デザイナー、スワンさんのマルチタスクの鍵は、ToDoの"見える化"

フリーのデザイナーとして活躍しているスワンさん。かつて、副業可能な企業でインハウスデザイナーとして働いていたスワンさんは、本業を含め6つのプロジェクトを担当していました。プロジェクトを同時進行で動かし、土日も働く毎日。自分の時間が作れず、マルチタスクの困難さに直面していた当時、出会ったのがNotionでした。Notionで業務管理をすることで、その問題を解消できました。やがてプライベートのタスクまで管理。生活にも良い影響が生まれました。

体験談
白鳥友里恵(スワン)
フリーランス デザイナー
用途
個人メモ、文章管理、タスク管理
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複数のプロジェクトを抱えながらも1日は8時間労働

スワンさんは、仲間と共に事業開発をしながら、複数社のデザイン顧問として新規事業の組織設計やデザイン制作に従事しています。これだけ多岐に渡るプロジェクトにフルコミットしていながら、1日の労働時間は8時間です。休日は登山をしたり、自身のYouTubeチャンネル向けの動画制作をしたりするなど、自分の時間を満喫しています。

そんなスワンさんの業務を管理をしているのが、Notion。しかし、最初から管理目的で使っていたのではなく、興味本位で触れていました。スワンさんがまず驚いたのが、Notionの優れたUXです。たとえば、各ページに付けられるアイコンのおかげで、ユーザーはそのページにどんな情報が入っているのか、すぐに把握できます。

Notionを使い続けるなか、スワンさんは当時の自分が抱えていた「マルチタスクの大変さ」を、Notionなら解決してくれると気づきました。

各ページにアイコンを付けられるので、ページの”発見性”が優れていることが分かります。
各ページにアイコンを付けられるので、どんな情報のページか一瞬で分かる。このUXは、見落とされがちですが、優れています。
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整理されたToDoが自分を見つめるきっかけに

スワンさんはなぜ、時間を消耗し過ぎないマルチタスクが可能となったのでしょうか。その理由は3つあります。1つ目は、ツールを1つにできたこと。これまでToDoの管理ツール、メモ用のツールなど5つのツールを使用していました。しかし、情報が散らばっていたために、情報管理が困難に。そこですべての情報をNotionに一括。管理がスムーズになりました。

2つ目が階層で管理できるようになったこと。Notionは、1つのカテゴリーを階層で整理できるため、どこにどの情報があるのか一目瞭然。探す時間が減り、“欲しい情報が見つからない”というストレスから解放されました。

そして3つ目は、自分を客観視できたこと。週のはじめの月曜日、スワンさんは1週間分のToDoリストを作成しています。仕事のToDoをNotionのページにまとめ、自分のやるべきことを整理整頓。稼働時間と自身のキャパシティーを把握しやすくなったおかげで、自分の動きを客観的に捉え、マルチタスクができるようになりました。

ToDoリストには月曜日から週末まで1週間単位でまとめ、チェックボックスにチェックを入れたらタスク完了です。
オールインワンで集約できるツールはありそうでなかった。しかも直感的に動かせるという”美しい体験”ができるのも楽しいです。
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公私のタスク管理がワークライフバランスを作り出す

スワンさんは仕事だけでなく、プライベートまでNotionで管理しています。結婚により苗字が変わったばかりの頃、戸籍やパスポート変更など手続きに追われました。その時、手続きのやり方をNotionにまとめ、マニュアル化。同じような手続きをする場面に遭遇しても、同じ情報を求めてネット検索する動きがなくなり、時間の節約ができました。また、支出管理もNotionで行っています。サブスクリプションの購買額をテーブル上に並べ、不必要になったサービスを解約。これにより、月々に出ていく固定費を抑えることができました。

仕事だけでなくプライベートまでNotionで管理することで、自分のやるべきことを“見える化”。これにより1日を効率的に動くことが可能になります。マルチタスクが求められる現在、そのスキルをNotionで培うことができるんです。

Notionは家計簿にもなります。月々の支出を管理することで、固定費の節約が可能です。
インターネットで検索する時間はコスト。同じ情報を何度も検索すると、そのコストは相当な額になります。

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