Cómo utiliza Notion el Departamento de Marketing de Notion

El equipo de Marketing de Notion interactúa con casi todos los demás equipos de la empresa. El Departamento de Marketing de Productos colabora con el Departamento de Ingeniería en el lanzamiento de funciones. El Departamento de Comunicaciones redacta anuncios internos con nuestro equipo de Recursos Humanos. El Departamento de Desarrollo colabora con el Departamento de Investigación de Datos en la realización de experimentos.

Nuestros proyectos son diversos y se desarrollan a gran velocidad, por lo que necesitamos sistemas que nos ayuden (a nosotros y a nuestros socios multifuncionales) a organizar el trabajo, ofrecer visibilidad y colaborar de forma eficaz.

Hemos creado nuestros espacios de trabajo internos para que hagan exactamente eso: las wikis de los subequipos contienen de todo, desde información sobre proyectos hasta documentos canónicos, y todo se concentra en una wiki de marketing compartida que permite a cualquiera encontrar fácilmente aquello que necesita o a quién necesita.

Así es como nuestro equipo de Marketing utiliza Notion, con plantillas que puedes usar con tu propio equipo de Marketing.

Todo el mundo en Notion tiene acceso al sistema operativo de la empresa, un espacio de equipo que contiene bases de datos de seguimiento de proyectos, tareas, reuniones y documentos. En estas bases de datos es donde tiene lugar todo nuestro trabajo multifuncional, por lo que compartirlas con toda la empresa fomenta una cultura de intercambio de conocimientos y transparencia.

Todo el trabajo específico de nuestros equipos se incorpora a estas bases de datos compartidas por toda la empresa mediante relaciones, lo que facilita la conexión de nuestras iniciativas con objetivos más amplios y el seguimiento de cómo progresa todo en la empresa. También ayuda a garantizar que los proyectos tengan contexto, ya que puedes ver exactamente cómo los equipos de toda la organización están apoyando nuestros objetivos de alto nivel.

→ Empieza con la plantilla de Proyectos y tareas en Notion aquí.

Aparte de los espacios de equipo compartidos de la empresa, cada departamento tiene el suyo propio. Abre el desplegable de espacio para equipos de Marketing y busca todos los subequipos que componen el departamento. Cada equipo funcional, desde Marketing de Productos hasta Redes Sociales, tiene su propia wiki, lo que facilita la organización del trabajo y la colaboración. Cada espacio de equipo se personaliza para adaptarse a los flujos de trabajo de cada grupo, por lo que ningún espacio es igual a otro.

Estas wikis contienen información esencial sobre cada equipo: quiénes son, en qué trabajan y qué impacto tienen. Incluyen recursos y documentos clave que ayudan a los nuevos empleados a incorporarse rápidamente y a contextualizar el trabajo que se realiza a su alrededor.

Cada equipo tiene sus propios flujos de trabajo y casos de uso, así que vamos a ver cómo funcionan en Notion.

En Notion, el Departamento de Marketing de Productos actúa como centro neurálgico del posicionamiento, la segmentación del mercado y el lanzamiento de productos. Y el eje de todo ese trabajo es la hoja de ruta de lanzamiento del producto. Este departamento colabora estrechamente con los equipos de los Departamentos de Ingeniería, Producto y Diseño para determinar qué nuevos productos y funciones se van a lanzar, cuándo y por qué son importantes.

Cada lanzamiento se añade a su base de datos de hojas de ruta y comienza con una plantilla. Aunque ningún lanzamiento es exactamente igual, el uso de una plantilla ayuda a poner en práctica una estrategia coherente de salida al mercado. Y el autocompletado con IA mantiene la base de datos actualizada a medida que se realizan cambios, por lo que cualquiera puede echar un vistazo rápido a la estrategia y los objetivos de un lanzamiento en particular.

"Nuestra plantilla nos ayuda a pensar en todos los elementos críticos del lanzamiento y ofrece a nuestros socios multifuncionales una estructura coherente para trabajar. Pero también ofrece a cada gerente de Marketing de Productos la flexibilidad necesaria para aumentar o reducir la escala en función de las necesidades del lanzamiento", afirma John Hurley, Jefe de Marketing de Productos.

Esta plantilla ayuda a centralizar los detalles más importantes del lanzamiento: se marcan los hitos clave, se etiqueta a los socios multifuncionales y se realiza un seguimiento de los entregables del día del lanzamiento. Reúne a todos los equipos en un mismo lugar, mantiene a todos implicados y consolida un trabajo que, a menudo, está repartido por toda la empresa.

→ Duplica aquí nuestra plantilla de lanzamiento de Marketing de Producto.

Ya sea trabajando en mensajes de lanzamiento, en recursos de capacitación de ventas o en la creación de guías de mensajería interna, el marketing de productos depende en gran medida de la IA de Notion. Han creado instrucciones almacenadas que ayudan a la IA a comprender algunos de los fundamentos de Notion, que luego el equipo utiliza para generar nuevas ideas de mensajería.

Un aspecto central de cada lanzamiento es el contenido educativo. Nuestro equipo de Formación de Usuarios crea guías, artículos, videos y mucho más para ayudar a nuestros usuarios a entender mejor cómo utilizar Notion.

Hay muchos contenidos educativos, y tenemos que mantenerlos actualizados cuando cambia el producto. Para garantizar que todos nuestros contenidos reflejen el estado actual del producto, a cada pieza se le asigna una "etiqueta de funciones", es decir, las funciones del producto utilizadas en el contenido. Esto facilita la identificación rápida de las funciones obsoletas y la introducción de los cambios necesarios.

Casi todas las personas y todos los equipos de Notion trabajan con el Departamento de Redes Sociales, por lo que es importante que su wiki identifique claramente ese proceso de colaboración, la finalidad de cada canal social y cómo publicamos en línea.

Uno de los retos de las redes sociales es mantener una voz de marca coherente en todos los canales sociales. Por lo tanto, la wiki tiene pautas y consejos para compartir tips a empleados, como así también recursos creativos (como material gráfico, colores, logos del producto, etc.) que todas las personas pueden usar cuando publiquen en sus redes sociales.

Sin embargo, el flujo de trabajo principal es el Calendario de redes sociales. Se trata de una única base de datos que permite al resto del Departamento de Marketing hacer un seguimiento de lo que se emite en cada canal (y cuándo). Esta base de datos tiene varias vistas: un calendario para planificar las próximas publicaciones y un tablero para ver la distribución de las publicaciones en los distintos canales.

→ Consulta nuestra plantilla de Calendario de redes sociales aquí.

"Recibo montones de pedidos de otros equipos para publicar en las cuentas de redes sociales de Notion", afirma Alex Hao, responsable de Redes Sociales de Notion. "En lugar de intentar coordinar nuestro calendario social entre Slack, el correo electrónico y las solicitudes presenciales, todo el mundo puede enviar sus solicitudes aquí. Es mucho más fácil gestionar y planificar nuestro calendario social".

También incorporaron a esta base de datos un sistema de solicitudes que facilita a otros equipos de la empresa pedir apoyo para sus iniciativas.

Las nuevas solicitudes se realizan a través de una plantilla de Notion en la que se piden detalles clave: cuándo les gustaría que se publicara, un breve resumen de lo que se lanza y por qué es importante. Todo está conectado con el calendario de campañas, el calendario editorial y el calendario de lanzamiento de productos a través de relaciones, de modo que existe una línea directa entre el trabajo interno y su distribución externa.

De este modo, el flujo de trabajo de las redes sociales (desde la idea hasta la publicación) es mucho más fluido. El proceso reúne toda la información necesaria para que puedan centrarse en la parte creativa de la gestión de nuestros canales.

Los equipos de Comunicaciones y Contenidos suelen ser la voz de Notion: cuentan nuestra historia y la comparten con el mundo. Para hacerlo bien, los equipos deben comunicar una historia coherente, independientemente del medio.

Las comunicaciones no se limitan a los artículos de prensa, sino que también gestionan oportunidades de podcasts, solicitudes de conferencias, listas de "lo mejor de" y mucho más. Crearon una base de datos para hacer un seguimiento de los distintos compromisos y asignarlos al socio interno adecuado. Dentro de cada una de estas páginas también hay temas de debate y mensajes, que mantienen a todo el mundo al día y alineado.

"La comunicación es un acto de malabarismo. Hay que saber con quién se trabaja de forma externa, pero también hay que conocer mejor al equipo interno", afirma Becky Sosnov, directora global de Comunicaciones de Notion. "Es mucho más fácil gestionar los detalles de cada oportunidad cuando todo está en un mismo sitio. Ver los detalles de un solo vistazo nos da la oportunidad de alinear las oportunidades adecuadas para el equipo".

Nuestro equipo de Contenidos realiza gran parte de su trabajo en el Calendario editorial. Se trata de una base de datos que sirve de centro de trabajo para el equipo y de repositorio para que los socios multifuncionales localicen los recursos que necesitan.

→ Utiliza nuestra plantilla de Calendario editorial haciendo clic aquí.

Hay una vista de tablero que muestra todos los contenidos en curso, con propiedades que destacan el autor, la fecha de publicación y el canal. Hay una vista de calendario que permite visualizar el calendario de publicación, e incluso hay vistas que muestran lo que hemos publicado, filtradas por tipo de contenido, caso de uso y audiencia, que ayudan a otros equipos a encontrar exactamente lo que necesitan.

Para mantener las cosas organizadas, todo el trabajo se escribe también en el Calendario editorial. Las entrevistas, las notas y los borradores se encuentran en un único lugar; de este modo, el Calendario editorial no se limita a señalar el trabajo que existe en un Google Doc en otro lugar.

El Departamento de Generación de Demanda se centra en crear conciencia e impulsar las conversiones a gran escala, y está detrás de muchas de nuestras campañas de marketing externo. Su trabajo es muy multifuncional: a menudo trabajan con tres o cuatro equipos a la vez, por lo que hay que sistematizarlo.

Cada campaña, ya sea un evento, un seminario web o un envío de correo electrónico, tiene su seguimiento en Notion. El calendario de Generación de demanda destaca las campañas que se van a activar este mes, su región principal y quién participa en ellas. Y no es solo donde gestionan las fechas: es donde hacen el trabajo.

Cada campaña tiene su propia página que incluye una estrategia, objetivos, métricas y todas las tareas asociadas. También crearon un conjunto de plantillas para cada tipo de campaña que mantiene la coherencia del trabajo en todas las iniciativas. Por ejemplo, cada nueva tarea de correo electrónico comienza con una tabla que permite introducir fácilmente el asunto, el encabezado, la dirección de envío y el texto.

Una vez que el trabajo está hecho y las campañas en marcha, el equipo se basa en paneles personalizados que incluyen enlaces e inserciones de herramientas como Mixpanel para mostrar informes en tiempo real sobre métricas y cifras de canales de distribución.

Nuestro equipo de Crecimiento utiliza Notion para realizar un seguimiento e informar sobre cifras similares, como el reconocimiento y la activación.

Estas métricas son vitales para el resto del equipo de Marketing, por lo que el equipo de Crecimiento utiliza una plantilla automatizada para enviar actualizaciones internas semanales y mensuales. Extrae sus proyectos actuales, métricas y cuadros de mando personalizados de numerosas herramientas de datos. De este modo, cuando se envían actualizaciones, todo el mundo, desde la dirección hasta los socios multifuncionales, puede obtener la información con la precisión que corresponde.

Tenemos suerte de contar con una comunidad global tan apasionada en Notion. Siempre ha habido muchísimas formas de que los miembros de una comunidad participen, pero esos recursos han estado muy repartidos por Internet.

Así que nuestro equipo de la Comunidad creó una página externa de la Comunidad Notion, que comparte todos los recursos, eventos y actualizaciones relevantes para la comunidad, de modo que todo el mundo pueda estar al tanto. Utilizan una inserción de Luma que extrae el calendario de próximos eventos de la comunidad y organiza todos los enlaces a diversas comunidades en línea.

→ Duplica nuestra plantilla de inicio de comunidad externa aquí.

"La comunidad es uno de los pilares más valiosos de Notion, por lo que es realmente importante que proporcionemos a los grupos todo lo que necesitan", afirma Francisco Mendoza, director global del Departamento de Comunidad en Notion. "Cuando la comunidad prospera, nosotros también".

A medida que aumenta el número de miembros, el Departamento de Comunidad envía una encuesta para saber lo que funciona bien, lo que podría mejorarse y lo que los miembros desean para el futuro. Una vez introducidos los datos de la encuesta en Notion, el equipo utiliza la IA de Notion para extraer información clave de las respuestas. Dado que la IA de Notion puede identificar rápidamente temas en todas las respuestas, esto ayuda al equipo a planificar y priorizar en qué centrarse a continuación.

Nuestro Departamento Creativo está detrás de todo lo visual aquí en Notion. Diseño, Marca, Ingeniería Web: son los responsables de todo, desde los videos y los estudios de casos hasta las ilustraciones personalizadas que se ven en todo el sitio web. Este trabajo suele realizarse en múltiples herramientas especializadas, por lo que compartir actualizaciones con otras partes interesadas puede resultar especialmente engorroso.

Aunque trabajen en varios proyectos repartidos entre varios equipos, cada proyecto sigue teniendo un lugar propio. El Departamento Creativo inserta archivos de Figma o tableros de Miro directamente en las páginas del proyecto, de modo que los socios multifuncionales pueden ver activamente el progreso y las actualizaciones de diseño sobre la marcha, sin necesidad de acceder a un montón de herramientas diferentes.

De este modo, los proyectos siguen avanzando, al tiempo que se centraliza el trabajo en un único lugar. A medida que se realizan actualizaciones y se finalizan los diseños, todo se traslada a Notion.

Detrás de todos los documentos, bases de datos y notas de reuniones, nuestro espacio para equipos de Marketing se creó para conectar a las personas con la información. Estos canales van en ambas direcciones: mientras nuestros equipos distribuyen conocimientos al resto de la empresa, nuestro espacio para equipos se creó para que fuera accesible y otros equipos pudieran autoabastecerse fácilmente con lo que necesitaran.

Hemos personalizado nuestros espacios para adaptarlos a nuestras necesidades. Tú también puedes hacerlo. Esperamos que esto te sirva de inspiración.