Crie uma Empresa Conectada, destruindo silos e ganhando velocidade

Você não percebe um silo até que esteja dentro dele.

Líderes de grandes empresas sabem muito bem disso, pois observam os silos se formarem rapidamente entre as equipes, ferramentas e projetos. Ninguém consegue achar os documentos de que precisa. Falta contexto para tomar as principais decisões. Ninguém sabe a quem perguntar nem quem tem as respostas.

A raiz do problema está a falta de informações: quando elas estão escondidas em ferramentas e documentos diversos, é impossível criar uma empresa onde as pessoas e projetos são claros, onde as metas são visíveis e acionáveis para todos.

Trabalhando com líderes de vários setores de mercado, percebo que existe um padrão. Todos eles estão proativamente criando maneiras de tornar o conhecimento acessível. Nesse processo, eles fomentam um novo tipo de empresa pronta para o sucesso, independentemente da área de atuação: a Empresa Conectada.

Suas características são:

• Informações acessíveis para todos de maneira centralizada e transparente.

• Alinhamento com o qual todos sentem que têm uma linha direta com a liderança e sabem o propósito da organização.

• Sistemas projetados para unir equipes e promover a colaboração contínua.

Juntos, esses atributos permitem um novo nível de alinhamento, velocidade e inovação.

Esse avanço significativo é possibilitado por um conjunto diferente de ferramentas. Para mim, que já trabalhei tanto em pequenas como em grandes empresas, está muito claro o quanto as coisas estão mudando. Eu comecei minha carreira como fundador solo de uma empresa que chegou a 20 milhões de usuários até de eu entrar para o LinkedIn, onde me tornei Vice-Presidente de Produtos, ajudando a liderar milhares de pessoas em direção às metas compartilhadas. Hoje, sou COO do Notion e, pela primeira vez, sou testemunha de como novos sistemas que unem as pessoas estão viabilizando velocidade, ação e crescimento acelerado.

Quero compartilhar aqui o que eu vi essa nova geração de Empresas Conectadas fazer e como você pode criar uma, transformando isso na sua vantagem competitiva.

Em mercados saturados, a concorrência não perde tempo. A empresa que inovar mais rapidamente será a vencedora. Portanto, como líder, cabe a você conectar pessoas, sistemas e a tecnologia que permite à sua equipe agir rapidamente e solucionar problemas.

Nos dias de hoje, isso está cada vez mais difícil.

• O fenômeno da Grande Renúncia segue adiante e não dá sinais de retração. De abril de 2021 até a publicação desse artigo, mais de 19 milhões de trabalhadores haviam deixado seus empregos nos EUA. As empresas precisam dar aos melhores talentos um bom motivo para ficar.

• Por que tanta gente está pedindo demissão? Em parte, tem a ver com as expectativas de trabalho híbrido e remoto. Mais da metade dos trabalhadores em todo o mundo diz que deixaria seus empregos se não tivessem flexibilidade no local de trabalho. E 59% só estão dispostos a considerar um novo emprego se esse oferecer essa flexibilidade. Portanto, isso está afetando a capacidade da sua empresa de adquirir talentos e reter colaboradores.

  

• Equipes dispersas precisam de novos sistemas para compartilhar conhecimento. A Workfront constatou que

  para 95% dos trabalhadores pesquisados, encontrar informações no trabalho deveria ser tão fácil quanto é encontrar informações no Google.

• No entanto, a realidade é que as pessoas não têm acesso ao nível de conhecimento de que precisam. Essa mesma pesquisa constatou que 71% dos colaboradores querem poder contar com um ponto único para entender e administrar seu trabalho. Ainda assim, 69% não dispõem disso.

• É provável que você também não esteja vendo o problema. A McKinsey constatou que 85% dos executivos e da alta gestão afirmam ter um senso de propósito no trabalho. Mas apenas 15% dos gestores e colaboradores da linha de frente concordam com isso.

As Empresas Conectadas transformam o acesso ao conhecimento na sua estrela-guia.

Quando as informações são acessíveis e transparentes, as metas e os caminhos de realização se tornam cristalinos. Equipes e pessoas individualmente operam com um contexto completo de trabalho e expectativas. As pessoas se tornam verdadeiramente donas do seu trabalho, ganhando impulso e abrindo novos caminhos, se for preciso. E quando elas são donas do trabalho, não vão embora, porque se sentem realizadas e eficazes.

A criação de uma Empresa Conectada posiciona as pessoas para o sucesso e, nesse processo, as ajuda a construir as carreiras que ambicionam ter.

Contar com sistemas que conectam as equipes e o conhecimento são a melhor maneira de eliminar silos, ajudando as pessoas, os processos e as ferramentas a trabalharem juntos e em sincronia.

Confira como os líderes de Empresas Conectadas alcançaram isso.

Você pode achar que sua empresa já é orientada por documentos, mas um emaranhando de Google Docs não é a solução. Esses documentos vivem isolados e é impossível saber como se relacionam entre si ou obter o contexto ideal para entender a quais equipes ou projetos eles pertencem.

Você pode construir sua arquitetura de informações de outra maneira:

• Crie um local para a documentação e garanta que esteja acessível a todos na empresa. Saber onde estão as informações – e como encontrá-las rapidamente – gera visibilidade para o trabalho feito pelas equipes.

  

• Torne a documentação navegável, facilitando a pesquisa. Seja por equipe, proprietário ou projeto, as informações se tornam mais úteis quando são realmente utilizáveis.

• Aninhe documentos dentro de documentos para que tenham uma relação clara. Por exemplo, se você tiver uma página de projeto, faça com que contenha todas as especificações, pesquisas, rascunhos e tudo o mais relacionado, de modo que nela você encontre tudo o que precisa.

Um acesso central e contextualizado torna a documentação útil, tanto para a sua equipe quanto para outras com quem você está colaborando.

Sem dúvida, cada equipe têm suas próprias maneiras de fazer as coisas. Mas o trabalho entre equipes deve ser feito com um processo repetitivo e previsível, que favoreça a ação.

• Utilize um modelo go-to-market (GTM) para cada lançamento. Isso ajuda os líderes de projeto a saber o que precisam, a enxergar cada perspectiva, a aplicar os aprendizados de lançamentos anteriores e a contar com as equipes certas.

  

• Crie especificações comuns que designers, engenheiros e equipes de produtos possam usar. Isso ajuda todos a lidarem com os problemas da mesma maneira, promovendo uma metodologia para o trabalho multifuncional.

• Crie um sistema de solicitações para que qualquer pessoa na empresa possa registrar um bug, solicitar um recurso ou obter suporte de design. Esse deve ser baseado em modelos para o retrabalho (por exemplo, "sempre incluir uma captura de tela!") e ajudar a simplificar o excesso de solicitações que provavelmente circulam pela empresa.

• Adote uma estrutura de tomada de decisão. Seja um WRAP, RACI ou MAP, todas as equipes devem tomar decisões com a mesma abordagem. Coloque-os nos modelos usados pelas equipes, para que fiquem bem evidentes.

Estabelecer processos padronizados entre equipes gera menos conflitos operacionais sobre a maneira certa de fazer as coisas. Como isso já é algo estabelecido, as equipes podem avançar rapidamente.

Em média, empresas usam 88 ferramentas diferentes apenas para dar conta das operações rotineiras. Para equipes grandes, a situação é ainda pior: a média é 175. Fora isso, houve um aumento de 44% no uso de ferramentas colaborativas desde 2019. As informações de que as equipes precisam para executar estão mais dispersas do que nunca.

Você quer que as equipes usem as ferramentas necessárias, mas e como fica o trabalho multifuncional? Onde ele realmente acontece?

Um nível de plataforma que conecte todas as ferramentas pode otimizar os fluxos de trabalho e dar sustentação para uma comunicação produtiva. Se as equipes puderem contar com uma ferramenta central para colaborar, todo o tempo perdido na busca de conhecimento pode ser usado para fazer o trabalho em si.

Alguns exemplos:

• Designers podem integrar protótipos em uma página, facilitando o feedback imediato das equipes de marketing ou engenharia (que não precisam ter que acessar outra ferramenta). Isso também garante que o feedback seja consolidado em um só lugar e que mais pessoas possam participar.

• Integre formulários para coletar informações, como uma pesquisa de opinião de equipe ou um feedback da organização inteira. Como a ação ocorre nesse nível da plataforma, as pessoas não precisam sair dela para preencher formulários.

• Crie maneiras de fazer suas ferramentas conversarem entre si para que o conhecimento flua entre elas. Por exemplo, você pode usar um API para obter atualizações de ferramentas diferentes (como uma integração com o Slack) ou criar um sistema em que dados relevantes são agrupados em uma ferramenta compartilhada.

A vantagem aqui é que o contexto e a ação coexistem. Quando esses dois elementos estão lado a lado, os colegas de equipe podem agir oportunamente, com visibilidade total sobre um problema, sobre as metas e os próximos passos de ação, em vez de pular de uma ferramentas para outra para obter informações.

Antes da pandemia, o Notion dependia do trabalho presencial. O trabalho remoto era novidade, então tivemos de criar sistemas para que as equipes acessassem informações e agissem com base nelas.

Crescemos bastante nos últimos dois anos. Triplicamos o quantitativo de funcionários, conquistamos dois grandes investimentos, adquirimos duas empresas, aceleramos o crescimento do nosso produto, mas ainda estamos aprendendo a nos adaptar a essa realidade.

Trabalhei nos dois lados da moeda do crescimento: como COO do Notion com escalabilidade acelerada, e como Vice-Presidente de Produtos da LinkedIn, uma empresa listada na bolsa de valores. Cada uma delas apresenta desafios únicos, seja para manter a conectividade durante uma execução ou para definir objetivos claros em relação à missão da empresa para milhares de colaboradores.

É esse ponto de vista que me ajuda a ver como é criar de fato uma Empresa Conectada, e essas são as técnicas que estamos implementando no Notion nesse momento, graças ao hiper crescimento. As táticas que eu descrevo a seguir mantêm nossas equipes alinhadas, agindo com rapidez e inovação.

Não é nenhuma surpresa que praticamente todo o nosso trabalho seja feito no Notion. Esse é um espaço de trabalho completo que combina anotações, documentos, gerenciamento de projetos e wikis de maneiras infinitamente personalizáveis. Equipes de qualquer porte podem usar o Notion – e crescer com ele –, algo fundamental para uma empresa em processo de hiper escalabilidade.

No topo da barra lateral do Notion, temos a página do nosso SO (sistema operacional). Ela contém as informações mais importantes da empresa, que podem ser consultadas por colaboradores novatos e antigos. Isso também faz parte de nosso processo de integração. Transparência desde o primeiro dia.

Não apenas sobre as metas da empresa. Nessa página, você encontra nossa missão, estratégia, valores e mais: os documentos macro que orientam nosso comportamento e nossas decisões como equipe. Temos até mesmo um arquivo com a missão e a estratégia dos anos anteriores, o que nos dá perspectiva ao nosso avanço e nos ajuda a entender o porquê de muitas das decisões que tomamos.

Isso nos ajuda enquanto equipe a nos alinharmos no nível mais macro. E quando a equipe está alinhada, podemos tomar decisões mais rápido. Isso apoia nossas metas para 2022? Como isso se encaixa na nossa missão? Esse tipo de alinhamento é um norteador para equipes e indivíduos e impulsiona tudo o que fazemos.

Mantemos todos os documentos de processos, políticas e propostas em uma única base de dados do Notion acessível a toda a equipe, desde especificações de produtos até registros de auditoria. A base já tem mais de 2.000 entradas.

A alma desse sistema é o pedido de comentários (RFC) – um formato que ajuda as pessoas da organização inteira a apresentar ideias e obter feedback de todos na empresa. Quando mudamos o status para "RFC", qualquer pessoa pode comentar nessa página. O pessoal de Vendas pode comentar sobre um projeto de engenharia. O pessoal de Produtos pode comentar sobre um processo de RH. Equipes inovam juntas quando grandes ideias fluem de toda as partes.

Marketing, produto, engenharia, RH – todas as equipes do Notion têm seu próprio wiki. E cada um deles é visível na nossa barra lateral como página de nível superior com documentações aninhadas. Nessas páginas, você encontra de tudo, desde conjuntos de ferramentas específicas de equipes até processos especializados para funções e responsabilidades individuais.

Na parte superior desses wikis, há uma base de dados com o status dos projetos da equipe. As equipes podem acessar facilmente os wikis umas das outras para ver no que estão trabalhando e, o mais importante, como se envolver nessas iniciativas. Com isso, informações que precisariam ser compartilhadas no Slack ou em reuniões ficam à disposição de todos, economizando tempo.

Da mesma forma, quando surge uma grande iniciativa multifuncional, essa ganha uma página inicial. Nela estão todas as informações necessárias, desde mensagens até cronogramas e equipes envolvidas. Aqui, todos se conectam, adquirem contexto e executam. Sem esse nível de personalização, esse tipo de gerenciamento de projeto multifuncional personalizado não seria possível.

O trabalho colaborativo entre equipes ocorre tanto no nível da empresa/equipe quanto em projetos individuais. As equipes podem agir rapidamente porque sabem exatamente onde obter informações valiosas e essenciais para realizar seu trabalho.

Informações, sistemas, ferramentas. Use tudo isso de maneira intencional, e as pessoas na sua empresa saberão o que precisam fazer para ter sucesso, agir rapidamente e inovar. A liderança dá o tom.

Uma Empresa Conectada é aquela que opera com visão, estabelecendo canais de comunicação eficazes de maneira proativa. Para chegar lá, os líderes precisam demonstrar confiança e investimento únicos nas pessoas, fazendo com que elas tenham mais acesso às informações. Isso deve se concentrar especialmente no acesso rápido ao que elas precisam para realizar seus trabalhos com sucesso.

Criar uma Empresa Conectada é um processo sem data para terminar. Mas começar a agir no agora é um dos trabalhos de maior impulsionamento e mais duradouros que você pode empreender para manter a competitividade e criar uma experiência que ajuda a reter os melhores talentos.