makesense et Notion, le choix du sens

makesense est une organisation non gouvernementale qui agit pour bâtir une société inclusive et globale. Depuis 10 ans, elle propose des outils et des programmes qui s’adressent à des citoyens mais aussi à des entrepreneurs et des organisations. Notion permet à ses employés et à de nombreux volontaires de mener à bien ses projets dans le monde entier.

Insights from
Alizée Lozac'hmeur
Alizée Lozac'hmeur
Co-fondatrice
Paul Oromi
Paul Oromi
responsable du pôle digital
Use cases
Wiki, Gestion de projet, Documentation
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La collaboration avant tout

Facilitant la collaboration, Notion est particulièrement adapté à la structure horizontale de makesense, sans hiérarchie. Cet outil est d’autant plus intéressant que l’ONG, présente sur cinq continents, s’appuie sur 130 salariés et un vaste réseau de bénévoles.

Les participants sont ainsi accompagnés par des mobilisateurs, eux-mêmes encadrés par des super-mobilisateurs. Or, tous ces volontaires peuvent accéder aux pages Notion, ou y contribuer directement, selon les autorisations accordées.

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Des pages créées en interne ou en collaboration avec des prestataires externes.
Notion facilite la collaboration mais permet également de créer des liens malgré la distance.
Alizée Lozac'hmeur
Alizée Lozac'hmeur
Co-fondatrice
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Un wiki, mais pas que…

Facile à prendre en main, Notion a été rapidement adopté par toutes les équipes afin de partager des ressources. Toutes les informations utiles — aux employés comme aux bénévoles — y sont centralisées et formalisées : des pages par pays, par équipe, par projet, mais aussi des informations transverses qui intéressent tous les employés, comme les procédures d’intégration ou les questions les plus fréquentes.

La base de connaissances ainsi créée s’est révélée encore plus utile dans le contexte de la crise sanitaire, alors que le travail à distance devenait la norme. Beaucoup d’employés en ont profité pour s’approprier davantage l’outil. Ils ont ainsi pu explorer des fonctionnalités plus complexes mais aussi, et surtout, l’utiliser pour renforcer l’esprit d’équipe. Par exemple, les profils très détaillés des employés des Philippines ont permis de créer des liens de manière virtuelle, en l’absence d’une vie de bureau.

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Une base de connaissances à votre image.
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Des projets faciles à gérer

En centralisant les informations, Notion permet de passer d’une vue d’ensemble à tous les détails d’un projet. En l’occurrence, il facilite la réalisation de la vision de l’ONG en supervisant les tâches quotidiennes.

Celles-ci peuvent avoir plusieurs propriétaires et contributeurs, et sont facilement divisées en sous-tâches. Elles peuvent être affichées sous forme de listes et reliées à des notes ou un agenda. Dans des bases de données, elles permettent d’estimer les progrès effectués et de calculer le temps nécessaire à la réalisation des objectifs.

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Un outil indispensable au quotidien.
De simples tableaux cachent des bases de données complexes.
Paul Oromi
Paul Oromi
responsable du pôle digital
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Des bases de données pour tous les besoins

À la pointe de l’utilisation de Notion, le pôle digital se sert également de cet outil pour un suivi précis de son activité. En pratique, chacun des membres de cette équipe renseigne le temps passé en réunion ou par tâche. Les informations ainsi saisies au quotidien, dans chaque élément de la liste de tâches, sont automatiquement insérées dans une base de données. Celle-ci permet de calculer le temps de travail réellement effectué pour chacune des équipes de l’organisation.

Le pôle digital peut ainsi avoir du recul sur ses activités et mieux ajuster son travail en fonction des objectifs. Chargée aussi bien du support que de l’innovation, elle doit être attentive à ne pas négliger l’une ou l’autre de ses activités. Elle doit également équilibrer ses disponibilités auprès de toutes les équipes. Cet exemple illustre bien la puissance de Notion, qui fait d’un simple calcul un outil stratégique.

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Des formules de calcul pratiques.

Ne perdez pas la Notion du sens !

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