
エンジニアリングマネージャー
Use cases
Wiki, プロジェクトマネジメント
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1つのツールで開発管理を行ったことで業務負荷は軽減

開発チームはかつて、ある課題を抱えていました。それが、ツール間の移動です。複数のツールで開発管理をしており、それらを行き来していると、同期が取れず、管理のしにくさを感じていました。「小さなチームで進めていた時は複数のツールでも良かったのですが、開発規模が大きくなると、職種や工程が増えていきます。すると、職種ごとにステータスが発生するため管理が困難になりました」と三好さんが語るように、職種ごとに複数のステータスが進行し、それらをプロダクトマネージャーが管理するのは至難の技となりました。そこでバラバラの状態を1つのページで閲覧できるNotionで進捗を統合。これにより開発管理の負荷が減りました。

Pen Illustration
各工程に沿ってビューやプロパティを変えて進捗を管理しています。
全チームの情報がNotion上に公開されれば、各チームの課題を知ることができます。その時、できる限りの協力をしたいと思っています。こうやって助け合う関係を作ることが理想です。
三好 良和
三好 良和
エンジニアリングマネージャー
2

1つのデータベースで全工程を把握できる

開発チームは、具体的にどう開発管理をしているのでしょうか。答えは1つのデータベースだけを使って管理しています。しかも、「ヒアリング→要件定義→スプリント調整→開発→Q A→テスト→リリース」と全工程をまとめているのです。このデータベースは、約50もの工程に分けられており、各工程の情報を適切なビューで表示できるよう、設定しています。このように1つのデータベースだけで管理したことで、漏れやバグが大きく減り、次の工程への引き継ぎはスムーズになりました。Notionを利用したことで開発チームに “描く文化” が生まれました。リモートワークのため、会議室にあるホワイトボードにその場で絵を描いて、その場でビジュアルの合致ができなくなりました。そこでNotionをホワイトボード代わりに利用。リモート会議中、コードで図を作成できるMermaidを使って、Notion上にビジュアルを作成し、説明をしています。ビジュアルやテキスト、コードなど、あらゆる方法で表現できるNotionは、開発に携わるプロフェッショナルの頭の中を具現化できます。

PKSHA Case Study Section 2 Image
Mermaidを使ってビジュアルを描き、チームメンバーにイメージを共有しています。
3

1つのページにチーム情報を集約できる

全社的にNotionを利用しているPKSHA Workplaceは他部門のページを閲覧できるようになっています。開発チームのページに刺激を受け、Notionを本格的に利用しはじめたチームがカスタマーサクセスチームです。チームWikiを作成し、OKR、CRM(顧客管理)に議事録、チームナレッジそしてメンバープロフィールを集約。これらの情報はカテゴリーごとの階層を作らず、1ページの中に情報が収まるように設計しました。設計した遠藤さんは「他社事例を参考にして、1ページに全てを集約するデザインにしました」とページ作りの舞台裏を明かしました。ここにはチームのあらゆる情報が格納されており、Notionが無くては業務が回らない状態にまでなりました。

Illustration – People Looking at Document
1ページ目を見るだけでどんな情報が書かれているかが分かるように設計したチームWiki。
間違ってNotionの情報を全て削除した時があったのですが、ページ履歴を使って簡単に復元できました。このセキュリティ機能はSaaSを提供する企業として学びがあります。
遠藤 功一郎
遠藤 功一郎
カスタマーサクセスマネージャー
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顧客情報管理もNotionで

カスタマーサクセスチームが、Notionに集約している情報のひとつが顧客情報です。メンバーごとに担当している顧客一覧が並び、各顧客のステータスや契約概要がまとめられています。NotionでCRM(顧客管理)を実施している目的が、顧客との継続的な関係構築です。契約更新がいつになるのか? サービスに対してどんな要望があるのか? などを管理することで、顧客へのアプローチが素早くなり、より良い関係を構築できます。Notionが特に役立つ瞬間が、契約更新時です。更新のタイミングが来れば、契約更新の意思確認は非常に重要な動きとなります。そこで更新のタイミングが分かるようにNotion上で設定。時期が来たらすぐに動き出すようにしています。「情報をフレッシュな状態にしておくことはCRM業務に最も重要なことです。ただメンテナンスが追いつかないので、実践することが困難。Notionなら細かい条件設定ができるので、情報の漏れがあれば表示されるように設計できます」と遠藤さん。1つのツールで開発もCRMも一元管理できるNotion。今後は全部門の情報をNotionにまとめていければと三好さんは抱負を述べました。もしチーム同士が繋がれば化学反応が起き、シナジーが生まれるかもしれません。そんなワクワクを提供するNotionで組織形成を進めてみませんか。

PKSHA Image 2
顧客情報のビューをタイムラインにすることで、更新時期がいつかが分かります。

組織拡大と情報集約を支えるワークスペース

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