意思決定のスピードを上げるコラボレーションツール

会議に時間をかけていませんか。ベネッセホールディングスはNotionを導入することで、会議時間の短縮に成功しました。それだけでなく会議の在り方を変え、仕事の進め方を見直したのです。

体験談

植田省司

DIPインフラソリューション部部長

用途

Wiki、ドキュメント管理

生産性を向上させるためNotionを導入

介護・教育などの事業を手掛けるベネッセホールディングスは、DX化を推し進めている教育関連総合事業会社です。なかでも、DX戦略の推進と立案の一手を引き受けている部門がDigital Innovation Partners（以下、DIP）です。650人以上の従業員が所属するDIPは、ドキュメント管理ツールとしてNotionを利用中。利用の背景は生産性の向上です。以前はドキュメントをほかの資料作成ツールで作り、メールでデータの共有を実施していました。当時は、情報を探したり、整理したり。「仕事のための仕事」の割合が多かったのです。生産性の向上には、1つ1つの無駄な手間をなくしスピードを上げることが求められていました。

Notionであれば、メンバーの誰もが情報をすばやく編集・閲覧できます。例えばタスクが発生した際に、すぐにタスクの背景を知ることができ、簡単に進捗更新もできます。全文検索も可能なため、付随するドキュメントを見失うことも少ないです。Notionは仕事のためのストレスが低減されるツールです。オンラインでありながら隣で働いているような感覚で働けるツールによって、プロジェクトが止まることなく、生産性は向上し続けます。

同じ画面をリモート同士のメンバーで共同編集をしたり、外部のゲストをページに招いての閲覧・編集をしたりできます。（内容はインタビューを元に、Notionが作成）

ドキュメントを元に意思決定をすること

Notionを導入することにより、ドキュメントの質も向上したといいます。以前は、パワーポイントで作成。その間に何度も作り直して無駄な工数が発生していました。一方、Notionであればページに招待されている全員が内容を確認することができ、ページ内にあるコメント機能ですぐさまフィードバックを追加・反映。たちまち集合知が詰まったドキュメントとなります。導入することで、メールやチャット上での余分なやり取りもなくなり、ドキュメント作成のスピードも上がりました。結果として、会議の開催頻度を高められ、プロジェクトの進行自体も迅速化したのです。

Notionは多機能であるがゆえに、使いこなせず戸惑う方もいます。しかし、最初の一歩としてページに文字を打つことさえできれば、ドキュメントを作成することはできます。本来、仕事とはドキュメントをもとに意思決定をすること。見栄えのいいドキュメントを作ること自体は仕事ではないため、ありあまる機能のすべてを活かす必要はないのです。シンプルな考え方が仕事の効率を上げていきます。

Benesse Image 1 — ページ内にあるコメント機能ですぐさまフィードバックを追加・反映できます。（内容はインタビューを元に、Notionが作成）

会議時間が大幅に短縮

Notionを導入したことで、メール送付と資料作成、会議に使う時間が減少したといいます。チャットツールとNotionを併用することがハイブリットワークにおける、新しい標準となりました。主にチャットは会話などをはじめとする「フロー情報」を得るために利用。ただし、あくまで会話なので情報は流れていってしまいます。これらを補完するため「ストック情報」としてのNotionを活用しています。会議の決定事項や、議事録、タスクなどもためておけば、いつでも見返すことができるのです。

Notionを導入したことで会議の進め方も変わっていきました。以前は、事前情報の共有に会議の時間を消費することもありました。現在では、会議前にNotion上で資料が完成しているため、全員の意識と前提知識が一定に保たれた状態で会議を始めることができます。そのため、現在の会議は意思決定に集中できます。会議の時間も大幅に短縮でき、その結果、不要な会議も減りました。このように、日々の業務において発生するチャット上のフロー情報を、Notion上にストックしていくことで、業務の効率化が高まるのです。

会議前にNotion上で資料が完成しているため、全員の意識と前提知識が一定に保たれた状態で会議を始めることができます。（内容はインタビューを元に、Notionが作成）

仕事をしている時、この情報はフローで良いのかストックすべきかを考えて欲しいと思っています。

Notionで実践するプロジェクトマネジメント

植田さんは会議にあたり、Notionページ内のリマインダー機能を活用して「前日に会議資料を読む」という通知を設定しています。指定した日時に通知がきたら、それをクリックするだけで該当のページに飛びます。一連の流れの中にNotionの機能が組み込まれているため、わざわざタスク化する必要もありません。そこから資料に目を通し、気になる点をNotion上にコメント。ほかのメンバーはそのコメントをもとに、議論を始めることができます。

また、プロジェクトマネジメントもNotionで実施しています。DIPの場合は、併用しているチャットを見ながら参画メンバーがどのような議論・思考をしているのかをチェック。その後、Notionを開き、資料を見ながら状況を把握して、関わっているプロジェクトが正しい方向に進むよう、調整していきます。

小さなストレスの削減が、マネジメントの品質を向上させ、プロジェクトの成功へつながるーー。それがNotionの強みです。すべてを一元管理することで業務効率化でき、生産的な環境を作ることができます。大きな変革を起こさずとも、導入することで仕事のスピード感や社内の空気、この小さな変化が、会社の文化へも影響しています。植田さんが「Notionによって仕事の進め方が変わった」と明かしたように、今までとは一味違う働き方をしてみませんか？