Como o Marketing do Notion usa o Notion

A equipe de marketing do Notion se relaciona com praticamente todas as outras equipes da empresa. O Marketing de Produto trabalha com a Engenharia para lançar recursos. A equipe de Comunicação escreve comunicados internos junto com a nossa equipe de Pessoas. A equipe de Crescimento colabora com a de Ciência de Dados para realizar experimentos.

Nossos projetos são diversificados e acelerados. Por isso, precisamos de sistemas que nos ajudem (e aos nossos parceiros multifuncionais) a organizar o trabalho, gerar visibilidade e colaborar de forma eficaz.

Criamos nossos espaços de trabalho internos exatamente para isso — os wikis das equipes contêm desde informações do projeto até documentos oficiais. E tudo converge para um wiki compartilhado de Marketing que facilita muito a vida de quem precisa encontrar algo ou alguém.

É assim que a nossa equipe utiliza o Notion, com modelos que você pode aplicar no seu próprio departamento de Marketing.

Todo mundo no Notion tem acesso ao SO da empresa — um espaço de trabalho contendo bases de dados que acompanham projetos, tarefas, reuniões e documentos. É nessas bases de dados que ocorre todo o nosso trabalho multifuncional. Por isso, dividi-las com toda a empresa promove uma cultura de transparência e de compartilhamento de conhecimento.

Todo o trabalho específico da nossa equipe é consolidado nessas bases de dados compartilhadas usando relações. Isso facilita conectar nossas iniciativas a objetivos maiores e acompanhar o progresso geral da empresa. Também ajuda a garantir que os projetos tenham contexto — você pode ver exatamente como as equipes da organização estão contribuindo para os nossos objetivos principais.

→ Comece com o modelo de Projetos e Tarefas do Notion aqui.

Além dos espaços de trabalho compartilhados pela empresa, cada departamento também possui o seu. Abra o alternante do espaço de equipe de Marketing e encontre todas as subequipes que formam o departamento. Cada equipe funcional, desde Marketing de Produto até Redes Sociais, tem seu próprio wiki dedicado — o que facilita a colaboração e a organização do trabalho. Cada espaço de equipe é personalizado para se adequar aos fluxos de trabalho de cada equipe. Por isso, nenhum espaço é igual.

Esses wikis contêm informações vitais sobre cada equipe — quem são as pessoas, no que elas estão trabalhando e como estão gerando impacto. Eles incluem recursos e documentos importantes que ajudam os novos funcionários a ter uma integração rápida e ter um contexto do trabalho ocorrendo à sua volta.

Como cada equipe tem seus próprios fluxos de trabalho e casos de uso, vamos ver em detalhes como todos eles funcionam no Notion.

O Marketing de Produto do Notion atua como um centro para todo o posicionamento, segmentação de mercado e lançamento de produtos. E o centro de todo esse trabalho é o roadmap de lançamento de produto. Eles trabalham próximos das equipes de Engenharia, Produto e Design para identificar quais novos produtos e recursos estão sendo lançados, quando e por que são importantes.

Cada lançamento é adicionado à sua base de dados do roadmap, começando com um modelo. Embora nenhum lançamento seja exatamente igual, o uso de um modelo ajuda a operacionalizar uma estratégia consistente de entrada no mercado. E com o Preenchimento Automático da IA atualizando a base de dados à medida que alterações são feitas, qualquer pessoa pode ter uma visão rápida da estratégia e dos objetivos de um lançamento específico.

“Nosso modelo nos ajuda a pensar em todos os elementos críticos do lançamento e dá aos nossos parceiros multifuncionais uma estrutura consistente para trabalhar. Ele também dá a cada PMM a flexibilidade de escalar para cima ou para baixo, dependendo das necessidades do lançamento”, afirma John Hurley, Diretor de Marketing de Produto.

Esse modelo ajuda a centralizar os detalhes mais importantes do lançamento — os principais marcos são definidos, os parceiros multifuncionais são tagueados e as entregas do dia do lançamento são rastreadas. Ele reúne todas as equipes em um só lugar, mantendo todos envolvidos e consolidando o trabalho que muitas vezes está espalhado pela empresa.

→ Copie o nosso modelo de lançamento de Marketing de Produto aqui.

Seja trabalhando em mensagens de lançamento, seja criando assets de vendas ou guias de mensagens internas, o Marketing de Produto depende muito da IA do Notion. Eles criaram prompts salvos que ajudam a IA a entender alguns fundamentos do Notion. Depois, a equipe os usa para gerar novas ideias de mensagens.

Um fluxo de trabalho central para cada lançamento é o conteúdo educacional. Nossa equipe de Educação do Usuário cria guias, artigos, vídeos e muito mais que ajudam nossos usuários a entender melhor como usar o Notion.

Nosso conteúdo educacional é muito vasto, e precisamos mantê-lo atualizado quando há mudanças no produto. Para garantir que o nosso conteúdo reflita o estado atual do produto, cada parte dele recebe “tags de recurso” – que são recursos do produto usados no conteúdo. Isso faz com que seja mais fácil identificar com rapidez onde os recursos desatualizados são exibidos e fazer alterações se necessário.

Quase todas as pessoas e equipes do Notion trabalham com redes sociais. Por isso, é importante que seu wiki identifique claramente esse processo de colaboração, o propósito de cada canal social e como são feitas as publicações.

Um dos desafios das redes sociais é manter uma voz de marca coesa em todos os canais online. Por isso, os wikis contêm diretrizes e dicas de compartilhamento para funcionários, bem como recursos criativos (como recursos visuais de produtos, cores, logotipos, etc.) que todos podem usar ao postar em suas próprias redes sociais.

O principal fluxo de trabalho, no entanto, está no Calendário de Redes Sociais. Ele é uma base de dados única que dá ao resto da equipe de Marketing uma maneira de acompanhar o que está acontecendo em cada canal (e quando). Esta base de dados tem várias visualizações — um calendário para planejar as próximas postagens e um quadro para ver a distribuição das postagens pelos canais.

→ Veja nosso modelo de Calendário de Rede Sociais aqui.

“Recebo muitos pedidos de outras equipes para postar na conta social do Notion”, diz Alex Hao, Líder de Redes Sociais do Notion. “Em vez de tentar coordenar nosso calendário social entre Slack, e-mail e pedidos feitos pessoalmente, todos podem enviar suas perguntas aqui. Assim fica muito mais fácil gerenciar e planejar nosso calendário social.”

Eles também construíram um sistema de pedidos nessa base de dados que faz com que mais fácil para outras equipes da empresa solicitar suporte social para suas iniciativas.

Novos pedidos são feitos por meio de um modelo do Notion que pede detalhes importantes: uma data desejada de publicação para a postagem, um breve resumo do que está sendo lançado e por que isso é importante. Tudo está conectado ao calendário de campanha, ao calendário editorial e ao calendário de lançamento de produtos via relações para que exista uma linha direta entre o trabalho interno e sua distribuição externa.

Isso torna o fluxo de trabalho das redes sociais – da ideia à postagem – muito mais tranquilo. Esse processo reúne todas as informações necessárias para que as pessoas possam focar no lado criativo da gestão dos nossos canais.

As equipes de Comunicação e Conteúdo muitas vezes servem como a voz do Notion, contando nossa história e a compartilhando com o mundo. Fazer isso bem exige que as equipes contem uma história consistente, não importa onde.

A Comunicação não faz apenas matérias para sair na imprensa – a equipe também gerencia oportunidades em podcasts, solicitações de palestras no palco, listas de “melhores” e muito mais. Eles criaram uma base de dados para rastrear diferentes compromissos com facilidade, fazendo uma triagem para o parceiro interno certo. Dentro de cada uma dessas páginas também há pontos de discussão e mensagens, mantendo todos atualizados e alinhados.

“Comunicação é um ato de malabarismo. Você precisa saber com quem está trabalhando externamente, mas precisa conhecer sua equipe interna ainda melhor”, diz Becky Sosnov, Diretora Global de Comunicação do Notion. “É muito mais fácil gerenciar as especificidades de cada oportunidade quando tudo está em um único lugar. Ver os detalhes com rapidez nos possibilita alinhar as oportunidades certas para a equipe.”

Nossa equipe de Conteúdo faz grande parte do seu trabalho a partir do Calendário Editorial. Ele é uma base de dados que serve como local de trabalho para a equipe e um repositório para parceiros multifuncionais localizarem os recursos de que precisam.

→ Utilize nosso modelo de Calendário Editorial clicando aqui.

Existe uma visualização de quadro que mostra todo o conteúdo em andamento, com propriedades destacando autor, data de publicação e canal. Existe uma visualização de calendário que mostra o cronograma de publicação, inclusive o que já foi publicado, com filtros por tipo de conteúdo, caso de uso e público, que ajudam outras equipes a encontrar exatamente o que precisam.

Para manter tudo organizado, todo o trabalho também está contido no Calendário Editorial. Entrevistas, anotações e rascunhos estão em um só lugar — assim, o Calendário Editorial faz mais do que só apontar para algo que está em um Google Doc em um lugar qualquer.

A Geração de Demanda tem tudo a ver com gerar reconhecimento e conversões em grande escala. Essa equipe está por trás de muitas de nossas campanhas externas de marketing. Seu trabalho é bastante multifuncional – muitas vezes, eles trabalham com três ou quatro equipes ao mesmo tempo, então seu trabalho precisa ser sistematizado.

Cada campanha, seja um evento, webinar ou envio de e-mail, é rastreada no Notion. O calendário de Geração de Demanda destaca as campanhas que vão ao ar no mês corrente, sua região principal e quem está envolvido. E ali não é apenas onde a equipe gerencia datas – é onde ela realiza seu trabalho.

Cada campanha tem sua própria página, que inclui estratégia, metas, métricas e todas as tarefas associadas. A equipe também construiu um conjunto de modelos para cada tipo de campanha, o que garante um trabalho consistente em todas as iniciativas. Por exemplo, cada nova tarefa de e-mail abre com uma tabela para que a pessoa possa inserir as linhas de assunto do e-mail, cabeçalhos, endereço de envio e texto.

Quando o trabalho acaba e as campanhas são lançadas, a equipe conta com dashboards personalizados que incluem links e integrações de ferramentas como o Mixpanel para apresentar relatórios ao vivo sobre métricas e números de pipeline.

Nossa equipe de Crescimento usa o Notion para rastrear e relatar números semelhantes, como reconhecimento e ativação.

Essas métricas são vitais para todo o Marketing, e por isso, a equipe de Crescimento usa um modelo automatizado para enviar atualizações internas semanais e mensais. O modelo puxa projetos atuais, métricas e integrações personalizadas de painéis de diversas ferramentas de dados. Assim, quando as atualizações são enviadas, todo mundo, desde a liderança até parceiros multifuncionais, podem visualizar as informações com a granularidade correta.

Temos sorte de ter uma comunidade global tão apaixonada no Notion. Sempre houve inúmeras maneiras de os membros da comunidade se envolverem, mas esses recursos estão espalhados pela internet.

Assim, nossa equipe de Comunidade construiu a página externa da Comunidade Notion — ela compartilha todos os recursos, eventos e atualizações relevantes para que todos estejam na mesma página. Eles usam uma integração com o Luma que traz o calendário de eventos futuros da comunidade e organiza os links para diversas comunidades online.

→ Copie nosso modelo de página inicial de comunidade externa aqui.

“A comunidade é um dos pilares mais valiosos do Notion. Por isso, é muito importante fornecermos ao grupo tudo o que eles precisam”, afirma Francisco Mendoza, Líder de Comunidade Global do Notion. “Quando ela floresce, nós também florescemos.”

Com mais membros se envolvendo, a equipe de Comunidade envia uma pesquisa para ver o que está dando certo, o que pode ser melhorado e o que os membros desejam a seguir. Quando os dados da pesquisa são adicionados ao Notion, a equipe usa a IA do Notion para extrair os principais ensinamentos dessas respostas. Como a IA do Notion consegue identificar rapidamente temas em todas as respostas, ela ajuda a equipe a planejar e priorizar o próximo foco.

Nossa equipe do Estúdio Criativo está por trás de tudo que é visual no Notion. Design, Marca, Engenharia Web — eles são os donos de tudo, desde vídeos e estudos de caso até as ilustrações personalizadas que você vê no site. Muitas vezes, esse trabalho é realizado em diversas ferramentas especializadas, então compartilhar atualizações com outras partes interessadas pode ser algo bem complicado.

Mesmo que eles estejam trabalhando em vários projetos com diversas equipes, cada projeto ainda tem um lar. O Estúdio Criativo integra arquivos do Figma ou quadros do Miro nas páginas do projeto, para que parceiros multifuncionais possam ver o progresso e atualizações de design em tempo real, sem precisar acessar um monte de ferramentas diferentes.

Isso mantém os projetos em andamento e centraliza o trabalho em um só lugar. À medida que as atualizações são feitas e os designs são finalizados, tudo é colocado no Notion.

Por trás de todos os documentos, bases de dados e anotações de reunião, nosso espaço de equipe de Marketing foi construído para conectar pessoas com informações. Esses caminhos são vias de mão dupla – enquanto nossas equipes distribuem conhecimento para o resto da empresa, nosso espaço foi construído para ser acessível, para que outras equipes obtenham ali tudo o que precisam.

Personalizamos nossos espaços para atender às nossas necessidades. Você também pode. Esperamos ter proporcionado a você uma inspiração de como fazer isso.