業務改善につながる情報整理
情報を探せない、検索しても間違った情報が抽出される。そんな悩みを抱えていたクラスメソッドは、Notionで情報を整理することで課題解決に取り組みました。またNotionの柔軟性を活かして、拡大するビジネスに合わせた情報の再編成を行いました。
阿部信介
業務支援グループ 内製化支援チーム マネージャ
江口佳記
危機管理室 室長
田村総司
AWS事業本部サービス開発室 エンジニア
徳道圭一
情報システム部
山下剛史
ゲームソリューション部 セールス
「欲しい情報を探せない」は業務に支障を生む
クラウド、モバイル、ビッグデータを中心としたBtoB技術支援を行うクラスメソッドは以前、他社のドキュメント管理ツールを利用していました。ツールの操作性に関する社内アンケートを取ったところ、「ナレッジを蓄積しづらい、どれが最新の情報が分からない」という回答を受け、社員が不満を抱えていたと判明。時には、間違えた情報がヒットしてしまい、その情報を信じたまま業務を進めていたこともありました。そこでツールの見直しを図ったところ、一部社員の間で既に利用されていたNotionに白羽の矢が立ちました。移行プロジェクトのリーダーを務めた阿部さんは「テキストを打つ時の ”書き心地” がよく、階層的にドキュメントを分けられ、読みやすくなる点も導入を決めた理由です」と語ります。
Notionを使っていると、ドキュメントの入れ替わりが早くなり、情報の新陳代謝が上がりました。
業務支援グループ 内製化支援チーム マネージャ
拡大していく組織に適応できるNotionの柔軟性
Notion採用のもう1つの理由は、組織の変化にNotionが適応できたことです。もともとクラウドサービスのトップ・ベンダーとして知られていたクラスメソッドは、業績拡大に伴いモバイルアプリ開発やデータ分析など、多岐にわたるビジネスを展開し始めました。同時に社員数は、2018年から5年の間に約3倍に増加。またオフィス数も国内・海外ともに倍増しています。ビジネスや組織に変化が生まれると、部署やメンバーの再編成が起こり、それに伴い情報の統合や仕分けが必要になります。しかし、当時利用していたドキュメント管理ツールでは、情報の統合・仕分にやりにくさを覚えていました。一方、柔軟性のあるNotionなら、ページやチームスペースを分けることで、情報の再編成が容易に行えます。
Notionの柔軟性は、テキスト改編をする場面でも発揮されています。以前、利用していたツールは書き方のルールを定めていても、ツールに慣れていないメンバーはルールをどうしても守れず、読みにくいドキュメントになっていました。しかし改編しやすいNotionなら試しに書いたとしても、後から読みやすいドキュメントを作成できます。しかも簡単に。
デザイン性の高いページは情報の探索性を向上させる
クラスメソッドはページ作りをする上で、情報の探索性を向上させるための工夫を凝らしました。工夫の1つがデザインです。一部ページはデザイナーが監修し、文字や背景の色のバランスにこだわりました。また、アイコンは目に留まるものを選択。これにより見やすいページが出来上がったのです。ページトップにも工夫を施しています。いま開いているページにどんな情報がまとめられているかが分かるよう、トップにページ概要を掲載。また、アクセス頻度の高いページは、リンク集にしています。ブックマークのようにまとめることで、ページ間の移動時間を減らすことができました。
読む人が情報を取得しやすいように、文章量をできるだけ増やし過ぎないようにしています。
AWS事業本部サービス開発室 エンジニア
情報整理をすることが業務のつまずきを無くす
Notionを導入したことで、かつてのクラスメソッドが抱えていた「欲しい情報を見つからない」という課題は解決できたのでしょうか。答えはイエスです。解決の助けとなったのが、データベースのフィルター機能とタグです。フィルター機能を使って条件を入れれば、必要な情報だけを抽出できます。しかもビューで見せ方を変えることができるため、欲しい情報を適切なビジュアルで表示できるのです。タグを使えば、情報の整理が容易にできます。たとえ無計画にテキストを打ち込んでも、後から情報の仕分けが可能です。また、更新日付が自動入力されるプロパティを入れることで、情報の鮮度も把握できます。そのため、以前起こっていた「古い情報を信じたまま業務を進める」ことは無くなりました。情報が取り出しにくく、仕分けられていなければ、業務がつまずき、それに比例して組織運営の質も低下します。事業の質とスピードを高めるために、いまこそNotionで情報を整理しましょう。
