Los equipos de Remote son más eficientes al usar Q&A para resolver dudas al instante

Remote es una plataforma global de RR. HH. que ayuda a las empresas a contratar y gestionar equipos en todo el mundo. La compañía cuenta con una plantilla de más de 1400 personas repartidas por el globo y mantiene una sólida base de conocimiento en Notion. Y no almacena solo políticas y procesos; también reúne una gran cantidad de información hiperlocalizada y específica de cada país.

Esta información es vital para todos los equipos, proyectos y flujos de trabajo de Remote: por ejemplo, para que los equipos comerciales conozcan las políticas de beneficios en los distintos países o para que los equipos de diseño extraigan detalles de lanzamiento de la hoja de ruta de producto. Sin embargo, encontrar la información era una tarea tan tediosa que Remote creó un chatbot propio con el fin de facilitar la recuperación de estos datos.Y dejó de usarlo cuando Notion presentó Q&A.

Esta nueva función basada en IA ayuda a la plantilla de Remote en todo el mundo a obtener respuestas a sus preguntas al instante. Ahora ahorran tiempo y trabajan de manera más eficiente en lugar de tener que buscar la información que necesitan para hacer su trabajo.

Cuando alguien necesita resolver una duda, ¿adónde va? No suele haber una persona o lugar al que todo el mundo pueda dirigirse. Al no poder avanzar hasta tener las cosas claras, todo se estanca.

Antes, Remote usaba Google Docs y Asana. Con la migración de Asana a Notion, Remote ahorra 485 000 dólares al año. Notion es su única fuente de conocimiento veraz, para todo y para todos. Documentos estáticos como vacaciones de la empresa, actualizaciones de proyecto (dinámicas y en constante cambio) y notas de reunión. Notion se conecta con otras herramientas para contener siempre la información más actualizada. «Tenemos otro par de programas de software que envían datos a Notion, así que Notion es nuestro punto de acceso unificado», afirma Sean Stanley, que dirige la documentación interna.

Las respuestas a muchas preguntas solo pueden encontrarse en Notion. Y, si la información está en Notion, Q&A la encuentra. En lugar de tener que buscar en distintos software, hay un lugar en el que todo Remote puede encontrar el conocimiento fundamental. «Q&A les ahorra a los nuevos empleados días, incluso semanas, en el proceso de incorporación. Pueden encontrar enseguida la información que necesitan para aprender», afirma Scott Entwistle, reclutador sénior.

Independientemente del equipo o el puesto, Notion tiene las respuestas a todas sus preguntas. La función de Q&A las pone al alcance de su mano.

Los empleados de Remote tenían que buscar información varias veces al día. Tardaban hasta 10 minutos en encontrar la respuesta a cada una de sus preguntas, ya fuera buscando en su wiki o preguntando a un compañero y esperando su respuesta. Gracias a Q&A, obtienen esa información en segundos.

«Q&A puede ser toda una revolución para empresas de cualquier tamaño —dice Scott—. Nos ha permitido dar sentido a todos los datos que tenemos». Y eso que Remote tiene un montón de datos. Encontrar la página de Notion correcta era solo el primer paso para encontrar la respuesta a una pregunta. Después, había que leerla y seleccionar la información relevante.

La función de Q&A puede buscar en miles de páginas en cuestión de segundos, tiene la información actualizada y conoce su contexto. Puedes preguntar algo de forma natural y humana y recibir una respuesta en el mismo lenguaje. De esta forma es mucho más fácil encontrar la información; es como si le preguntaras a una compañera de trabajo que lo sabe todo.

«Para mí, las mayores ventajas de Q&A son la velocidad y la eficiencia —indica Andrew Pett, desarrollador de backend—. Si encuentro una palabra clave que desconozco o un contexto con el que no estoy familiarizado, acudo a Q&A. La función busca en los documentos relevantes y me presenta la información perfectamente resumida».

Q&A aporta claridad instantánea a los equipos de Remote, que pueden funcionar con mayor agilidad: acceden en cuestión de segundos al conocimiento relevante para su trabajo.

La función de Q&A está integrada directamente en Notion. Así, los equipos de Remote pueden preguntar y extraer información sin salir de sus flujos de trabajo. En lugar de rebuscar en documentos, llamar a compañeros de equipo o programar reuniones, solo tienen que preguntar a la IA y obtienen una respuesta en cuestión de segundos, sin perder la concentración ni dejar de lado lo que están haciendo.

«No tengo que almacenar tanta información en la cabeza. No tengo que cambiar de contexto. No tengo que estar haciendo varias cosas a la vez —afirma Andrew, desarrollador—. Y puedo dedicarme a lo mío de forma mucho más productiva».

La cultura de Remote se basa en la documentación y en la comunicación asíncrona. Fomenta la autonomía de los equipos que, aunque saben que disponen de la información, pierden mucho tiempo en encontrarla en la base de conocimiento. Q&A es la solución que buscaban.

«Q&A hace que aprovechemos mucho más la documentación —dice Scott—. Desarrollamos nuestra base de conocimiento y Q&A encuentra la información que necesitamos».

La información dentro de los documentos de Remote es más accesible y fácil de utilizar con Q&A. Gracias a esto el flujo de trabajo es mucho más óptimo para los equipos, que antes perdían tiempo buscando esa información.