업무 커뮤니케이션의 중요한 특징으로는 "전달하고자 하는 명확한 내용이 있다"는 것이다. 정보 전달기능이 우선순위의 첫 번째라는 점에서 업무 커뮤니케이션은 일상생활에서의 잡담이나 상대가 어떤 사람인지 파악하기 위한 맞선/면접 대화와 구별된다. 전달하고자 하는 명확한 내용이 있다는 것에는 다음과 같은 성질이 있다.

• 전달하고자 하는 내용과 그렇지 않는 내용 사이에 확실한 구분이 있다.
• 전체 내용은 세부 내용으로 나눌 수 있다.
• 각 세부 내용에는 의미가 있으며, 충분한 의미가 있어 '하나마나한 말'이 아니다.
• 각 세부 내용에는 메타정보가 있다. 메타정보는 내용을 전달받을 사람(상정하는 독자), 그 표현이 전체 내용에서 어느 정도의 중요도가 있는지 등의 정보를 포함한다.

또, 업무 커뮤니케이션에 있어서 명확한 내용이 있다는 것은 추가적으로 다음을 의미한다.

• 내용을 전달받은 사람(독자)이 어떤 행동을 하기를 원하는지가 명확하다.