Cómo las listas de tareas aumentan la productividad

Tanto si eres un organizador nato como un procrastinador autoproclamado, las listas de tareas pendientes te ayudan a completar tareas y alcanzar objetivos. Son una herramienta sencilla a la par que potente que facilita la gestión de tareas al permitirte priorizar y ordenar elementos en función de la urgencia, la importancia y las dependencias. 

Vamos a analizar los beneficios de usar listas de tareas pendientes y compartir contigo algunos consejos para crear unas listas efectivas. También compararemos las ventajas y desventajas de las listas diarias frente a las semanales y ofreceremos plantillas para cada necesidad. 

En el mundo de hoy en día, tan lleno de distracciones constantes, mantenerse organizado y centrado en los objetivos profesionales y personales es más importante que nunca. Y las listas de tareas pendientes te ayudan precisamente a eso. Son fundamentales para gestionar tareas y priorizar asignaciones para personas individuales y equipos.

Estas son algunas de las ventajas de usar listas de tareas:

• Mayor productividad: Crear una lista de tareas pendientes al comienzo de cada día o semana te permite identificar las tareas más urgentes y abordarlas primero, en lugar de perder el tiempo en aquellas menos importantes. Centrarte en los aspectos adecuados te ayudará a completar los proyectos más rápido en lugar de perder tiempo en distracciones irrelevantes. 

• Ahorro de tiempo: Crear una lista de tareas te permite saber en todo momento en qué tienes que trabajar y cuándo, lo que te ahorra el tiempo necesario para determinar los pasos siguientes. Define las expectativas al principio de cada tarea y si al final se han alcanzado para optimizar tu capacidad de gestión del tiempo.

• Reducción del estrés: Las listas de tareas pendientes te proporcionan una hoja de ruta clara para alcanzar tus objetivos. Despejar tu entorno de trabajo y organizar todas las tareas en un solo lugar te proporciona más control sobre tu carga de trabajo, lo que, a su vez, reduce el estrés y la ansiedad.

• Mejora de las habilidades organizativas: Lleva un registro de las tareas y asignaciones para asegurarte de que nada se pase por alto. Añade, edita y elimina elementos utilizando una app digital de listas de tareas pendientes y configura notificaciones y fechas límite para garantizar que no se incumplan los plazos importantes.

• Mejora de la colaboración: Al compartir listas con tu equipo, puedes coordinar tareas, asignar responsabilidades y mantener a todos los involucrados informados sobre el progreso. Este truco de gestión de proyectos mejora la comunicación y reduce la confusión entre los miembros del equipo.

• Mayor responsabilidad : Las listas de tareas pendientes ofrecen la oportunidad de definir claramente aquello de lo que se encarga cada persona o equipo, lo cual ayuda a garantizar que cada uno cumpla con su parte y sea responsable.

• Más motivación: ¿A quién no le parece satisfactorio tachar tareas completadas de una lista? Visualizar tu progreso a medida que tachas es un aliciente potentísimo que puede generar un extra de motivación. 

Las listas de tareas pendientes solo tienen una influencia decisiva en la productividad si se elaboran de la forma correcta. A continuación te mostramos cómo hacer una lista de tareas pendientes que funcione a tu favor, y no en tu contra:

1. Ten en cuenta las tareas dependientes: Toda lista de tareas pendientes útil comienza con una lluvia de ideas. Determina todo lo que esperas lograr en una cantidad determinada de tiempo (normalmente, un día o una semana). Para prepararte bien para ello, define las subtareas y las dependencias entre tareas. Por ejemplo, una subtarea relacionada con la limpieza del hogar podría ser pasar el plumero,

   y una tarea dependiente para completar la preparación de las comidas semanales podría ser hacer la compra.

2. Prioriza: Una vez que hayas puesto por escrito todas tus tareas, crea un cronograma que tenga en cuenta la importancia y el plazo de cada elemento. Separa las tareas urgentes que deben abordarse enseguida de aquellas importantes que deben completarse, pero tal vez no de inmediato.

3. Divide las tareas en elementos más pequeños: Las tareas grandes pueden abrumarnos. Resulta muy útil dividirlas en elementos más pequeños y fáciles de manejar y, además, notarás que progresas más rápidamente y eso te motivará. 

4. Describe con precisión: Crea tareas detalladas para asegurarte de saber lo que requiere cada paso. Por ejemplo, en lugar de «redactar informe», prueba con «redactar informe de marketing para la reunión trimestral de beneficios el jueves».

Tanto las listas de tareas pendientes diarias como semanales pueden ser beneficiosas para la productividad. Elegir cuál de los dos es la más adecuada para ti implica considerar tus objetivos y tu cronograma.

Una lista de tareas pendientes diaria podría ser lo mejor para ti si sueles trabajar con plazos diarios y un horario predecible. Así podrás abordar los proyectos de cada día y evitar incumplir fechas límite a corto plazo. Plantéate crear una lista de tareas pendientes recurrentes para las tareas más frecuentes. Al automatizar el proceso, ahorrarás tiempo y esfuerzo.

Sin embargo, si necesitas más flexibilidad a la hora de completar las tareas, puede que prefieras una lista de tareas pendientes semanal, en la que irás afrontando los elementos a medida que encuentres tiempo libre a lo largo del día.

Por supuesto, en caso de duda, puedes usar ambas. Crear una lista de tareas pendientes semanal y dividir cada elemento en tareas diarias te ayudará a completar objetivos a corto y largo plazo ciñéndote al cronograma previsto. 

Al principio, escribir listas de tareas pendientes nos agobia porquees difícil decidir qué tareas priorizar y cómo estimar los plazos de cada una. Empezar con una plantilla de lista de tareas pendientes puede ayudar a que te familiarices con la estructura. 

Notion ofrece una amplia gama de plantillas fácilmente personalizables para crear listas de tareas pendientes online. Tenemos una plantilla para casi todo, desde la lista de cosas que hacer antes de morir hasta una lista de tareas prioritarias.Personaliza una de nuestras plantillas más populares y disfruta de la sensación de marcar las casillas de las tareas completadas.