Cómo el equipo de marketing de Notion usa Notion

El equipo de marketing de Notion interactúa con casi todos los demás departamentos de la empresa. El equipo de marketing de producto trabaja con el de desarrollo para lanzar nuevas funciones; el de comunicaciones escribe los anuncios internos junto con el equipo de personal; y el de crecimiento colabora con ciencia de datos para llevar a cabo los ensayos necesarios.

Nuestros proyectos son diversos y se ejecutan a un ritmo muy ágil, por lo que necesitamos sistemas que nos ayuden (tanto a nosotros como a nuestros compañeros de otros equipos) a organizar el trabajo, visualizarlo y colaborar de forma efectiva.

Hemos creado nuestros espacios de trabajo internos con ese objetivo en mente. Las wikis de cada subequipo contienen toda la información, desde datos del proyecto hasta documentos estándar, y todas confluyen en una wiki de marketing compartida que nos permite encontrar fácilmente lo que necesitamos, ya sea un texto o una persona.

Te contamos cómo usa Notion nuestro equipo de marketing e incluimos plantillas que puedes utilizar para tu empresa.

En Notion, todo el mundo tiene acceso al SO de la empresa: un espacio de equipo que contiene bases de datos para supervisar los proyectos, tareas, reuniones y documentos. En estas bases de datos es donde llevamos a cabo todo nuestro trabajo multidisciplinar. Al compartirlas con toda la empresa, fomentamos una cultura de transparencia e intercambio de conocimiento.

El trabajo específico de nuestro equipo se conserva en estas bases de datos compartidas con toda la empresa. Las relaciones nos permiten conectar nuestras iniciativas con objetivos más amplios y supervisar el progreso a nivel general. Este sistema también aporta contexto a los proyectos, ya que podemos ver exactamente cómo el trabajo de otros equipos de la organización nos ayuda a lograr nuestros objetivos.

→ Da el primer paso con la plantilla de Proyectos y tareas de Notion aquí.

Además de los espacios de equipo compartidos de la empresa, cada departamento tiene su propio espacio. Abre el desplegable del espacio de equipo de marketing para ver todos los subequipos que componen el departamento. Cada equipo funcional, desde el de marketing de producto hasta el de redes sociales, tiene su propia wiki. Esto facilita la organización del trabajo y la colaboración. Todos los espacios de trabajo están personalizados para adecuarse a los flujos de trabajo particulares de cada equipo, así que no hay dos espacios iguales.

Estas wikis albergan información vital de los equipos: quiénes son, en qué están trabajando y qué función cumplen. Además, incluyen recursos y documentos clave que ayudan a los nuevos empleados a incorporarse rápidamente y contextualizar el trabajo de sus departamentos.

Cada equipo tiene sus propios flujos de trabajo y casos de uso. Veamos cómo funcionan todos ellos en Notion.

El equipo de marketing de producto de Notion centraliza el posicionamiento, la segmentación del mercado y los lanzamientos de producto. El núcleo de todo ese trabajo es la hoja de ruta de lanzamiento de productos. Este equipo trabaja estrechamente con los equipos de desarrollo, producto y diseño para identificar qué nuevos productos y funciones lanzamos, cuándo lo hacemos y por qué son importantes.

Cada lanzamiento se añade a la base de datos de hoja de ruta mediante una plantilla. Aunque no hay dos lanzamientos iguales, el uso de esta plantilla nos ayuda a mantener la coherencia en nuestra estrategia de salida al mercado. La función de autocompletado con IA nos permite mantener al día la base de datos cuando se realizan cambios. Así, todo el mundo puede ver rápidamente la estrategia y los objetivos de un lanzamiento concreto.

«Nuestra plantilla nos ayuda a repasar todos los elementos vitales del lanzamiento y les ofrece a nuestros compañeros de diferentes ámbitos una estructura coherente sobre la que trabajar. También aporta a cada responsable de marketing de producto la flexibilidad necesaria para aumentar o reducir el trabajo según las necesidades del lanzamiento», afirma John Hurley, jefe de marketing de producto.

Gracias a esta plantilla, los detalles más importantes del lanzamiento se centralizan marcando los hitos clave, etiquetando a los compañeros de otros departamentos y supervisando la entrega el día del lanzamiento. Reúne a los equipos en un único lugar, fomenta la implicación de todo el mundo y consolida un trabajo que suele desarrollarse en distintas áreas de la empresa.

→ Duplica nuestra plantilla de lanzamiento de marketing de producto aquí.

El equipo de marketing de producto confía en la IA de Notion para sus labores de mensajes de lanzamiento, activos de ventas y creación de guías de mensajería interna. Han creado indicaciones que ayudan a la IA a comprender los fundamentos de Notion para poder usarla para generar nuevas ideas de mensajes.

El contenido educativo es una labor central de cada lanzamiento. Nuestro equipo de formación del usuario crea guías, artículos, vídeos y mucho más para ayudar a nuestros usuarios a saber cómo utilizar Notion.

Tenemos mucho material de formación y debemos mantenerlo actualizado cuando se realizan cambios en el producto. Para asegurarnos de que todos estos contenidos reflejan el estado actual del producto, asignamos «etiquetas de función» (funciones del producto usadas) a cada parte de contenido. Así podemos identificar rápidamente las funciones obsoletas y actualizar lo necesario.

Casi todas las personas y equipos de Notion trabajan con las redes sociales. Por ello, es importante que su wiki identifique claramente el proceso de colaboración, el propósito de cada red social y nuestra manera de publicar online.

Uno de los retos del equipo de redes sociales es mantener una voz de marca cohesionada en todos los canales. Por ello, su wiki incluye pautas de publicación y consejos para los empleados, además de recursos creativos (como imágenes de producto, colores, logotipos, etc.) que pueden usar cuando publiquen en cada red social.

El flujo de trabajo principal del equipo pasa por el calendario de redes sociales. Es una base de datos que permite al resto del departamento de marketing supervisar en tiempo real lo que se publica (y cuándo) en cualquier canal. Esta base de datos tiene diferentes vistas: un calendario para planificar las próximas publicaciones y un tablero para ver su distribución en los distintos canales.

→ Accede a nuestra plantilla de calendario de redes sociales aquí.

«Recibo montones de solicitudes de otros equipos para que publiquemos en las redes sociales de Notion», comenta Alex Hao, nuestro responsable de redes sociales. «En lugar de intentar coordinar nuestro calendario de redes mediante Slack, correos electrónicos y visitas a la oficina, todo el mundo puede enviar sus peticiones aquí. Este sistema nos facilita mucho la gestión y planificación del calendario de redes sociales».

También han creado un sistema de solicitudes en la base de datos con el que el resto de equipos de la empresa pueden pedir la difusión de sus iniciativas en las redes sociales.

Estas solicitudes se envían mediante una plantilla de Notion en la que se incluyen los detalles clave: cuándo quieren que se realice la publicación, un breve resumen de lo que se lanza y por qué es importante. Toda la información se conecta con el calendario de campañas, el calendario editorial y el calendario de lanzamiento de productos mediante relaciones. Así conseguimos crear una línea directa entre el trabajo interno y su distribución externa.

De este modo, el flujo de trabajo de redes sociales, desde el primer concepto hasta la publicación, es mucho más fluido. Durante el proceso se recopila toda la información necesaria, y así el equipo puede centrarse en la parte creativa de la gestión de redes sociales.

Los equipos de comunicaciones y contenido son la voz de Notion, ya que cuentan nuestra historia y la comparten con el mundo. Además, es vital que esta historia, sea cual sea el medio de transmisión, se comunique de manera coherente.

El equipo de comunicaciones no solo envía notas de prensa; también se encarga de gestionar nuestras apariciones en pódcast, ponencias e intervenciones, listas de «los mejores» y mucho más. Para todo este trabajo, cuentan con una base de datos que les permite supervisar fácilmente las distintas interacciones y encontrar a la persona adecuada para cada una. Estas páginas también incluyen temas de conversación y mensajes para mantener a todo el equipo al día y en sintonía.

Becky Sosnov, responsable global de comunicaciones de Notion, afirma que «la comunicación es como hacer malabarismos. Tienes que saber con quién trabajas externamente, pero también tienes que conocer bien a tu equipo interno. Cuando tienes toda la información en un único lugar, es mucho más fácil gestionar cualquier detalle, yal tener toda la información disponible de un vistazo, podemos aprovechar las mejores oportunidades para el equipo».

Nuestro equipo de contenido realiza gran parte de su trabajo en el calendario editorial. Es una base de datos que alberga el trabajo de todo el equipo, y también sirve como repositorio en el que el personal de otros departamentos pueden encontrar los recursos que necesitan.

→ Usa nuestra plantilla de calendario editorial haciendo clic aquí.

El tablero muestra todo el contenido en progreso, y las propiedades permiten ver su autoría, fecha de publicación y canal. La vista de calendario muestra el cronograma de publicación. También incluye vistas que presentan las publicaciones filtradas por tipo de contenido, caso de uso y público. Así, los otros equipos pueden encontrar exactamente lo que necesitan.

Para mantener una buena organización, todo el trabajo se integra en el calendario editorial. Las entrevistas, notas y borradores están en un único lugar. De esta forma, el calendario editorial es mucho más que un mero directorio de documentos de Google.

El equipo de generación de demanda, que está detrás de muchas de nuestras campañas externas de marketing, atrae la atención del público e impulsa las conversiones a gran escala. Su trabajo es la definición de multidisciplinar. Suele trabajar con tres o cuatro equipos a la vez, así que es vital sistematizar su labor.

Todas las campañas, ya sean eventos, webinarios o mensajes de correo electrónico, se supervisan en Notion. El calendario de generación de demanda destaca las campañas que van a lanzarse durante el mes en curso, su región principal y quiénes participan en ellas. Y no es un simple calendario para gestionar fechas, no: es el núcleo de su trabajo.

Cada campaña tiene su propia página con información sobre la estrategia, objetivos, métricas y todas las tareas asociadas. También han creado un conjunto de plantillas para cada tipo de campaña que ayuda a mantener la coherencia de su trabajo en todas las iniciativas. Por ejemplo, cada nueva tarea de correo electrónico abre una tabla que permite incluir fácilmente las líneas de asunto, encabezado, dirección de envío y cuerpo del mensaje.

Cuando finaliza el trabajo y las campañas están activas, el equipo usa paneles personalizados con enlaces e inserciones de herramientas, como Mixpanel, para visualizar los informes de métricas y procesos en tiempo real.

Nuestro equipo de crecimiento también usa Notion para supervisar e informar de distintas métricas, como la atención y la activación.

Estas métricas son vitales para el resto del equipo de marketing, así que el equipo de crecimiento usa una plantilla automatizada para enviar informes internos semanales y mensuales. Estos informes incluyen métricas, proyectos actuales e inserciones personalizadas de numerosas herramientas de datos. Con el envío de estos informes, toda la empresa, desde la dirección hasta los compañeros de otros departamentos, pueden consultar la información con el nivel de detalle que necesiten.

En Notion tenemos la suerte de contar con una apasionada comunidad global. Los miembros de la comunidad siempre han podido implicarse de muchas maneras, pero esos recursos se han extendido por todo internet.

Por ello, nuestro equipo de comunidad ha creado una página externa de Notion Community que reúne todos los recursos, eventos y actualizaciones relevantes para la comunidad con el fin de informar a todo el mundo.La página incluye una inserción de Luma que presenta el calendario de próximos eventos de la comunidad, así como todos los enlaces organizados en distintas comunidades online.

→ Duplica nuestra plantilla de comunidad externa aquí.

Francisco Mendoza, responsable de comunidad global de Notion, afirma que «la comunidad es uno de los pilares más valiosos de Notion. Para nosotros es muy importante ofrecer a los grupos todo lo que necesitan. Cuando la comunidad prospera, nosotros también».

El equipo de comunidad envía encuestas a los miembros para saber qué funciona, qué podría mejorarse y qué nuevas funciones les gustaría tener. Cuando los datos de las encuestas se añaden a Notion, el equipo usa la IA para extraer la información clave de sus respuestas. La IA de Notion puede identificar rápidamente los temas comunes en esas respuestas, lo cual sirve de gran ayuda al equipo a la hora de planificar y priorizar su trabajo.

Nuestro equipo de estudio creativo se encarga de todos los aspectos visuales de Notion. Diseño, marca, desarrollo web: lo hacen todo, desde los vídeos y casos de estudio hasta las ilustraciones personalizadas que puedes ver en el sitio. Suelen usar muchas herramientas especializadas, así que compartir las actualizaciones con otras partes interesadas puede ser especialmente engorroso.

Los distintos equipos trabajan en varios proyectos, y cada proyecto tiene su propia página. El estudio creativo inserta los archivos de Figma o los tableros de Miro en las páginas de proyecto. Así, los compañeros de otros departamentos pueden comprobar fácilmente el progreso y las actualizaciones de diseño sin tener que navegar por distintas herramientas.

Este sistema ayuda a mantener el ritmo de los proyectos y centraliza el trabajo en un solo lugar. Todas las actualizaciones y diseños finales se incluyen en Notion al momento.

Detrás de todos esos documentos, bases de datos y notas de reunión, la clave de nuestro espacio de equipo de marketing es conectar a las personas con la información. Funciona de forma bidireccional: nuestros equipos distribuyen el conocimiento con el resto de la empresa, y los equipos de otros departamentos pueden acceder a nuestro espacio de equipo para consultar fácilmente la información que necesitan.

Hemos personalizado nuestros espacios para adaptarlos a nuestras necesidades, y tú puedes hacer lo mismo. Esperamos que nuestra forma de organizarnos te sirva de inspiración.