Crear una Empresa Conectada para acabar con los silos y recuperar velocidad

No te das cuenta de que hay un silo hasta que estás dentro de uno.

Los directivos de las grandes empresas lo notan mucho, ya que rápidamente se forman silos en torno a equipos, herramientas y proyectos. La gente no encuentra los documentos que necesita. No tienen contexto sobre las decisiones clave. No saben a quién preguntar para obtener respuestas.

El meollo de este problema es la falta de información: cuando está oculta en herramientas y documentos dispares, es imposible crear una empresa en la que las personas, los proyectos y los objetivos sean claros, visibles y ejecutables para todos.

Al trabajar con líderes de distintos sectores, observo un patrón. De manera proactiva, están creando nuevas formas de acceder al conocimiento. Y en el proceso, están forjando un nuevo tipo de empresa que se perfila como ganadora, independientemente de la categoría: la Empresa Conectada.

Se define por:

• Información accesible de forma centralizada y transparente para todo el equipo.

• Alineación, es decir, que todo el mundo se siente alineado directamente con el liderazgo y el propósito de la organización.

• Sistemas diseñados para unir equipos y fomentar una colaboración fluida.

Juntos, estos atributos desbloquean un nuevo nivel de alineación, agilidad e innovación.

Se trata de un gran avance, facilitado por un conjunto diferente de herramientas. Como alguien que ha trabajado tanto en pequeñas como en grandes empresas, está claro que las cosas están cambiando mucho. Empecé mi carrera como fundador de una empresa que llegó a tener 20 millones de personas usuarias antes de unirse a LinkedIn, donde me convertí en vicepresidente de Producto y ayudé a dirigir a miles de personas hacia objetivos compartidos. Ahora soy el CCO de Notion y, por primera vez, estoy viendo cómo los nuevos sistemas que unen a las personas están permitiendo agilidad, acción y un crecimiento más rápido.

Escribo para compartir lo que he visto hacer a esta nueva generación de Empresas Conectadas, cómo puedes construir una y cómo convertirla en tu ventaja competitiva.

En mercados saturados, la competencia no espera. La empresa capaz de innovar más rápido, es la ganadora. Así que, como líder, depende de ti conectar a las personas, los sistemas y la tecnología que permitan a tu equipo avanzar con rapidez y resolver los problemas.

Ahora es más difícil que nunca.

• La gran renuncia sigue adelante y no se está desacelerando. Al momento de publicarse este informe, más de 19 millones de trabajadores estadounidenses dejaron su empleo desde abril de 2021. Las empresas necesitan motivar a los mejores talentos para que se queden.

• ¿Por qué tanta gente renuncia? En parte, por las expectativas que genera el trabajo híbrido y a distancia. Más de la mitad de las personas empleadas en todo el mundo afirman que dejarían su trabajo si no se les ofreciera flexibilidad laboral. Y el 59 % está dispuesto a considerar un nuevo empleo que le ofrezca condiciones más flexibles en el lugar de trabajo, lo que afecta tu capacidad para captar talento y retener al personal.

  

• Los equipos dispersos necesitan nuevos sistemas para compartir conocimientos: Workfront descubrió que

  el 95 % del personal encuestado afirma que debería ser igual de fácil encontrar información en el trabajo como lo es en Google.

• Pero los equipos no tienen acceso al nivel de conocimientos que necesitan: la misma encuesta reveló que el 71 % de los empleados desea un único destino para comprender y gestionar el trabajo. Sin embargo, el 69 % no lo tiene.

• Es probable que tampoco estés viendo el problema: McKinsey descubrió que el 85 % del personal ejecutivo y la alta gerencia afirmó sentir un propósito en el trabajo. Solo el 15 % de los cargos directivos y personal de primera línea está de acuerdo.

Las Empresas Conectadas hacen del acceso al conocimiento su estrella polar.

Cuando la información es accesible y transparente, los objetivos y las vías de ejecución son claros. Los equipos y los individuos operan con un contexto completo de trabajo y expectativas. Las personas se convierten en verdaderas dueñas de su trabajo, avanzando y abriendo nuevos caminos si fuera necesario. Y cuando se sienten dueños de su trabajo, las personas se quedan porque se siente realizadas y eficaces.

Construir una Empresa Conectada permite a tu gente alcanzar el éxito y en el proceso les ayuda a construir la carrera profesional que desean.

Los sistemas que conectan equipos y conocimientos son la mejor forma de acabar con los silos, ya que ayudan a que tu gente, procesos y herramientas a que empiecen a trabajar al unísono.

Así es como hemos visto hacerlo a los líderes de las Empresas Conectadas.

Puede que pienses que tu empresa ya se rige por documentos, pero una maraña de Google Docs no cuenta. Estos documentos viven aislados: es imposible saber cómo se relacionan entre sí, ni obtener el contexto adecuado para entender a qué equipos o proyectos pertenecen.

Puedes crear tu arquitectura de información de manera diferente:

• Crea un lugar para la documentación y asegúrate de que todos los miembros de la empresa tengan acceso a ella. Saber dónde está la información y cómo acceder rápidamente, da visibilidad al trabajo realizado por todos los equipos.

  

• Asegúrate que la documentación sea navegable, esto facilita las búsquedas. Ya sea por equipo, propietario o proyecto, hacer visible la información necesaria facilita su utilización.

• Anida documentos dentro de documentos para que exista una relación clara. Por ejemplo, si tienes una página de proyecto, puedes hacer que contenga todas las especificaciones, investigaciones, borradores y demás para que cualquiera pueda encontrar lo que necesita.

El acceso centralizado y el contexto hacen que la documentación sea útil, tanto para tu equipo como para otros equipos con los que trabajes.

Por supuesto, cada equipo tiene su propia manera de hacer las cosas. Pero el trabajo que se realiza entre equipos debe tener un proceso repetible y previsible que favorezca la acción.

• Utiliza una plantilla de lanzamiento al mercado (GTM) para cada lanzamiento. Esto ayuda a quien dirige el proyecto a saber lo que se necesita, a detectar lo que no está a la vista, a aplicar lo aprendido en lanzamientos anteriores y a convcar a los equipos adecuados.

  

• Crea especificaciones comunes que todos los equipos de diseño, desarrollo y producto puedan utilizar. Esto les ayuda a abordar los problemas de la misma manera, fomentando el trabajo multifuncional de forma metódica.

• Crea un sistema de solicitudes en el que cualquier persona de la empresa pueda reportar un error, pedir una función u obtener soporte para el diseño. Deben ser plantillas que eviten las idas y venidas (como "¡incluye siempre una captura de pantalla!") y ayuden a optimizar las numerosas solicitudes que probablemente circulan por la empresa.

• Utiliza un framework de toma de decisiones. Ya sea WRAP, RACI o MAP, todos los equipos deben tomar decisiones con el mismo enfoque. Colócalos en tus equipos de plantillas, como en uso para que estén en primer plano.

Establecer procesos estandarizados entre los equipos genera menos dudas operativos sobre la forma correcta de hacer las cosas. Ya está establecido, así que los equipos pueden avanzar rápidamente.

En promedio, las empresas utilizan 88 herramientas diferentes únicamente para realizar su trabajo diario. Para los equipos grandes, la cuestión empeora: utilizan 175. También ha habido un aumento del 44 % en el uso de herramientas de colaboración desde 2019. La información que los equipos necesitan para ejecutar sus tareas está más dispersa que nunca.

Quieres que los equipos utilicen las herramientas que necesitan, pero ¿qué pasa con el trabajo multifuncional? ¿Dónde se realiza?

Una capa de plataforma que conecte todas las herramientas, puede agilizar los flujos de trabajo y favorecer una buena comunicación. Si los equipos disponen de una herramienta central en la que pueden colaborar, todo el tiempo que dedican a buscar conocimiento pueden emplearlo en el trabajo real que tienen entre manos.

Algunos ejemplos son:

• El equipo de diseño puede insertar prototipos en una página, lo que facilita que los departamentos de marketing o desarrollo proporcionen comentarios de forma inmediata (en lugar de tener que acceder a otra herramienta). Esto también garantiza que el feedback se mantenga en un solo lugar y que puedan participar más personas.

• Inserta formularios para recopilar información, desde una encuesta de equipo hasta comentarios de toda la organización. Como el trabajo se realiza en esa capa de la plataforma, las personas usuarias no necesitan salir de ella para completar el formulario.

• Crea mecanismos para que tus herramientas se comuniquen entre sí, de modo que el conocimiento fluya entre ellas. Por ejemplo, puedes utilizar una API para obtener actualizaciones de diferentes herramientas (piensa en una integración con Slack) o crear un sistema en el que los datos relevantes se recopilen en una herramienta compartida.

El beneficio aquí es que el contexto y la acción coexisten. Cuando estas dos herramientas coexisten, los miembros de un equipo pueden actuar inmediatamente con plena visibilidad de un problema, sus objetivos y qué hacer a continuación, en lugar de tener que saltar de una herramienta a otra para obtener información.

En Notion se trabajaba de manera presencial antes de la pandemia. Como no teníamos experiencia en el trabajo remoto, tuvimos que crear sistemas que permitieran a los equipos acceder a la información y actuar en consecuencia.

Hemos crecido mucho en los dos últimos años: triplicamos la plantilla de personal, aseguramos dos rondas de financiación, adquirimos dos empresas y aceleramos el crecimiento de nuestro producto, pero aún estamos aprendiendo a adaptarnos a estas realidades.

He trabajado en ambas caras de la moneda del crecimiento: como CCO de Notion a través de una expansión rápida, y como VP de Producto en una empresa que cotiza en bolsa como LinkedIn.Cada uno de ellos plantea retos únicos, ya sea mantener la conectividad mientras se hace un sprint o establecer objetivos claros para miles de personas que aporten a la misión de la empresa.

Es este punto de vista el que me ayuda a ver lo que es crear realmente una Empresa Conectada, técnicas que estamos aplicando en Notion ahora mismo a través del hipercrecimiento. Las siguientes tácticas mantienen a nuestros equipos alineados, moviéndose rápidamente e innovando.

Como era de esperarse, hacemos casi todo nuestro trabajo en Notion. Es un espacio de trabajo "todo en uno" que combina notas, documentos, gestión de proyectos y wikis de formas infinitamente personalizables. Los equipos de cualquier tamaño pueden utilizar y crecer con Notion, lo cual es fundamental para una empresa que crece a gran escala.

En la parte superior de nuestra barra lateral de Notion, tenemos nuestra página de SO (sistema operativo). Alberga la información más importante de la empresa, que pueden consultar todos los miembros del personal. También forma parte de nuestro proceso de incorporación. Transparencia desde el primer día.

No se trata solo de los objetivos de la empresa. Allí encontrarás nuestra misión, estrategia, valores y mucho más: los macrodocumentos que guían nuestro comportamiento y nuestras decisiones como equipo. Incluso tenemos un archivo de toda nuestra misión y estrategia de años anteriores, lo que nos da perspectiva a medida que avanzamos y nos ayuda a entender el "por qué" de muchas de las decisiones que tomamos.

Esto nos ayuda, como equipo, a alinearnos al más alto nivel. Y cuando el equipo está alineado, podemos tomar decisiones más rápidamente. ¿Respalda esto nuestros objetivos para 2022? ¿Cómo se integra esto en nuestra misión? Este tipo de alineación es una guía para equipos e individuos que impulsa todo lo que hacemos.

Mantenemos todos los documentos de procesos, políticas y propuestas en una única base de datos de Notion a la que puede acceder todo el equipo, desde las especificaciones de los productos hasta los registros de auditoría. Hay más de 2000 entradas.

El núcleo de este sistema es la RFC (solicitud de comentarios), un formato que ayuda a las personas de toda la organización a presentar ideas y recabar opiniones de todos los miembros de la empresa. Cambiaremos el estado a "RFC" y cualquiera podrá hacer comentarios en esta página. Ventas puede comentar un proyecto de desarrollo. El área de Producto puede comentar un proceso de Recursos Humanos. Los equipos innovan juntos cuando las grandes ideas surgen de todas partes.

Las áreas de Marketing, Producto, Desarrollo, Recursos Humanos: todos los equipos de Notion tienen sus propios wikis. Y cada una de ellas es visible como páginas de nivel superior con documentación anidada en nuestra barra lateral. En estas páginas encontrarás de todo, desde herramientas específicas para cada equipo hasta procesos especializados para las funciones y responsabilidades de cada persona.

En la parte superior de estas Wikis hay una base de datos con el estado de los proyectos de ese equipo. Los equipos pueden entrar fácilmente en las Wikis de los demás para ver en qué están trabajando y, lo que es más importante, cómo encajar en esas iniciativas. Esto hace que la información que de otro modo tendría que compartirse en Slack o en reuniones esté disponible para el autoservicio y ahorre tiempo.

Del mismo modo, cuando hay una gran iniciativa multifuncional, tiene un espacio dedicado. Una página con toda la información necesaria, desde los mensajes hasta los plazos y los equipos implicados. Aquí, todos se conectan, tiene contexto y ejecutan. Sin este nivel de personalización, este tipo de gestión de proyectos multifuncionales a medida, no puede existir.

El trabajo de colaboración entre varios equipos se produce tanto a nivel de empresa/equipo como para proyectos individuales. Los equipos pueden actuar con rapidez porque saben exactamente dónde obtener la información pertinente para su trabajo.

Información, sistemas y herramientas. Utilízalos juntos de forma intencionada, y la gente de tu empresa sabrá lo que tiene que hacer para tener éxito, moverse con rapidez e innovar. El liderazgo marca la pauta.

Una Empresa Conectada es aquella que opera con visión y establece de manera proactiva canales de comunicación eficaces. Para conseguirlo, los líderes han demostrado una confianza y una inversión únicas en su gente, y se aseguraron de que tengan más acceso a la información, sobre todo un acceso rápido a lo que necesitan para hacer su trabajo y desempeñarlo con éxito.

Crear una Empresa Conectada es un proceso que nunca termina. Pero hacerlo ahora es una de las tareas más rentables y duraderas que puedes hacer para competir y crear una experiencia que retenga a los mejores talentos del mundo.