El sistema de gestión de proyectos de la escritora científica Swapna Krishna
Como escritora autónoma, Swapna Krishna se pasa el día escribiendo sobre el espacio, la ciencia, la tecnología y, a veces, Star Trek. Además de crear hasta 7 piezas de contenido a la semana, también se ocupa de la parte «empresarial» de la escritura: plazos, facturas, notas, viajes. El sistema de gestión de proyectos que creó en Notion la ayuda a organizar todo su trabajo en curso.
Swapna Krishna
Freelance writer
Saber de un vistazo el estado de cada proyecto como autónomo
Es habitual que Swapna tenga un montón de proyectos en curso como autónoma a la vez que ejerce como profesional de marketing en su trabajo a tiempo completo. Saber el estado de cada proyecto es un trabajo en sí mismo. ¿Ha aceptado la revista el texto que les remití? ¿Se han revisado las modificaciones? ¿Se ha emitido la factura? Cuando la fecha límite se aproxima, cada segundo que se usa para buscar respuestas en aplicaciones o en mensajes de correo electrónico es tiempo perdido.
Un único tablero para ver todo su trabajo
Ahora, Swapna utiliza un único tablero de Notion para organizar todos sus proyectos. Cada columna representa una fase del proceso. Y cada trabajo como autónoma es una tarjeta, archivada según la situación actual del proyecto. Una vez que un texto se presenta al editor, se arrastra a esa columna. Si necesita verificar los datos, también hay una columna para ello. Con Notion, Swapna tiene una visión completa de cada proyecto, de modo que en todo momento tiene claro qué se ha hecho ya y qué hay que hacer a continuación.
Notion ha revolucionado de raíz mi forma de trabajar porque puedo ver todo lo que estoy haciendo a la vez y saber qué me queda por hacer.
Tareas, contexto y viajes: todo al alcance de la mano
Cada proyecto autónomo que lleva a cabo Swapna viene acompañado de su propia colección de tareas o notas específicas, como por ejemplo una lista de científicos con los que hablar o de artículos que leer sobre el tema. Sin un lugar en el que recopilar los recursos es fácil perder de vista información vital que permite convertir un simple borrador en un texto terminado.
Notas completas que se adjuntan a cada tarea
Swapna tiene ahora una página propia de Notion para cada proyecto, alojadas en el tablero desde el que monitoriza todos los proyectos. Esto es especialmente útil cuando viaja, como cuando asistió a la rueda de prensa y al estreno de «Star Trek: Picard». Las reservas de hotel, los billetes de avión y los programas de los eventos, normalmente dispersos entre el correo electrónico y distintas aplicaciones, se encuentran ahora en un solo lugar. Incluso creó una página secundaria para calcular el tiempo de viaje entre reuniones según el tráfico de Los Ángeles. En lugar de buscar una aguja en un pajar (digital), Swapna sabe exactamente dónde encontrar lo que necesita.
Tengo que ser muy organizada porque, de lo contrario, las cosas se me escapan entre los dedos. Las páginas de Notion son un registro de todo lo que necesito para cualquier proyecto.
Distintos espacios de trabajo para controlar el trabajo y la vida personal
Es habitual que la vida laboral invada la vida personal. Swapna es madre primeriza (un trabajo a tiempo más que completo) y lo compagina con ser autónoma, esposa y creadora de contenidos a tiempo completo. Este año se ha prometido dar prioridad a la familia, para lo que debe respetar un horario de trabajo estricto.
Uno para casa, otro para escribir
Swapna tiene dos espacios de trabajo en Notion. Fuera del trabajo, utiliza Notion para ser productiva también en su vida doméstica (por ejemplo, ¿ha pagado a la niñera de este fin de semana?) sin dejar de respetar su compromiso de centrarse en la familia durante su trabajo como autónoma. Incluso cuando viaja para cubrir un reportaje, crea una página de Notion para su marido con una lista de comprobación de todo lo necesario en el ámbito doméstico. Los dos mundos de Swapna se encuentran en Notion, pero se mantienen lo suficientemente separados como para la estabilidad mental necesaria.
Notion es flexible para convertirlo en lo que tú quieras, pero sin abrumarte.
