우리가 업무상 쓰는 문장은 커뮤니케이션을 위해 존재한다.

우리가 업무상 커뮤니케이션을 하는 근본적인 이유는 그 업무를 혼자 할 수 없기 때문이다. 어떤 업무를 혼자 할 수 없는 경우에는 여러가지 경우가 있다.

• 업무의 양이 많기 때문에 여러 사람이 나눠서 수행해야 하는 경우
• 업무를 계획하는 사람과 수행하는 사람이 다른 경우
• 업무를 수행한 사람 이외에 그 결과를 알아야 하는 사람이 있는 경우
• 업무를 수행하고자 하는 사람과 업무 수행 여부를 결정할 수 있는 사람이 다른 경우
• 업무를 수행하는 시간간격이 길어 동일인물이 수행해도 일관성을 보장할 수 없는 경우

신속하게 행동해야 하거나 여러 이해관계자의 합의가 필요한 경우에는 구두 커뮤니케이션이 도움이 된다. 그 외의 대부분의 경우, 특히 오랜 시간에 걸친 일관성이 필요한 경우에는 문서를 통한 커뮤니케이션이 도움이 된다. 문서를 통한 커뮤니케이션과, 일부 구두 커뮤니케이션은 문장을 통해서 이루어진다.

커뮤니케이션을 위한 문장의 특징은 다음과 같다.

• 상정하는 독자가 있다.
• 전달하고자 하는 명확한 내용이 있다.
• 상정한 독자에게 전달하고자 하는 내용을 효율적으로 전달해야 한다.
• 최고의 문장이 최우선순위가 아니다.

이 그림의 요소들을 하나하나 살펴보자.

하나하나 살펴보고자 한다.

상정하는 독자가 있다

전달하고자 하는 명확한 내용이 있다

효율적으로 전달해야 한다

이 모든 것이 큰 틀에서 중요하다